Какви дневници на документи за персонала са необходими?

Пълно описание

Журнал за удостоверения и копия на документи

Използва се за регистриране на документи, издадени от службата за персонал по искане на служителя.
При писмено заявление от страна на служителя работодателят е длъжен не по-късно от три работни дни от датата на подаване на това заявление да предостави на служителя копия от документи, свързани с работата (копия от заповед за приемане на работа, заповеди за преместване на друга работа, заповед за освобождаване от работа; справки за трудови възнаграждения, начислени и действително внесени осигурителни вноски за задължително пенсионно осигуряване, стаж при даден работодател и др.). Копията на документите, свързани с работата, трябва да бъдат надлежно заверени и предоставени на служителя безплатно.
(Кодекс на труда на Руската федерация, част III, член 62)

Удостоверението за заетост има за цел да потвърди следните факти: действително място на работа, длъжност или професия, трудов стаж, заплата и др. Сертификатите се издават на бланката на организацията, съдържаща данни за организацията, адрес и телефонен номер. Обемът на информацията, съдържаща се в удостоверението за работа, зависи от адреса на подаването му. Следователно инспекторът по персонала трябва да предупреди служителя, че в заявлението за издаване на сертификат трябва да се посочи съставът на информацията, както и да се посочи адресът за нейното подаване. Например: чуждестранно посолство, ОВИР, съд, полицейско управление и др.

Копие от трудовата книжка или извлечение от нея се издава на служителя по негово писмено заявление не по-късно от 3 дни от датата на подаване на заявлението (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Копие на документ е документ, който напълно възпроизвежда информацията на оригиналния документ и всички негови външни характеристики или част от тях и няма юридическа сила.

ГОСТ Р 51141-98 „Деловодство и архивиране. Термини и определения"

За да придаде законна сила на копие, то трябва да бъде заверено. Заверено копие на документ е копие, върху което по установения ред са поставени необходимите данни, които му придават правна сила.

Детайлът „Марка за сертифициране на копие“ е описан в GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи“ (клауза 3.26). Този знак включва:

Удостоверение „Верно“;
длъжност на лицето, заверило копието;
личен подпис;
дешифриране на подписа (инициали, фамилия); дата на сертифициране.

Поради факта, че копие от трудовата книжка или извлечение от нея се предава на служителя, знакът за заверка на копието се допълва от печат на организацията или службата за персонал. Ако копие от трудовата книжка или извлечение от нея се намира на няколко страници, тогава в края на всяка страница може да се постави бележка за заверка на копието, ако е необходимо.

Работодателят или специално упълномощено от него лице, което със заповед (инструкция на работодателя) е назначено отговорно за поддържането, съхраняването, вписването и издаването на трудови книжки, има право да издаде на служителя заверено копие от трудовата книжка или извлечение от него.
Регистрацията е запис на счетоводни данни за документ в предписана форма, записващ факта на неговото създаване, изпращане или получаване.
(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрацията е потвърждаване на създаването или получаването на документ в определен час (ден) чрез въвеждането му в регистрационната форма, присвояване на номер и записване на основни данни за документа. Както следва от определението, регистрацията първо дава правна сила на документа, т.к записва факта на неговото създаване или получаване. Докато документът не е регистриран, не е получил своя номер, не е формализиран и изглежда все още не съществува.

Моля, имайте предвид, че в съответствие с параграф "g" на чл. 358 Одобрен списък на стандартните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение. Rosarhiv 06.10.00, за списанията на справки и копия на документи се установява срок на съхранение от 3 години (от датата на закриване на списанието).

Полета за попълване

1. Не
2. Дата
3. Трите имена на служителя
4. Удостоверение, копие, извлечение
5. Съдържание на името на удостоверителния документ
6. Име на организацията
7. Издадено удостоверение/копие
8. Подпис на служител

ВАЖНО: Журналът за вписване на удостоверения и копия на документи НЕ е прошит, а само подготвен за завързване: дневникът има проходни отвори и заверителен надпис на последната страница на дневника. Всички страници на списанието са номерирани.

