Как да напиша писмо относно премахването на части. Придружително писмо за документи
Молбасе отнася до специални документи. С негова помощ човек може да се свърже с друго лице (адресат) с искане за предоставяне на информация, извършване на действие, оказване на помощ (материална или финансова), извършване на плащане и др. В този материал ще разгледаме проби и примери за писане на писма с искания, които можете да изтеглите в долната част на статията.
Ако няма връзка с адресата или друга възможност за връзка с него, а писмо с искане. По своето съдържание такова писмо има общи черти с писмена молба. Съставя се на официалната бланка на предприятието и се регистрира в дневника на изходящата документация. Формулярът трябва да посочи номера и датата на регистрация на писмото с искане. Ако възникнат спорни въпроси, винаги можете да докажете, че писмото с искане е изпратено, като посочите датата и дори точния час на изпращане.
Молба. Как да пишем правилно?
(електронна кореспонденция)
Писмо с предложение за сътрудничество
Относно: Предложение за сътрудничество.
Дата: 05.20.0216
от: [имейл защитен]
до: [имейл защитен]
Председател на УС
Съюз на производителите на алкохол
Добров Д.Е.
Уважаеми Дмитрий Евгениевич!
Съюзът на производителите на алкохол (UPAP) е водещата асоциация на лидерите в местната алкохолна индустрия. Активната работа, извършена от вашата организация във връзка със създаването на цивилизован пазар на алкохолни и алкохолни продукти в Руската федерация, предизвиква уважение.
Разбира се, грижата за качеството и безопасността на произвежданите продукти е един от приоритетите на SPAP, а участниците в него са съвестни производители, които обръщат голямо внимание на тези аспекти.
AIG е една от най-големите застрахователни институции в света. Международната компания е на застрахователния пазар от 90 години и има офиси в 160 държави. Руското подразделение на компанията работи повече от 15 години.
Сътрудничеството с производителите на храни и напитки е приоритет за нашата компания. Ръководейки се от дългогодишния международен опит на AIG в Русия, беше разработена уникална застрахователна програма за предприятия от алкохолната промишленост (застраховка отговорност за продукта и изтегляне на продукта от пазара).
Вярваме, че тази програма е от потенциален интерес за участниците в SPAP, т.к Продукт като алкохол изисква специален подход към качеството на суровините, опаковката и безопасността за потребителя.
Въз основа на гореизложеното се обръщаме към вас с покана за обсъждане на потенциала за сътрудничество в тази област.
Ще бъдем благодарни за вашата професионална оценка на такова сътрудничество и ще ви помолим да установите процедура за по-нататъшно взаимодействие между нашите компании. Готови сме да разгледаме всяко ваше предложение относно формата на съвместна работа.
С уважение,
Андреев Павел
Вицепрезидент на AIG
Тел.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[имейл защитен]
Писмо-покана
Тема: Покана за семинара
Дата: 25.06.2016 г
От: Анна Симонова
До: xxx-xxx-xxx
Уважаеми партньори,
17 март 2016 гКаним ви да се присъедините към семинара за изграждане на международни застрахователни програми, който ще се проведе специално за партньорите на AIG Марк Голдънберг- Регионален съветник за международните застрахователни програми на AIG.
Марк идва в Русия специално, за да проведе поредица от обучения, тъй като има най-богатия опит в застраховането на мултинационални компании.
Имайки предвид настоящия опит в предлагането на международни програми за руски клиенти с международно присъствие, съм сигурен, че този семинар ще бъде много интересен и ще отговори на много въпроси в тази област.
Прилагам поканата и програмата на семинара.
Моля ви да препратите тази покана към колеги, които биха проявили интерес към тази тема.
Регистрацията се извършва чрез отговор на това писмо. Участието е безплатно, местата са ограничени.
Адрес на семинара: Русия, 125315, Москва, Ленинградски проспект, 72, сграда 2, етаж 3
Ще се радваме да ви видим!
