Отговорности на административно-стопанския отдел. AXO: препис

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА НА РЪКОВОДИТЕЛЯ АХО

1. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящата длъжностна характеристика определя функционалните задължения, права и отговорности на началника на икономическия отдел.
1.2. Ръководителят на икономическия отдел се назначава и освобождава от длъжност по реда, установен от действащото трудово законодателство със заповед на директора на предприятието.
1.3. Ръководителят на икономическия отдел е пряко подчинен на __________________________.
1.4. На длъжността ръководител на отдел "Икономически" се назначава лице с висше професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години или средно професионално образование и трудов стаж по специалността.
1.5. Ръководителят на икономическия отдел трябва да знае:
- решения, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши органи, свързани с административни и икономически услуги; структура на предприятието (институция, организация) и перспективи за неговото развитие; процедура за поддържане на графики за работно време; средства за комуникация, компютърни и организационни технологии; ред и срокове за отчитане; средства за механизация на ръчния труд; процедурата за закупуване на оборудване, мебели, инвентар, офис консумативи и обработка на плащания за услуги; основи на икономиката, организацията на труда, производството и управлението; трудово законодателство; Правилник за вътрешния трудов ред; правила и норми за защита на труда.
1.6. По време на временно отсъствие на ръководителя на отдел „Икономически“ задълженията му се възлагат на ___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛНИ ОТГОВОРНОСТИ
Забележка. Функционалните отговорности на началника на отдел "Икономически" се определят въз основа и в обхвата на квалификационните характеристики за длъжността "началник отдел" Икономически и могат да бъдат допълвани и уточнявани при изготвяне на длъжностната характеристика въз основа на конкретни обстоятелства.
Началник икономически отдел:
2.1. Осигурява икономична поддръжка и правилно състояние в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита на сгради и помещения, в които се намират подразделения на предприятието (институция, организация), както и наблюдение на изправността на оборудването (асансьори, осветление, системи за отопление, вентилация и др.).
2.2. Участва в разработването на планове за текущи и основни ремонти на дълготрайни активи (сгради, водоснабдителни системи, въздухопроводи и други съоръжения), както и в изготвянето на разчети на стопански разходи.
2.3. Организира ремонт на помещения, следи за качеството на ремонтните работи.
2.4. Осигурява отдели на предприятието (институция, организация) с мебели, домакинско оборудване, средства за механизация на инженерната и управленската работа, следи за тяхната безопасност и навременен ремонт.
2.5. Организира подготовката на необходимите документи за сключване на договори за предоставяне на услуги, получаване и съхранение на необходимите домакински материали, оборудване и инвентар, предоставя ги на структурните звена, както и води отчетност за тяхното разходване и съставя установена отчетност.
2.6. Контролира рационалното използване на материалите и средствата, отпуснати за стопански цели.
2.7. Организира приемането, регистрацията и необходимото обслужване на делегациите и лицата, пристигащи в командировка. Наблюдава озеленяването, озеленяването и почистването на територията, празничната украса на фасадите и входовете на сградите.
2.8. Организира бизнес обслужване на срещи, конференции, семинари и други събития.
2.9. Извършва работа по организиране на отчитане на времето, рационално хранене на работниците по време на обедните почивки, изготвяне на графици за отпуски и работно време.
2.10. Осигурява изпълнението на противопожарните мерки и поддържането на противопожарната техника в изправност.
2.11. Предприема мерки за въвеждане на комуникационна, изчислителна и организационна техника.
2.12. Ръководи служителите на отдела.
3. ПРАВА
Ръководителят на икономическия отдел има право:
3.1. Дава указания и задачи на подчинените си служители и служби по редица въпроси, включени в неговите функционални отговорности.
3.2. Следи за изпълнението на задачите и работата, своевременното изпълнение на отделните поръчки и задачи от подчинените служби и служители.
3.3. Изисква и получава необходимите материали и документи, свързани с дейността на началника на отдел "Икономически".
3.4. Влезте в отношения с отдели на институции и организации на трети страни за решаване на оперативни въпроси на производствените дейности, които са от компетентността на ръководителя на икономическия отдел.
3.5. Представлява интересите на предприятието в организации и институции на трети страни при решаване на въпроси от компетентността на началника на икономическия отдел.
4. ОТГОВОРНОСТ
Ръководителят на икономическия отдел отговаря за:
4.1. Резултати и ефективност от производствената дейност на отдела.
4.2. Неосигуряване на изпълнението на функционалните им задължения, както и за резултатите от работата на икономическия отдел.
4.3. Невярна информация за състоянието на работата на отдела.
4.4. Неизпълнение на заповеди, инструкции и указания на директора на предприятието.
4.5. Непредприемане на мерки за потискане на установени нарушения на правилата за безопасност, пожарна безопасност и други правила, които създават заплаха за дейността на предприятието и неговите служители.
4.6. Неспазване на трудовата и изпълнителската дисциплина от служителите на отдела.
5. УСЛОВИЯ НА ТРУД
5.1. Графикът на работа на ръководителя на икономическия отдел се определя в съответствие с Правилника за вътрешния трудов ред, установен в предприятието.
5.2. Поради производствени нужди началникът на отдел "Икономически" може да пътува в командировки (включително местни).
5.3. За решаване на оперативни въпроси за осигуряване на производствената дейност на отдела, ръководителят на икономическия отдел може да получи служебни превозни средства.
6. МАЩАБ НА ОПЕРАЦИИТЕ И ВЪЗДЕЙСТВИЕ НА РЕШЕНИЯТА
6.1. Изключителната сфера на дейност на ръководителя на отдел "Икономически" е осигуряване на икономическите нужди на предприятието, определени от функционалните отговорности на ръководителя на отдел "Икономически".
6.2. За осигуряване на дейността си ръководителят на икономическия отдел има право да подписва организационни и разпоредителни документи по въпроси, включени в неговите функционални отговорности.