Дневникът на сертификатите, издадени на служители, улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите извадки за статистика. Прочетете как да го попълните и поддържате правилно, изтеглете образец

Прочетете нашата статия:

Как да попълните и поддържате регистър за регистрация на сертификат

Дневникът на сертификатите, издадени на служители, улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите извадки за статистика. Освен това мениджърът, въз основа на регистъра, може да следи изпълнението на съответните задачи, за да определи обема на извършената работа, да оцени ефективността на отдела за човешки ресурси и др.

Няма утвърден формуляр за регистриране на сертификати през 2019 г., всяко предприятие има право да го съхранява под всякаква форма. Можете да закупите готов формуляр и да го попълните или можете да създадете свой собствен според нашия образец, като отпечатате формуляра.

Някои предприятия водят отчет за издадените удостоверения в електронен вид, като използват MS Excel или специални програми за организиране на документооборота.

В каквато и форма да съществува списанието в организацията, неговата структура ще бъде, ако не същата, то много сходна. При голям брой документи, които се обработват, е допустимо да се организира тяхното диференцирано счетоводно отчитане - например по видове, по отдели и др.

Ако служителят съставя дневника сам, той може да използва обикновен бележник А4, да го озаглави по подходящ начин с името на предприятието, както и да отбележи началната дата на счетоводството на корицата и да остави място за следващата крайна дата.

В дневника за регистриране на сертификати през 2019 г. е препоръчително да номерирате страниците, да ги зашиете, като направите сертификационен надпис „броят на листовете в дневника е зашит и зашит с телбод“, заверен от подписа на мениджъра и подпечатан.

Първият лист ще съдържа раздела „Служители, отговорни за поддържането на дневника“ в зависимост от размера на предприятието, към него могат да бъдат разпределени 2-3 листа.

Списанието съществува в един екземпляр, така че се поддържа от един човек. Обикновено това е служител по персонала или секретар. Не би трябвало да има трудности при попълването на този раздел. Проектиран е под формата на удобна таблица с колони:

• сериен номер;
• започване на работа със списанието;
• довършителни работи;
• Трите имена на отговорното лице;
• неговата позиция;
• подробности за заповедта на ръководителя, въз основа на която на този служител е възложена отговорност за регистрацията;
• подпис.

Основният раздел на формуляра също е представен в табличен вид и съдържа следната информация:

• номер на ред. За всеки издаден документ има отделен ред, без интервали между тях, за да се избегне регистриране „със задна дата”;
• датата на издаване на удостоверението, която съвпада с датата, посочена върху самия документ;
• Пълно име на служителя, поискал документа, неговата длъжност;
• съдържанието на документа (за размера на заплатата, за вноските в пенсионния фонд, за периода на работа и др.);
• Пълно име и длъжност на издаващия служител;
• цел на издаване, място на предоставяне;
• подпис на заявителя при получаване. Ако документът не е предаден лично, е необходимо да се запише как е предаден на служителя (препоръчано писмо, куриер);
• Препоръчително е да създадете допълнителна колона за бележки в нестандартни случаи (например да въведете изходящи подробности в нея, ако има такива)

Последователността на колоните и заглавията на колоните трябва да бъдат идентични за всеки спред. Когато списанието приключи, то се изпраща в архива и се стартира ново. В този случай е необходимо томовете да се номерират в хронологичен ред.

Поправки на грешки

Допустими са корекции в регистрационния регистър на сертификата. Грешен запис се зачертава с чист ред, а правилната информация се записва или над задраскания, или, ако мястото позволява, на ред отдолу (без да се присвоява нов сериен номер на този ред).

Ако първоначално го напишете сами, би било разумно да не пестите място на хартията и да направите редовете по-големи по височина, след това, ако е необходимо, направете корекции, няма да се налага да правите по-малки и петното няма да изглежда нечетливо и помия.

