Responsabilités du service administratif et économique. AXO : transcription

DESCRIPTION DU POSTE DU CHEF D'AHO

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1. Cette description de poste définit les devoirs fonctionnels, les droits et les responsabilités du chef du département économique.
1.2. Le chef du service économique est nommé et révoqué selon la procédure établie par la législation du travail en vigueur par arrêté du directeur de l'entreprise.
1.3. Le chef du service économique rapporte directement à ___________________________________________.
1.4. Une personne ayant une formation professionnelle supérieure et une expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 2 ans ou une formation professionnelle secondaire et une expérience professionnelle dans la spécialité est nommée au poste de chef du département économique.
1.5. Le chef du service économique doit savoir :
- les résolutions, arrêtés, arrêtés, autres documents constitutifs et réglementaires des autorités supérieures relatifs aux services administratifs et économiques ; structure de l'entreprise (institution, organisation) et perspectives de son développement ; procédure de tenue des feuilles de temps ; moyens de communication, technologies informatiques et organisationnelles; procédure et délais de déclaration ; moyens de mécanisation du travail manuel; la procédure d'achat d'équipement, de mobilier, d'inventaire, de fournitures de bureau et de traitement des paiements des services ; principes fondamentaux de l'économie, de l'organisation du travail, de la production et de la gestion ; législation du travail; Règlement intérieur du travail ; règles et règlements de protection du travail.
1.6. Pendant l'absence temporaire du Chef du Service Economique, ses fonctions sont confiées à ___________________________.
2. RESPONSABILITÉS FONCTIONNELLES
Note. Les responsabilités fonctionnelles du chef du département économique sont déterminées sur la base et dans la mesure des caractéristiques de qualification pour le poste de chef du département économique et peuvent être complétées et clarifiées lors de l'élaboration de la description de poste en fonction de circonstances spécifiques.
Chef du département économique :
2.1. Assure l'entretien économique et le bon état conformément aux règles et réglementations d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie des bâtiments et des locaux dans lesquels se trouvent les divisions de l'entreprise (institution, organisation), ainsi que le contrôle de l'état de fonctionnement des équipements (ascenseurs, éclairage, chauffage, systèmes de ventilation, etc. ).
2.2. Participe à l'élaboration de plans de réparations courantes et majeures des immobilisations (bâtiments, systèmes d'approvisionnement en eau, conduites d'air et autres structures) et à la préparation d'estimations de dépenses d'entreprise.
2.3. Organise les réparations des locaux, contrôle la qualité des travaux de réparation.
2.4. Fournit aux départements de l'entreprise (institution, organisation) du mobilier, des équipements ménagers, des moyens de mécanisation des travaux d'ingénierie et de gestion, surveille leur sécurité et leurs réparations en temps opportun.
2.5. Organise la préparation des documents nécessaires à la conclusion des contrats de prestation de services, à la réception et au stockage des matériaux ménagers, des équipements et des stocks nécessaires, les fournit aux unités structurelles, ainsi qu'à tenir une comptabilité de leurs dépenses et à établir les rapports établis.