Прочетох инструкциите: ___________________ /________________
(подпис) (пълно име)
"___"____________ ____ G.

Кой е началникът на бизнес отдела?

Всяко голямо предприятие трябва да има специалист, участващ в икономическата поддръжка на работата. Отговорностите му включват: ремонт на сградата, в която се намира фирмата, текуща поддръжка, следене на изправността на инфраструктурата (от електричество и водопровод до работа на асансьори или въздуховоди).

Трябва да се отбележи, че икономическа единица (понякога наричана и административен и икономически отдел) се създава само когато количеството работа, необходимо за поддържане на функционирането на предприятието, е много голямо. В малките компании такива дейности могат да се извършват от офис мениджър или директно от ръководителя на предприятието. Въпреки това, в големите компании позицията на ръководител на отдела за домакинство е изключително важна. Всъщност на неговите плещи е да осигури нормалното функциониране на цялата организация.

Също така си струва да се отбележи, че тази позиция в никакъв случай не е нова. Грижовниците (както обикновено се наричаха тези специалисти преди) работят в големи организации в продължение на много десетилетия.

Структура на инструкциите за длъжността началник на икономическия отдел

Длъжностната характеристика е незадължителен документ. За разлика от трудовия договор, наличието на инструкции по никакъв начин не засяга отношенията между ръководството на предприятието и служителите. Ето защо структурата, която трябва да има длъжностната характеристика, не е фиксирана никъде в нормативната уредба и няма задължителни изисквания за нея.

Въпреки това, през годините на работа, на практика се е развил определен подход към подготовката на такива документи. Обикновено те се състоят от следните секции:

1. Общи положения. Този раздел описва каква е длъжността на ръководителя на икономическия отдел, какви изисквания се поставят към него, на кого се отчита и кого ръководи.
2. Отговорности. Там е описано какво е длъжен да прави ръководителят на този отдел и съответно какво има право да изисква ръководството от заемащия тази длъжност.
3. Права на специалист. Основните права, разбира се, са залегнали в трудовото законодателство. Но за да може ръководителят на отдел да изпълнява пълноценно и ефективно задълженията си, той трябва да бъде надарен с определен брой права. Тези от тях, които са характерни не за длъжност като цяло, а за конкретно предприятие, има смисъл да бъдат записани конкретно в длъжностната характеристика.
4. Отговорност на ръководителя на отдела. Повечето от тези разпоредби са залегнали в общи разпоредби, така че е най-разумно в този раздел от длъжностната характеристика да се ограничим до препратки към конкретни видове отговорност: дисциплинарна, гражданска, административна и наказателна. Трудовото законодателство ограничава възможностите на ръководството на предприятието, следователно неговите началници нямат право да възлагат отговорност на ръководителя на отдел, който не е предвиден от закона.

Сега нека видим какво точно трябва да съдържа най-важните раздели от длъжностната характеристика на ръководителя на бизнес отдела.

Отговорности на ръководителя на икономическия отдел

Когато в длъжностната характеристика се посочват специфичните отговорности, възложени на ръководителя на икономическия отдел, има смисъл да се използва съдържанието на Единния квалификационен указател на длъжностите (USC). Въпреки че този акт не е задължителен, а препоръчителен, той е изключително полезен. Той определя изискванията, които най-често се предявяват към конкретна позиция. Съответно, ако служителите на дадено предприятие нямат опит в изготвянето на длъжностни характеристики, EKS поне ще даде представа какво трябва да се съдържа в такива документи.