Моля, обърнете внимание

Изгубихте или повредихте личния си документ? за това какво да правим в такива ситуации, какво може да бъде възстановено и как и какво не може да бъде възстановено

След като завършите корекцията в съответствие с всички правила, е необходимо да поставите до нея надписа „Вярвайте на коригирания“, както и подписите на лицата: отговорните за поддържането на дневника и този, който е издал сертификата (ако това е едно и също лице, разбира се, ще има само един подпис).

Колко дълго да пазите списанието

В съответствие с буква "ж" на чл. 358 „Списък на стандартните управленски документи, генерирани в дейностите на организациите“, посочващ периодите на съхранение, одобрен от Федералния архив на 10/06/00, за списания за справки и копия на документи, период на съхранение от 3 години (от затварянето дата) е установена.

1. Трудови и санитарни (ако има) записи.
2. Информация за размера на заплатите.
3. Информация за осигурителния стаж и персонализирана информация за осигуреното лице.
4. Копия от актове, инструкции и заповеди относно трудовата дейност на напускащото лице.

Всички документи, издадени при уволнение, трябва да бъдат попълнени и заверени с печата на организацията.

Трудова книжка

Това е основният документ за трудовата дейност и трудовия стаж на лицето. В случай на забавяне на издаването, работодателят може да бъде глобен до 50 000 рубли.

Издаването на документи при уволнение, особено форми на работа и лични медицински книжки, трябва да се записва в специални дневници.

Лично медицинско досие

Всички работници, които участват в производството, съхранението, транспортирането и продажбата на хранителни продукти, питейна вода, отглеждане и възпитание на деца, комунални услуги и битови услуги, са длъжни да имат медицински книжки. При прекратяване на трудовия договор работодателят е длъжен да върне медицинската книжка, дори и да е издадена за негова сметка. Подробни обяснения относно личната медицинска карта можете да прочетете в писмото на Роспотребнадзор от 10 ноември 2015 г. № 01/13734-15-32.

2-NDFL

Съдържа информация за размера на приходите от началото на календарната година до датата на прекратяване на договора включително. Обезщетението за неизползвана ваканция се отразява в удостоверението, но сумата на обезщетението (ако има такова), което не се облага с данък върху доходите на физическите лица, не е включено в удостоверението (за повече подробности вижте писмото на Министерството на финансите от април 18, 2012 г. № 03-04-06/8-118).

Сертификат за заплата

Издава се във формата, одобрена със заповед на Министерството на труда от 30 април 2013 г. № 182n. Включва информация за личните данни на служителя и размера на доходите му за текущата и две предходни години.

СЗВ-М

Този формуляр включва информация за месеца, в който лицето напуска, в четвъртия раздел се посочва само информацията за лицето, което се уволнява.

Форма за отчет

Удостоверение за осигурителен стаж

Тук трябва да посочите информация за начислени, удържани и преведени допълнителни осигурителни вноски за внасяната част от трудовата пенсия. Това задължение е установено с Федерален закон № 56-FZ от 30 април 2008 г.

Персонализирани данни за застрахования

Третата секция е завършена. Периодът е от началото на тримесечието до датата на уволнението.

Други документи

Какви документи са необходими при уволнение на служител във всеки конкретен случай се решава от самия служител (с изключение на тези, които трябва да бъдат издадени - всички са изброени по-горе). Например, бивш служител може да иска да има всички копия на разпоредби, свързани с официалните му дейности:

• относно допускането;
• движещи се;
• преводи;
• уволнение и др.

Ако служителят е поискал всички тези инструкции и заповеди в писмена форма преди датата на неговото напускане, тези копия трябва да бъдат издадени в последния ден от службата. Ако лицето ги поиска след напускане, HR разполага с три дни, за да подготви необходимите копия.

Прехвърляне на дела

Когато служител напусне компанията, организацията, разбира се, е длъжна да направи споразумение с него и да издаде оригинали и копия на документите, посочени по-горе, но в някои случаи служителят също е длъжен да извърши определени действия, напр. :

• дизайн ;
• прехвърли делата, които са били в работата му.