С уважение,
Анна Симонова
Ръководител на обучителни програми
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[имейл защитен]
Молба за организиране на среща
Тема: Организиране на среща с Елена Фирсова
Дата: 25.06.2016 г
От: Черкесов Иля
До: Иванова Галина
Уважаема Галина Николаевна!
Ако предложението ви е валидно, следващата седмица (от 6 юни до 10 юни) мога да дойда по всяко време, удобно за Елена Петровна.
Ще съм ви много благодарен, ако ме информирате за решението на г-жа Фирсова.
С уважение,
Вадим Татаренко
Управител на компанията AIG
[имейл защитен]
Писмо с молба за контакт
Тема: Телефонен номер на Елена Фирсова
Дата: 25.06.2016 г
От: Черкесов Иля
До: Иванова Галина
Уважаема Галина Николаевна!
Още веднъж благодаря за срещата и конструктивния разговор.
Ще Ви бъда много благодарен да ми го изпратите на посочения адрес или да ме уведомите по телефона.
Благодаря предварително!
С уважение,
Вадим Татаренко
Управител на компанията AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[имейл защитен]
Писмо в отговор на агресивно писмо от клиент
Агресивно писмо от клиента:
Тема: Бяхте напълно луд!
Дата: 20.02.2016 г
От: Петров Андрей
до: [имейл защитен]
Как мога да си върна парите, които платих за проклетата ви услуга. Предпочитам да ги похарча за нещо друго, а не за вашата порнографска система. Използвайте проклетия си servis.tutu.net сами.
Андрей Петров
Отговорете на агресивно клиентско писмо
Тема: Относно възстановяване и решение на проблема! | АЛГОРИТЪМ НА ДЕЙСТВИЕ |
Здравей, Андрей! | |
Ако ви разбирам правилно, вие не сте доволни от работата на нашия сервиз и искате да получите парите си обратно. | 2. Изясняване с адресата на разбирането ни за молбата/претенцията/въпроса. Това е особено необходимо, ако писмото на адресата е хаотично и е трудно да се разбере същността на проблема. |
Ще ви уведомя как може да стане това. | 3. Предоставете на адресата много ясна и пълна информация по въпроса, който го интересува. |
Андрей, и аз като теб се чувствам неудобно от ситуацията, в резултат на която си готов да спреш да общуваш с нас. Мисля, че и ние, и вие сме губещи в този случай: ние губим клиента, а вие губите възможността да използвате нашата услуга (уверявам ви, услугата е доста удобна и ефективна!). Ако сте готови да отделите време, за да разрешите ситуацията, пишете ми какво се е случило, за да поискате възстановяване на сумата. Ние ще разберем причините и ще ви помогнем да направите използването на нашите услуги възможно най-удобно и ефективно за вас. | 4. Коментари и емоционален аспект. |
P.S. Единствената молба: да общуваме в рамките на нормативната лексика. | 5. Използвайки послепис, изразете отношението си към използването на неправилен стил на писане от адресата. |
С уважение, Елена Иващенко Мениджър обслужване на клиенти |
Клише за изразяване на молба да не се използват ругатни в кореспонденцията:
Моля, опитайте се да не използвате неподходящ език. Не допринася за конструктивно решаване на проблема.
Информираме ви, че си запазваме правото да не отговаряме на писма, съдържащи вулгарен или груб език, адресирани до компанията или нейния персонал.
Писмо за отказ
Клиентско писмо
Добър ден, Андрей!
Пиша ви с официална молба.
Фирмата ни доставя промишлено оборудване, както и резервни части за предприятия от хранително-вкусовата промишленост. От 2010 година сме Ваши редовни клиенти.
Предварително Ви благодарим за разбирането и подкрепата!