2.6. Contrôle l'utilisation rationnelle des matériaux et des fonds alloués à des fins économiques.
2.7. Organise l'accueil, l'enregistrement et les services nécessaires pour les délégations et les personnes arrivant en voyage d'affaires. Supervise l'aménagement paysager, l'aménagement et le nettoyage du territoire, la décoration festive des façades et des entrées des immeubles.
2.8. Organise des services aux entreprises pour des réunions, conférences, séminaires et autres événements.
2.9. Effectue des travaux d'organisation du chronométrage, d'alimentation rationnelle des travailleurs pendant les pauses déjeuner, d'établissement des plannings de vacances et des horaires de travail.
2.10. Assure la mise en œuvre des mesures de prévention des incendies et le maintien du matériel d'incendie en bon état.
2.11. Prend des mesures pour introduire les technologies de communication, d’informatique et d’organisation.
2.12. Gère les employés du département.
3. DROITS
Le chef du service économique a le droit :
3.1. Donner des instructions et des tâches à ses employés et services subordonnés sur une gamme de questions incluses dans ses responsabilités fonctionnelles.
3.2. Surveiller la mise en œuvre des tâches et des travaux, l'exécution dans les délais des commandes et des tâches individuelles par les services et les employés subordonnés.
3.3. Demander et recevoir le matériel et les documents nécessaires liés aux activités du chef du département économique.
3.4. Entrer en relation avec les départements d'institutions et d'organisations tierces pour résoudre les problèmes opérationnels des activités de production qui relèvent de la compétence du chef du département économique.
3.5. Représenter les intérêts de l'entreprise auprès d'organisations et d'institutions tierces lors de la résolution de problèmes relevant de la compétence du chef du département économique.
4. RESPONSABILITÉ
Le chef du service économique est chargé de :
4.1. Résultats et efficacité des activités de production du département.
4.2. Défaut d'assurer l'accomplissement de leurs tâches fonctionnelles, ainsi que les résultats des travaux du service économique.
4.3. Informations inexactes sur l'état des travaux du département.
4.4. Non-respect des ordres, instructions et instructions du directeur de l'entreprise.
4.5. Défaut de prendre des mesures pour réprimer les violations identifiées des règles de sécurité, de sécurité incendie et d'autres règles qui créent une menace pour les activités de l'entreprise et de ses employés.
4.6. Défaut d'assurer le respect de la discipline du travail et de la performance par les employés du département.
5. CONDITIONS DE TRAVAIL
5.1. L'horaire de travail du Chef du Service Economique est déterminé conformément au Règlement Intérieur du Travail établi à l'entreprise.
5.2. En raison des besoins de production, le Chef du Service Economique peut effectuer des déplacements professionnels (y compris locaux).
5.3. Pour résoudre les problèmes opérationnels permettant d'assurer les activités de production du département, le chef du département économique peut se voir attribuer des véhicules de fonction.
6. ÉCHELLE DES OPÉRATIONS ET IMPACT DES DÉCISIONS
6.1. Le domaine d'activité exclusif du chef du service économique est d'assurer les besoins économiques de l'entreprise, déterminés par les responsabilités fonctionnelles du chef du service économique.
6.2. Pour assurer ses activités, le chef du service économique a le droit de signer des documents organisationnels et administratifs sur les questions relevant de ses responsabilités fonctionnelles.