Тези случаи не са уредени със закон, но в някои случаи, например, когато се извършва, те са необходими.

Дневникът на сертификатите, издадени на служители, улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите извадки за статистика. Прочетете как да го попълните и поддържате правилно, изтеглете образец

Прочетете нашата статия:

Как да попълните и поддържате регистър за регистрация на сертификат

Дневникът на сертификатите, издадени на служители, улеснява намирането на необходимата информация и ви позволява да правите извадки за статистика. Освен това мениджърът, въз основа на регистъра, може да следи изпълнението на съответните задачи, за да определи обема на извършената работа, да оцени ефективността на отдела за човешки ресурси и др.

Няма утвърден формуляр за регистриране на сертификати през 2019 г., всяко предприятие има право да го съхранява под всякаква форма. Можете да закупите готов формуляр и да го попълните или можете да създадете свой собствен според нашия образец, като отпечатате формуляра.

Някои предприятия водят отчет за издадените удостоверения в електронен вид, като използват MS Excel или специални програми за организиране на документооборота.

В каквато и форма да съществува списанието в организацията, неговата структура ще бъде, ако не същата, то много сходна. При голям брой документи, които се обработват, е допустимо да се организира тяхното диференцирано счетоводно отчитане - например по видове, по отдели и др.

Ако служителят съставя дневника сам, той може да използва обикновен бележник А4, да го озаглави по подходящ начин с името на предприятието, както и да отбележи началната дата на счетоводството на корицата и да остави място за следващата крайна дата.

В дневника за регистриране на сертификати през 2019 г. е препоръчително да номерирате страниците, да ги зашиете, като направите сертификационен надпис „броят на листовете в дневника е зашит и зашит с телбод“, заверен от подписа на мениджъра и подпечатан.

Първият лист ще съдържа раздела „Служители, отговорни за поддържането на дневника“ в зависимост от размера на предприятието, към него могат да бъдат разпределени 2-3 листа.

Списанието съществува в един екземпляр, така че се поддържа от един човек. Обикновено това е служител по персонала или секретар. Не би трябвало да има трудности при попълването на този раздел. Проектиран е под формата на удобна таблица с колони:

• сериен номер;
• започване на работа със списанието;
• довършителни работи;
• Трите имена на отговорното лице;
• неговата позиция;
• подробности за заповедта на ръководителя, въз основа на която на този служител е възложена отговорност за регистрацията;
• подпис.

Основният раздел на формуляра също е представен в табличен вид и съдържа следната информация:

• номер на ред. За всеки издаден документ има отделен ред, без интервали между тях, за да се избегне регистриране „със задна дата”;
• датата на издаване на удостоверението, която съвпада с датата, посочена върху самия документ;
• Пълно име на служителя, поискал документа, неговата длъжност;
• съдържанието на документа (за размера на заплатата, за вноските в пенсионния фонд, за периода на работа и др.);
• Пълно име и длъжност на издаващия служител;
• цел на издаване, място на предоставяне;
• подпис на заявителя при получаване. Ако документът не е предаден лично, е необходимо да се запише как е предаден на служителя (препоръчано писмо, куриер);
• Препоръчително е да създадете допълнителна колона за бележки в нестандартни случаи (например да въведете изходящи подробности в нея, ако има такива)

Последователността на колоните и заглавията на колоните трябва да бъдат идентични за всеки спред. Когато списанието приключи, то се изпраща в архива и се стартира ново. В този случай е необходимо томовете да се номерират в хронологичен ред.

Поправки на грешки

Допустими са корекции в регистрационния регистър на сертификата. Грешен запис се зачертава с чист ред, а правилната информация се записва или над задраскания, или, ако мястото позволява, на ред отдолу (без да се присвоява нов сериен номер на този ред).

Ако първоначално го напишете сами, би било разумно да не пестите място на хартията и да направите редовете по-големи по височина, след това, ако е необходимо, направете корекции, няма да се налага да правите по-малки и петното няма да изглежда нечетливо и помия.