С уважение,
Маркетинг директор
ЗАО "Пищепром"
Роман Петренко
Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[имейл защитен]
Пример 1.Писмо-отказ по заявка на клиент
АЛГОРИТЪМ НА ДЕЙСТВИЕ |
|
Уважаеми Роман Петрович! | 1. Обаждането по име е знак на внимание към събеседника. Помага да се избегне безличността. |
Изразяваме нашата искрена благодарност към вас за дългогодишното сътрудничество с нашата компания. | 2. Благодарим ви за работата с компанията (или просто за писмото). |
В момента отстъпката на вашата компания е 10%. През последните 12 месеца фирмата ви е поръчала услуги за... рубли Следващият праг на отстъпката е... рубли От него ще се ползва 15% отстъпка. Когато достигнете този праг, вашата отстъпка ще се увеличи автоматично. | 3. Посочете конкретните причини, които не ви позволяват да удовлетворите искането (използвайте историята на проблема, числа, срокове, процедури). |
Ако решите да използвате услугата разсрочено плащане, моля свържете се с Ирина Михайлова (тел.: 495-777-89-21; [имейл защитен] ). | 4. Изразете своето разбиране, че предметът на искането е наистина важен. 5. Предложете алтернативно решение, ако е възможно. |
6. Изразете надеждата си за продължаване на партньорството. |
|
С уважение, Андрей Иванов |
Пример 2
Относно: Относно прекратяване на сътрудничеството
Дата: 20.03.2016 г
от: [имейл защитен]
До: Петренко Иван
Уважаеми Иван Николаевич!
Радваме се да си сътрудничим с вашата компания в продължение на 7 години. Винаги сме били доволни от доброто ниво на обслужване и качество на продуктите. Въпреки това, през изминалата година се случиха редица инциденти, като: редовно нарушаване на сроковете за доставка, незадоволително качество на стоките и некоректно отношение на служителите на вашата компания към тези ситуации. В резултат на всичко това нашето взаимодействие стигна до задънена улица.
В тази връзка ние, за съжаление, сме принудени да прекратим сътрудничеството с Вас след изтичане на договора. Благодаря за годините служба.
С уважение,
Директор
ООО "Макулатура"
Малахов Генадий Викторович
Тел.: 8-945-xxx-xx-xx
[имейл защитен]
_____________________________________________________________________________________________
Проба 3
Относно: Отказ за изплащане на обезщетение
Дата: 20.06.2015 г
От: aig.ru
До: Евгений Книш
Уважаеми Евгений!
Благодарим Ви за дългогодишното сътрудничество с нашата компания!
За наше съжаление сме принудени да откажем да ви изплатим необходимото обезщетение в размер на... рубли.
В момента компанията е установила различен ред за вземане на решения за застрахователно обезщетение, за който многократно сте информирани.
(Вижте приложеното копие на този сигнал.)
В допълнение, посочените от вас искове № 4-6 в исковата молба не са застраховка, тъй като са нарушени клаузи 12.1-12.2 от Споразумението.
Разбираме добре вашата ситуация и ако искате да избегнете подобни прецеденти в бъдеще, предлагаме да сключите допълнително споразумение с нашата компания, което ви позволява да компенсирате загуби, свързани с бизнес рискове, подобни на вашите. (Вижте допълнително споразумение в прикачения файл)
Надяваме се на вашето разбиране и по-нататъшно сътрудничество!
С уважение,
Мениджър на AIG
Тучков Владимир
Тел.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[имейл защитен]
Писмо за отговор на основателна жалба
Относно: Отговор на жалбата.
Дата: 05/12/2016
от: [имейл защитен]
До: Анна Колесникова
Скъпа Анна!
От името на целия екип на нашата фабрика бих искал да изразя искрените си съжаления и да се извиня за настоящата ситуация.
Нашата фабрика работи стабилно и ефективно на пазара за шиене и ремонт на облекло в продължение на много години.
Вашата ситуация се отнася до редки случаи, за които е виновен така нареченият човешки фактор.
Направихме проверка и виновните за неспазване на срокове и грубост бяха наказани. Съгласно заповедта на фабриката от 13 април 2016 г. № 78/2, бригадирът на смяна В. В. Волкова е порицан, кроячът А. П. Гусев е преместен като шивач в екипа за шиене на горно мъжко облекло.
Администрацията е предприела спешни мерки за изпълнение на вашата поръчка. Той ще бъде готов 15.05.2016. По всяко удобно за вас време куриерът ще я достави на посочения от вас адрес.