Съгласно EKS на ръководителя на икономическия отдел се възлагат следните отговорности:

• осигуряване на поддръжка и поддръжка в необходимото състояние на сгради и помещения, в които се намира предприятие или институция (състоянието, в което трябва да се намира сграда или отделни помещения, се определя от санитарните стандарти и правилата за противопожарна защита);
• наблюдение на изправността на вътрешното оборудване на сградата или помещенията; оборудване включва водоснабдяване, канализация, електропроводи и др.;
• участие в планирането на текущи и основни ремонти, които са необходими за поддържане на нормалната работа на организацията;
• съставяне на разчети за текущите разходи на предприятието;
• организиране на ремонт както на сградата като цяло, така и на оборудването на организацията, следене на качеството на извършените ремонти;
• осигуряване както на предприятието като цяло, така и на отделните му подразделения с инвентар, оборудване, консумативи и други материални ресурси, необходими за нормална работа;
• наблюдение на безопасността и правилното използване на материалните активи на предприятието;
• подготовка на документация за договори, необходими за икономическа подкрепа на организацията;
• поддържане на необходимите отчети за използването на оборудване, инвентар и материали;
• наблюдение, че средствата, отпуснати от ръководството за осигуряване на дейността на предприятието, се изразходват рационално;
• приемане и обслужване на командировани лица;
• управление на подобряването на територията;
• икономична поддръжка на текущи събития;
• организиране на отчитане на времето и хранене на служителите;
• при необходимост, съвместно с отдел "Човешки ресурси", изготвяне на работни графици и работни графици;
• провеждане на противопожарни мерки, поддържане на противопожарната инфраструктура и оборудване в изправност;
• въвеждане на нови технологии в областта на комуникациите, офис техниката и др.;
• управление на служителите на икономическия отдел и наблюдение на тяхното спазване на дисциплината.

Права на ръководителя на отдела за домакинство

За да изпълнява задълженията си, служителят трябва да има права. Обикновено те включват следното:

1. Свържете се с ръководителя на предприятието и ръководителите на отдели с предложения относно икономическото поддържане на предприятието.
2. Взаимодейства с ръководителите на всички структурни части на предприятието по въпроси, свързани с управлението на работата.
3. Подписва и поставя визи на документи от своята компетентност.
4. Предлага на ръководството на предприятието назначаването, движението в рамките на организацията и освобождаването на служители, подчинени на ръководителя на икономическия отдел.
5. Предлага на ръководството мерки относно наградите и наказанията на служителите на отдела.
6. Изискване от ръководството на организацията да окаже съдействие.
7. Информирайте ръководството за откритите недостатъци в поддръжката на бизнеса и изисквайте тяхното отстраняване.

Изисквания към кандидата за заемане на свободна длъжност

Всяко лице, което е назначено на тази длъжност, може да стане ръководител на икономическия отдел. EKS обаче препоръчва кандидатът да има или висше образование по специалността и поне 2 години трудов стаж, или 5 години опит - тогава се допуска и средно специално образование. Специфичните изисквания във всяко предприятие се определят независимо от ръководството.

Позицията на началник на административно-стопанския отдел (ACD) по правило съществува в предприятия с над 100 служители. В останалите случаи функциите на началник на администрацията и целия отдел се изпълняват от секретаря (до 25 души), както и от офис мениджъра или отговорника по доставките (до 100 души).

Ръководителят на отдела за поддръжка контролира работата на ремонтни екипи (ключари, водопроводчици и др.), общи работници и чистачи. В сравнително малки организации (до 600 души), охраната, транспортът (шофьори и механици) и складовите услуги (складодържател) обикновено попадат под негово командване. В големите предприятия и в образователните институции длъжността ръководител на административния отдел съответства на длъжността на заместник-директора по административен и административен отдел или административен отдел (административен отдел или работа).

Отговорности на ръководителя на административната служба.

Ръководителят на административния офис отговаря за почистването и поддръжката на помещенията и свързаните с тях зони, като се вземат предвид санитарните и противопожарни стандарти. Организира текущи и основни ремонти на сгради, сключва договори за услуги с доставчици на комунални и комуникационни услуги. Осигурява на работниците консумативи за домакинство и канцеларски материали, а съгласувано с директора и мебели и офис оборудване.

Работи като ръководител на административна службапоема отговорност за обслужване на делегации, посещаващи предприятието.

Финансовата отговорност, наложена от служебните задължения, принуждава ръководителя на административния офис да работи в тясно сътрудничество със счетоводния отдел.

Ръководителят на администрацията води отчети за дейността на отдела. Наградите, наказанията, наемането и освобождаването на служители от отдела се извършват от директора по препоръка на ръководителя на административната служба.

Такова разнообразие от отговорности изисква от началника на административния офис високи комуникационни умения (способност за общуване на всяко ниво), отговорност, дисциплина, точност, мобилност, независимост и устойчивост на стрес. Да притежава умения за работа с документи, универсални инженерни и технически познания.