Моля, обърнете внимание

Изгубихте или повредихте личния си документ? за това какво да правим в такива ситуации, какво може да бъде възстановено и как и какво не може да бъде възстановено

След като завършите корекцията в съответствие с всички правила, е необходимо да поставите до нея надписа „Вярвайте на коригирания“, както и подписите на лицата: отговорните за поддържането на дневника и този, който е издал сертификата (ако това е едно и също лице, разбира се, ще има само един подпис).

Колко дълго да пазите списанието

В съответствие с буква "ж" на чл. 358 „Списък на стандартните управленски документи, генерирани в дейностите на организациите“, посочващ периодите на съхранение, одобрен от Федералния архив на 10/06/00, за списания за справки и копия на документи, период на съхранение от 3 години (от затварянето дата) е установена.

Уважаеми колеги, пуснахме "празно" списание - с празни заглавия на колони.

Ако решите да водите дневник за счетоводство/регистрация на всякакви документи или събития, които е трудно да се намерят в продажба, можете да закупите нашия „празен“ дневник и да попълните „заглавията“ на неговата колона по ваш собствен начин.

Предоставяме примери за попълване на съдържанието на дневниците по-долу:

• Журнал за регистрация на удостоверения, издадени на служители
• Журнал за регистрация и отчитане на документите, издадени на служителите
• Дневник за възлагане на работа
• Регистър на актовете
• Журнал за регистрация на служебни бележки (бележки, обяснителни бележки и др.)
• Журнал за регистрация и отчитане на лични карти

Списанието е „празно“ - с празни заглавия, графиката е публикувана в удобен формат (А4, книга).

Капакът е дебел и издръжлив (дебел гланцов картон 300гр + PVC).

Висококачествена бяла хартия 80гр.72стр

Линиите са ясни. В този случай линиите съвпадат. Повече от 2100 реда за записи. Ширината на колоните е удобна.

Заглавната страница на „празно“ списание - с празни заглавия, графиката изглежда така:

По този начин, на заглавната страница на „празен“ дневник - с празни заглавия, колоната се попълва самостоятелно с името на работодателя и също така се пише, че е регистриран/отчетен в дневника. Да дадем примери.

Пример 2

Колона „Започнато: „___“_________20___.“ попълва се при отваряне на дневника. Колона „Завършено: „___“_________20___ г.“ попълва се при приключване на дневника.

На втора и трета страница на списанието има раздел „Служители, отговорни за поддържането на списанието“.

Останалите страници на дневника съдържат празни колони - по 5 колони на всяка страница. Първата колона е малко по-тясна, останалите са с еднаква ширина. В допълнение към заглавния ред, всяка страница има 30 реда за попълване.

Ако искате да водите дневник с няколко колони (1-5), тогава можете да правите записи на всяка страница. Ако планирате да водите дневник с повече колони (6-10), тогава можете да го поддържате „разпръснат“; редовете на страниците отляво и отдясно са точно един срещу друг.

Примери за попълване на съдържанието на „празен“ дневник - с празни заглавия на колони

Пример 1. Журнал за регистрация на удостоверения, издадени на служители

Пример 2. Дневник за задания

Пример 3. Журнал за регистрация и отчитане на документи, издадени на служители

Пример 4. Журнал за регистрация на актове

Пример 5. Журнал за регистрация на служебни бележки (бележки, обяснителни бележки и др.)

Пример 6. Журнал за регистрация и отчитане на личните дела

Пример 7. Журнал за регистрация и отчитане на лични карти

„Празен“ дневник - с празни заглавия колоната се номерира независимо. Освен това дневникът се зашива, запечатва и заверява от ръководителя на организацията (или друго упълномощено лице), ако това е установено от работодателя на местно ниво (например чрез инструкции за управление на досиетата на персонала). В този случай могат да се направят подходящи записи за това на последната страница на дневника.