Повярвайте ми, ние сме също толкова недоволни от настоящата ситуация, колкото и вие!
Писмото със запитване е вид бизнес писмо. Заявката се изпраща до партньори, изпълнители, държавни агенции... Понякога можете да минете и без нея (например като устно помолите колега предприемач да предостави някаква информация), но като цяло подобни съобщения не трябва да се пренебрегват. Най-малкото в името на поддържането на установения ред.
Какво можете да поискате?
- Информация (за характеристиките на продукта и неговата наличност, за начините и сроковете за доставка, за причините за забавяне на пратката и др.).
- Документи или вещи (хартии за сключване на договор, мостри на продукти и др.).
С една дума, ако не знаете нещо или не го разбирате съвсем, ако имате нужда от документи или ценови листи, изпратете писмо с искане.
Структура на писмото
Такива съобщения се пишат по същия начин като другите бизнес писма:
- Първо се посочват данните за получателя и подателя;
- след това - датата на изготвяне и номера на изходящия документ;
- заглавие, отразяващо същността на въпроса;
- обръщане към получателя (обикновено по име и бащино име, освен ако не пишете до официалните власти);
- същността на въпроса;
- благоприятен израз на надежда за сътрудничество;
- Благодарност;
- длъжност, трите имена и подпис на подателя.
Тъй като писмото с искане е официален документ, то трябва да бъде написано на фирмена бланка. Образец на писмо с молба може да изтеглите от тук.
Как да пиша?
По-добре е да започнете заявката си с кратко обяснение на причините за вашата заявка. Простото изискване на информация без посочване на причини (и дори под формата на ултиматум, както правят някои) е лоша форма. Напишете буквално една уводна фраза, например:
- „въз основа на нашите предварителни споразумения“;
- „с цел предотвратяване на евентуални спорни въпроси“;
- „в съответствие със сключения договор“;
- „сключване на договор“.
Ако е необходимо, можете да се обърнете към законодателни актове. Например, ако законът изисква, преди да сключите споразумение, да се запознаете с всякакви документи, можете да напишете в писмото: „В съответствие с член на Федералния закон от 24 юли 2012 г. № 397-FZ...“. Можете да стигнете до точката без предварително обяснение само в случаите, когато причината за искането е очевидна (например, ако пишете писмо с искане за търговско предложение според образеца). Но ако причината за вашето искане е нестандартна, трябва да опишете ситуацията и да посочите подробно мотивите си, така че получателят да няма въпроси.
В съдържателната част трябва да формулирате (възможно по-кратко) едно конкретно изискване. Не е желателно да се искат разяснения по няколко теми в едно и също съобщение. Това обаче не е задължително - ако пишете писмо по всеки дребен въпрос (които са общо 5-10), това само ще доведе до излишен формализъм. Получателят също няма да бъде много щастлив да бъде подложен на такава „хартиена“ бомбардировка. Съдържанието започва със стандартни уводни конструкции:
- „моля, информирайте ни за...“;
- “Ще бъдем изключително благодарни, ако...”;
- „Моля, изпратете...“
Писмото със запитване винаги изисква писмо с отговор. Ако въпросът е спешен и спешен, тактично споменете, че бихте искали да получите отговор възможно най-бързо. За тази цел можете да използвате следните фрази:
- „моля, отговорете възможно най-скоро“;
- „Призоваваме ви да отговорите в рамките на пет дни“;
- „Молим ви да отговорите в рамките на две седмици“;
- „Очакваме с нетърпение вашето писмо“;
- „Моля, изпратете документите възможно най-скоро по имейл.“
В повечето случаи съобщението за заявка е много кратко. Няма нужда да разпространявате мислите си върху дървото и да изразявате мислите си по темата и извън темата.
По-долу са дадени примери за най-често срещаните заявки.
Образец на писмо с искане за предоставяне на документи
„Уважаеми Владимир Александрович!
За да сключа споразумение между Artemis LLC и Schwarzenspiegel JSC, моля да предоставите следния списък с документи:
- организационен устав;
- Сертификати OGRN и TIN;
- удостоверение за държавна регистрация на дружеството (получава се от Федералната данъчна служба по предвидения от закона начин);
- заповед за назначаване на длъжността генерален директор.