За такава позиция може да кандидатства лице с висше професионално или средно специално образование и трудов стаж в тази област съответно най-малко 2 и 5 години. Най-често, поради специфичните изисквания, това са мъже на възраст 30-45 години (жените заемат длъжности офис мениджър и гледач в малки институции). В зависимост от региона и предприятието, заплатата на ръководителя на отдела за администриране и поддръжка в Русия варира от 1000 до 2000 в доларов еквивалент.

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА НА РЪКОВОДИТЕЛЯ АХО

I. Общи положения

Ръководителят на административната служба принадлежи към категорията на ръководителите.

На длъжността ръководител на отдел "Административна поддръжка" се назначава лице с висше професионално образование и трудов стаж по специалността от най-малко 2 години или средно професионално образование и трудов стаж по специалността от най-малко 5 години.

Назначаването и освобождаването от длъжността ръководител на отдел "Административна поддръжка" се извършва със заповед на директора на предприятието.

Ръководителят на административната служба трябва да знае:
- Резолюции, инструкции, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши органи, свързани с административното и икономическото обслужване на предприятието.
- Структурата на предприятието и перспективите за неговото развитие.
- Процедурата за поддържане на записи на времето в организацията.
- Средства за комуникация, компютърни и организационни технологии.
- Ред и срокове за отчитане.
- Средства за механизация на ръчния труд.
- Процедурата за закупуване на оборудване, мебели, инвентар, офис консумативи и обработка на плащанията за услуги.
- Основи на икономиката, организацията на труда, производството и управлението.
- Трудово законодателство.
- Правилник за вътрешния трудов ред.
- Правила и норми за защита на труда, безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.

Началникът на административния офис е пряко подчинен на _________________ (директор на предприятието; заместник-директор).

При отсъствие на ръководителя на административната служба (болест, ваканция, командировка и др.), неговите задължения се изпълняват от заместник (в негово отсъствие лице, назначено по предписания начин), който отговаря за правилното им изпълнение. .

_________________________________________________________________.

II.

Служебни задължения

Осигурява икономична поддръжка и правилно състояние в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита на сгради и помещения, в които се намират поделенията на предприятието, както и наблюдение на изправността на оборудването (асансьори, осветление, отоплителни системи, вентилация и т.н.).

Участва в разработването на планове за текущ и основен ремонт на дълготрайните активи на организацията (сгради, водоснабдителни системи, въздуховоди и други конструкции), както и в изготвянето на разчети на бизнес разходите.

Организира ремонт на помещения, следи за качеството на ремонтните работи.

Осигурява отделите на предприятието с мебели, домакинско оборудване, средства за механизация на инженерната и управленската работа, следи за тяхната безопасност и навременни ремонти.

Организира подготовката на необходимите документи за сключване на договори за предоставяне на услуги, приемане и съхраняване на офис консумативи, необходими домакински материали, оборудване и инвентар, предоставянето им на структурните подразделения на предприятието, както и водене на отчет за тяхното разходване и теглене установено отчитане.

Контролира рационалното използване на материалите и средствата, отпуснати за стопански цели.

Организира приемането, регистрацията и необходимото обслужване на делегациите и лицата, пристигащи в командировка.

Наблюдава работи по озеленяване, озеленяване и почистване на територията, празнична украса на фасади на сгради, входове и др.

Извършва работа по организиране на записи на времето, изготвяне на графици за отпуски и ежедневие, осигуряване на рационална организация на храненето на служителите по време на обедните почивки.

Осигурява изпълнението на противопожарните мерки и поддържането на противопожарната техника в изправност.

Предприема мерки за въвеждане на средства за механизация на труда.

Ръководи служителите на отдела.

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.

III.

права

Ръководителят на административната служба има право:

Внася предложения за подобряване на икономическите услуги на предприятието и неговите подразделения за разглеждане от директора на предприятието и ръководителите на структурни подразделения.

Взаимодействайте с ръководителите на всички отдели на предприятието по въпросите на икономическите услуги.

Подписвайте и заверявайте документи от Вашата компетентност.

Внася предложения за назначаване, преместване и освобождаване на служители, подчинени на него, за разглеждане от директора на предприятието;

предложения за насърчаване или налагане на наказания.

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.

Изискване от директора на предприятието и ръководителите на отдели да оказват съдействие при изпълнение на служебните им задължения.

Информирайте ръководителите на отдели на предприятието за недостатъците в работата на ръководените от тях отдели (преразход на материали и средства, щети на оборудване и инвентар) и изисквайте тяхното отстраняване.

IV.

Отговорност

Ръководителят на административната служба отговаря за:

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.