J'ai lu les instructions : ___________________ /________________
(signature) (nom complet)
"___"____________ ____G.

Qui est le chef du département commercial ?

Toute grande entreprise doit disposer d'un spécialiste impliqué dans l'accompagnement économique des travaux. Ses responsabilités comprennent : la rénovation du bâtiment dans lequel l'entreprise est située, l'entretien courant, le suivi de la santé des infrastructures (de l'électricité et de la plomberie au fonctionnement des ascenseurs ou des conduits d'air).

Il convient de noter qu'une unité économique (parfois appelée département administratif et économique) n'est créée que lorsque la quantité de travail nécessaire au maintien du fonctionnement de l'entreprise est très importante. Dans les petites entreprises, ces activités peuvent être exercées par un chef de bureau ou directement par le chef d'entreprise. Or, dans les grandes entreprises, le poste de chef du service entretien ménager est extrêmement important. En fait, il lui incombe d’assurer le fonctionnement normal de l’ensemble de l’organisation.

Il convient également de noter que cette position n’est en aucun cas nouvelle. Les concierges (comme on appelait habituellement ces spécialistes auparavant) travaillent dans de grandes organisations depuis de nombreuses décennies.

Structure des instructions pour le poste de chef du service économique

La description de poste est un document facultatif. Contrairement à un contrat de travail, la présence d'instructions n'affecte en rien les relations entre la direction de l'entreprise et les salariés. C'est pourquoi la structure que devrait avoir une description de poste n'est fixée nulle part dans la réglementation et il n'y a aucune exigence obligatoire à cet égard.

Néanmoins, au fil des années de travail, une certaine approche de la préparation de tels documents s'est développée dans la pratique. Ils comprennent généralement les sections suivantes :

1. Dispositions générales. Cette section décrit quel est le poste du chef du service économique, quelles sont les exigences qui lui sont imposées, à qui il rend compte et qui il supervise.
2. Responsabilités. Il décrit ce que le chef de ce service est obligé de faire et, par conséquent, ce que la direction a le droit d'exiger de la personne occupant ce poste.
3. Droits conférés à un spécialiste. Bien entendu, les droits fondamentaux sont inscrits dans la législation du travail. Mais pour que le chef d'un service puisse exercer pleinement et efficacement ses fonctions, il doit être doté d'un certain nombre de droits. Ceux d'entre eux qui sont caractéristiques non pas d'un poste en général, mais d'une entreprise spécifique, ont du sens pour être enregistrés spécifiquement dans la description de poste.
4. La responsabilité du chef de service. La plupart de ces dispositions sont inscrites dans la réglementation générale, il est donc plus raisonnable dans cette section de la description de poste de se limiter aux références à des types spécifiques de responsabilité : disciplinaire, civile, administrative et pénale. Le droit du travail limite les capacités de la direction de l'entreprise, ses supérieurs n'ont donc pas le droit d'attribuer au chef d'un département des responsabilités qui ne sont pas prévues par la loi.

Voyons maintenant ce que devraient contenir exactement les sections les plus importantes de la description de poste du chef du département commercial.

Responsabilités du chef du département économique

Lorsqu'on indique dans la description de poste les responsabilités spécifiques assignées au chef du service économique, il est judicieux d'utiliser le contenu de l'Répertoire Unifié de Qualification des Postes (USC). Bien que cette loi ne soit pas obligatoire, mais consultative, elle est extrêmement utile. Il énonce les exigences les plus souvent présentées pour un poste spécifique. Ainsi, si les employés d'une entreprise particulière n'ont pas d'expérience dans la rédaction de descriptions de poste, l'EKS donnera au moins une idée de ce qui devrait contenir de tels documents.

Selon l'EKS, le chef du service économique se voit confier les responsabilités suivantes :

• assurer l'entretien et le maintien dans l'état requis des bâtiments et des locaux dans lesquels se trouve une entreprise ou une institution (l'état dans lequel un bâtiment ou des locaux individuels doit être situé est déterminé par les normes sanitaires et les règles de protection incendie) ;
• contrôler le bon fonctionnement de l'équipement interne du bâtiment ou des locaux ; l'équipement comprend l'approvisionnement en eau, l'assainissement, les lignes électriques, etc. ;
• participation à la planification des réparations courantes et majeures nécessaires au maintien du fonctionnement normal de l'organisation ;
• établir des estimations des dépenses courantes de l'entreprise ;
• organiser les réparations tant du bâtiment dans son ensemble que des équipements de l'organisation, contrôler la qualité des réparations effectuées ;
• fournir à la fois à l'entreprise dans son ensemble et à ses divisions individuelles des stocks, des équipements, des consommables et d'autres ressources matérielles nécessaires au fonctionnement normal ;
• surveiller la sécurité et la bonne utilisation des actifs matériels de l’entreprise ;
• préparation de la documentation pour les contrats requis pour le soutien économique de l'organisation ;
• tenir à jour les rapports nécessaires sur l'utilisation de l'équipement, des stocks et des matériaux ;
• contrôler que les fonds alloués par la direction pour assurer le fonctionnement de l'entreprise sont dépensés de manière rationnelle ;
• accueil et service des personnes arrivant en voyage d'affaires;
• gestion de l'amélioration du territoire;
• maintien économique des événements en cours ;
• organisation du chronométrage et des repas des salariés ;
• si nécessaire, en collaboration avec le service RH, établir les horaires de travail et les plannings de travail ;
• mettre en œuvre des mesures de protection contre l'incendie, maintenir en état de fonctionnement les infrastructures et équipements de lutte contre l'incendie ;
• introduction de nouvelles technologies dans le domaine des communications, du matériel de bureau, etc.;
• gestion des employés du service économique et contrôle de leur respect de la discipline.