Моля, изпратете както оригинални документи (по пощата на Русия или куриерска служба), така и техните копия (по имейл до [имейл защитен])».
Образец на писмо с молба за информация
„Уважаеми Пьотър Владимирович!
Моля да ме информирате за възможността за доставка на корабни двигатели Е-100 (каталожен код SRK-1738-8476) в количество от 10 единици до 10 декември 2015 г., както и да ме информирате за условията на доставка и плащане. Благодаря ви предварително за бързия отговор!“
Примерно писмо с молба за разяснение
„Уважаеми Александър Петрович!
За да предотвратя евентуални спорни въпроси, моля да опишете възможно най-подробно процедурата за доставка на маймуни резус от територията на Северен Виетнам. Какви превозни средства се използват на всеки етап, има ли опасност за живота и здравето на хората, какъв е максималният период от време, който трябва да очаквам? Очаквам вашия отговор."
Съставете писмо, като използвате дадените образци и не забравяйте за учтивостта и бизнес етиката. Искането не трябва да съдържа заплашителни фрази, ултиматуми или обещания да се обърнете с жалба към официалните власти, ако няма отговор. Изложете искането си възможно най-правилно, дори ако получателят явно не иска да го изпълни. И ако отговорът никога не дойде (или ако ви бъде изпратен официален отказ за предоставяне на данни), ще трябва да прибегнете до по-сериозни мерки - например да напишете предупредително писмо.
Какво трябва да направите, ако спешно трябва да получите важни документи, да поискате актуална информация или да потърсите помощ от фирма или длъжностно лице? Съставете писмо с искане според всички правила на бизнес кореспонденцията и получете положителен отговор.
От статията ще научите:
Как се различава писмото с бизнес заявка от другите видове писма?
Бизнес кореспонденцията е най-важната част от документната комуникационна система. Писмата са нейните най-разпространени документи. Има много видове официална кореспонденция. Всичко това е форма на писмен диалог, който допринася за решаването на най-важните въпроси в дейността на организациите. Неговият жанров и тематичен диапазон се отличава с голямо разнообразие.
Молбата е един от най-често срещаните видове бизнес кореспонденция. Необходимостта от писане на такива жалби може да бъде причинена от различни причини и не е възможно да се изброят всички. Има обаче редица функции, които правят това писмосред общия масив от официална документация.
Официалното писмо с молба може да бъде тактична молба или дипломатическо изискване по текущ въпрос. То служи за постигане на конкретната цел на автора и е необходимо, за да накара адресата да предприеме действията, които са необходими на автора на писмото с искане.
Има особено много ситуации, когато е необходимо да се състави писмо с искане в управленските дейности. Причината може да бъде или проста ситуация, която не изисква засилена аргументация и подробни обяснения, или проблем, без обяснение на същността на който е невъзможно да се получи положителен отговор. Във втория случай авторът ще трябва не само да заяви искането си, но и да го обоснове, да обясни на получателя защо е необходимо да действа по един или друг начин.
Съществуващите офис шаблони и стандарти улесняват писането на официално писмо с искане. Всяко бизнес съобщение трябва да отговаря на правилата за бизнес кореспонденция. Кореспонденцията е преди всичко лицето на изпращащата компания. Дизайнът му изисква внимание към детайла и спазване на правилата на бизнес етикета. За да съставите писмо с искане от името на организацията, ще ви е необходима бланка, в която са посочени всички необходими подробности. Заявлението се заверява с подпис на упълномощено длъжностно лице и печат на фирмата.
Как да напиша официално писмо с искане?
Бизнес писмо с искане се изготвя съгласно всички правила на официалната кореспонденция. За да получите в крайна сметка положителен отговор, когато пишете жалба, трябва да се придържате към определен алгоритъм. Това ще ви позволи да структурирате съдържанието на писмото, да предадете основните идеи на адресата и ясно и ясно да посочите същността на проблема.
Определете към кого точно се обръщате?
По-добре е да се свържете лично с адресата. Следвайки общоприетите правила на бизнес етикета, използвайте собственото си име и бащино име. Това ще помогне да се покаже уважение. Освен това личното искане налага определена отговорност на длъжностното лице, получило писмото. Дори когато трябва да напишете писмо с молба за група хора, по-добре е да персонализирате обжалването.
Защо се обръщате точно към този адресат?
Препоръчително е предварително да обясните на получателя защо сте се свързали с него. Можете да му направите комплимент и да отбележите неговите бизнес или лични качества, минали постижения, които са важни в контекста на вашата жалба. Тази техника ще ви насърчи да разгледате по-внимателно писмото с искането и да намерите възможност да го удовлетворите. Важно е да бъдете искрени и да не преминавате границата между комплимент и ласкателство.
Как можете да обосновете молбата си?
Обмислете аргументите си предварително и ги подредете в текста писмапо схемата силен - среден - най-силен. Интересувайте получателя, разкрийте му потенциалните ползи, свързани с изпълнението на вашето желание. Изразете проблем, който е от значение за него и покажете как може да бъде решен, за да задоволи вашите интереси. Опишете значимостта на проблема и уведомете получателя, че разрешаването му може да бъде от полза и за двама ви.
Каква информация трябва да бъде предоставена на получателя?
Опишете проблема възможно най-кратко и ясно. Избягвайте неясноти и бъдете максимално конкретни относно желания резултат: посочете точна цена, дата, процент и др. Писмото с искане изисква от адресата да вземе управленско решение. За целта му трябва точна информация: колко, какво, кога и на каква цена. Тези подробности трябва да бъдат формулирани прецизно, без да оставят място за двусмислие. В противен случай инициативата може да премине към получателя, искането ще бъде официално удовлетворено, но авторът няма да получи това, което е искал.
Какви изводи могат да се направят?
След заявяване на искането е необходимо да го промените и повторите отново, като фокусирате вниманието на адресата върху потенциалните ползи. В същото време не винаги е необходимо възможната полза да е материална.
В бизнес документооборота форматът на писмото за заявка се използва много често, когато е необходимо да се получи съгласието на втората страна или конкретна услуга от нея. Готови проби и примери за различни ситуации, както и правила за съставяне на такива писма можете да намерите в тази статия.
Традицията и правилата за изготвяне на писмо с искане са се развили изключително в практическото управление на документи - т.е. Няма формуляри или инструкции, одобрени на законодателно ниво. Като цяло обаче трябва да се следва следната структура:
- Както обикновено, първо се попълва „заглавката“, която посочва пълното име на изпращащата организация със съответната информация за контакт, както и името на конкретен служител (обикновено директор на компанията) и името на получателя организация.
- Следва самият текст, който се състои от описание на ситуацията и обосновка на искането. Текстът трябва да е възможно най-кратък – обикновено са достатъчни 1-2 абзаца. Важно е да заявите искането си конкретно и недвусмислено, така че събеседникът ясно да разбере същността на вашето обжалване.
- Следва подпис, препис от подписа и дата на съставяне.
По този начин той се съставя според стандартната версия за такива документи - формулярът е даден по-долу.
Готовата проба може да се използва като пример.
МОЛЯ, ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ. Решението да се посочи или не заглавието на документа (т.е. да се напише „Писмо-заявка“ в средата) се взема от самия подател. Обикновено това е необходимо в случаите, когато е подходящо да се подчертае естеството на документа и целта, която една компания се опитва да постигне от друга.
Тъй като в този случай говорим за факта, че една компания разчита на някаква услуга или дори отстъпка от своя партньор, разбира се, писането на писмото, неговото изпълнение и дори изпращането му трябва да се вземат много сериозно. Всеки детайл може да направи впечатление, така че е по-добре да вземете предвид дори привидно незначителните нюанси:
- На първо място, по-добре е да го изпратите с физическа поща - обикновена руска поща или, още по-добре, частна организация, която доставя кореспонденция от врата до врата и много по-бързо. Съобщение в електронен вид или още повече, изпратено по факс, често се възприема по-безлично, като спам.
- В допълнение, физическият метод на изпълнение на документа (т.е. като обикновена поща) ви позволява да направите благоприятно впечатление за сметка на по-скъпата хартия, плик, марка и други средства за регистрация.
- За да напишете текста, винаги се избира фирмена бланка - това ви позволява да направите заявката по-официална.
- По-добре е да избягвате очевидни клерикализми в текста - т.е. устойчиви думи и изрази, които обикновено се използват в бизнес средата. Те буквално „изсушават“ повествованието и правят като цяло негативно впечатление. Те могат лесно да бъдат заменени с по-оригинални опции - например „Моля, помислете“ с „Надявам се на вашето разбиране и помощ при разрешаването на този проблем“.
- И накрая, струва си като цяло да се придържаме към традициите на бизнес кореспонденцията, т.е. Текстът е написан предимно в официално делови стил. Не трябва да има лирични отклонения, прекалено сложни синтактични структури или двусмислени (по смисъл) фрази. Трябва да се внимава събеседникът да възприеме съобщението много лесно - както разбираемо, така и психологически.
СЪВЕТ. Ако е възможно да напишете текста на ръка, по-добре е да използвате този метод. Ръчно написано писмо го отличава от всички останали. Въпреки това е по-добре да поверите писането на специалист, който владее калиграфските техники.
Разновидности
В зависимост от конкретната ситуация има различни опции за букви. Повечето искания са свързани с финансови въпроси - например предоставяне на отстъпка, намаляване на плащането за услуга или отлагането му. Малка част от писмата с искания са посветени на помощ при разрешаването на някои други проблеми. Най-често срещаните случаи и готови примери за писма са разгледани по-долу.
Относно разпределението на средствата
Искането за отпускане на пари дори за благотворителни цели е доста сериозно искане. Ето защо при изготвянето е важно да се опише ситуацията възможно най-конкретно и освен това ясно да се посочи за какво точно са необходими парите и поради каква причина не могат да бъдат взети от друг източник.
Когато компилирате, можете да използвате този пример като основа.
От НПО "Дъга"
Депутат в Законодателното събрание
Санкт Петербург Милошников И.Н.
Уважаеми Иля Николаевич! Директорът на организацията с нестопанска цел Rainbow ви приветства с добре дошли.“ Нашата организация е основана през 2012 г. и през всичките тези години непрекъснато оказва финансова помощ на деца, страдащи от остри форми на левкемия. Основно направление в нашата дейност е закупуване на подходящи лекарства и сложни операции.
През всички тези години основният източник на финансиране на нашата дейност беше предприятието LLC “...”. През април тази 2017 г. обаче обемът на финансиране рязко намаля и в момента не можем да провеждаме благотворителни акции в същия обем.
По наши данни годишният бюджет на фонда, като се вземат предвид частните дарения, трябва да бъде 10 милиона рубли. По този начин, поради прекратяване на финансирането, е необходимо да се покрие разликата в размер на 8 милиона рубли. годишно. Надяваме се на вашето съдействие, тъй като в момента не е възможно да се намерят спонсори.
С уважение, Светозаров В.К.
Относно доставката на стоки
Тук е важно да демонстрирате своя интерес и желание за сътрудничество. Ето защо трябва да намерите правилните думи, така че вашият събеседник да бъде пропит с доверие и да вземе подходящо решение. Можете да вземете този пример като основа.
Генерален директор на LLC "..."
Некрасов Н.К.
От директора на LLC "..."
Елизарова В.М.
Поздрави, Николай Константинович! На регионалното селскостопанско изложение, което се проведе през май тази година, нашата фирма се заинтересува от предлаганите от Вас образци на машини и съоръжения.
Бихме искали да започнем сътрудничество с вас чрез доставка на пробна партида стоки (пълният списък е приложен като отделен документ към това писмо). Ние гарантираме навременни плащания за стоки и услуги. Изразяваме надежда за дългосрочно и взаимноизгодно сътрудничество.
Нашите данни за контакт:
С уважение, Елизаров В.М.
Относно предоставянето на отстъпки
В момента това е доста често срещан тип, тъй като икономическите условия са се влошили по много начини. Опитът показва, че убеждаването на контрагента да предостави отстъпка работи особено добре в следните случаи:
- ако компаниите си сътрудничат дълго време, например повече от година;
- ако се закупи голямо количество стоки наведнъж.
генерален директор
LLC "Avantage" Filippov G.V.
От директора на Veres LLC
Александрова К.Н.
Здравейте, Генадий Викторович. Имаме удоволствието да отбележим факта, че нашите компании си сътрудничат повече от 2 години. Изразяваме своята благодарност за постоянно високото качество на услугите, както и за съдействието при разрешаването на редица текущи проблеми.
Смятаме, че за вас не е тайна, че през изминалата година икономическата ситуация в нашата пазарна ниша се влоши значително. За съжаление в момента изпитваме известна липса на приходи, което е свързано с намаляване на тримесечните печалби.
Във връзка с тези обстоятелства се надяваме на вашето разбиране и съгласие да предоставим 10% отстъпка от услугите, които ще бъдат предоставяни през следващата календарна 2018 година. Разбира се, такава мярка е временна и ние се ангажираме с пълно сътрудничество при взаимноизгодни условия, ако икономическата ситуация се стабилизира.
С уважение, Александров K.N.
За намаляване на наема
В този случай обосновката на вашето искане в писмото ще бъде приблизително същата като обсъдената в предишния пример.
генерален директор
LLC "Avantage" Filippov G.V.
От директора на Veres LLC
Александрова К.Н.
Здравейте, Генадий Викторович. През фискалната година, която приключи през 2016 г., нашата компания претърпя загуби, които надхвърлиха очакванията с 10%. Принудени сме да признаем, че нашата компания е засегната от финансовата криза. Това се отразява в намаляване на клиентския поток с 15-20% от собствениците.
В тази връзка се надяваме на вашето съгласие за предоставяне на 10% отстъпка от наема. Моля, имайте предвид, че ние сме доста големи наематели и в същото време през целия период на нашето петгодишно сътрудничество не допуснахме нито едно забавяне на плащането, а също така изпълнихме всички други условия на договора. Изхождаме от факта, че тази мярка е временна, така че сме готови да продължим да плащаме таксата в пълен размер веднага щом пазарната ситуация се стабилизира.
С уважение, Александров K.N.
Относно разсрочено плащане
В този случай е важно да признаете, че наистина не сте извършили плащането навреме и да обясните подробно причината. Разбира се, трябва точно да посочите условията за погасяване на цялата сума.
До директора на ООО "Грузодар"
Вакулов Н.Ю.
От директора на Parabolia LLC
Аксакова Т.Г.
Здравейте, скъпи Николай Юриевич. През септември 2017 г. не платихме следващото плащане за вашите услуги в размер на 100 000 рубли. Официално ви уведомихме месец предварително за невъзможността да извършите плащане. Към момента уточняваме, че компанията е намерила средства за плащане. Молим ви да предоставите разсрочено плащане за два месеца: октомври и ноември (50 000 рубли всеки).
Ние не бягаме от финансовите си задължения и дългове и обръщаме внимание на факта, че през всичките 3 години на нашето сътрудничество никога не сме нарушавали договора. Надяваме се на вашето разбиране и очакваме по-нататъшно взаимноизгодно сътрудничество.
С уважение, Аксаков T.G.
Моля, платете за друга компания
Такива искания могат да възникнат в случаите, когато едно дружество се ангажира да изпълни финансовите задължения на друго дружество при определени условия. Можете да използвате този шаблон като пример.
ИП Благодарова А.К.
от ИП Инина А.А.
Здравейте, скъпи Анатолий Константинович. Както знаете, имате дълг към мен в размер на 100 000 рубли. През изминалата финансова година също имам дълг към 3 компании в размер на 50 000 рубли. Предлагам ви да изплатите дълга ми изцяло. От своя страна гарантирам предоставянето на разсрочени вноски за целия остатък от дълга ви за период от 6 месеца.