Droits du chef du service d'entretien ménager

Pour exercer ses fonctions, un salarié doit être doté de droits. Il s'agit généralement des éléments suivants :

1. Contacter le chef d'entreprise et les chefs de service avec des propositions concernant le maintien économique de l'entreprise.
2. Interagir avec les gestionnaires de toutes les parties structurelles de l'entreprise sur les questions liées à la gestion du travail.
3. Signer et apposer les visas sur les documents relevant de sa compétence.
4. Proposer à la direction de l'entreprise la nomination, la mobilité au sein de l'organisation et le licenciement des travailleurs subordonnés au chef du service économique.
5. Proposer à la direction des mesures concernant les récompenses et les punitions pour les employés du département.
6. Exiger de la direction de l'organisation qu'elle fournisse son assistance.
7. Informer la direction des déficiences détectées dans la maintenance de l'entreprise et exiger leur élimination.

Conditions requises pour qu'un candidat puisse pourvoir un poste vacant

Toute personne nommée à ce poste peut devenir chef du service économique. Cependant, l'EKS recommande au candidat d'avoir soit un enseignement supérieur dans la spécialité et au moins 2 ans d'expérience professionnelle, soit 5 ans d'expérience - l'enseignement secondaire spécialisé est alors également autorisé. Les exigences spécifiques de chaque entreprise sont établies indépendamment par la direction.

Le poste de chef du service administratif et économique (ACD) existe en règle générale dans les entreprises de plus de 100 salariés. Dans les autres cas, les fonctions de chef de l'administration et de l'ensemble du service sont assurées par le secrétaire (jusqu'à 25 personnes), ainsi que par le chef de bureau ou le responsable des approvisionnements (jusqu'à 100 personnes).

Le chef du service maintenance supervise le travail des équipes de réparation (serruriers, plombiers, etc.), des ouvriers généraux et des nettoyeurs. Dans les organisations relativement petites (jusqu'à 600 personnes), les services de sécurité, de transport (chauffeurs et mécaniciens) et d'entrepôt (magasin) relèvent généralement de sa responsabilité. Dans les grandes entreprises et dans les établissements d'enseignement, le poste de chef du service administratif correspond au poste de directeur adjoint du service administratif et administratif ou du service administratif (service administratif ou travail).

Responsabilités du chef du bureau administratif.

Le chef du bureau administratif est responsable du nettoyage et de l'entretien des locaux et des espaces associés, en tenant compte des normes sanitaires et de sécurité incendie. Il organise les réparations courantes et majeures des bâtiments, conclut des contrats de services avec des prestataires de services publics et de communication. Il met à la disposition des travailleurs les consommables d'entretien ménager et de bureau ainsi que, en accord avec le directeur, le mobilier et le matériel de bureau.

Travailler en tant que chef du bureau administratif assume la responsabilité du service aux délégations visitant l’entreprise.

La responsabilité financière imposée par les responsabilités professionnelles oblige le chef du bureau administratif à travailler en étroite collaboration avec le service comptable.

Le chef du bureau administratif tient des rapports sur les activités du département. Les récompenses, sanctions, embauches et licenciements des employés du service sont effectués par le directeur sur proposition du chef du bureau administratif.

Une telle variété de responsabilités nécessite que le chef du bureau administratif ait de grandes compétences en communication (capacité de communiquer à tous les niveaux), du sens des responsabilités, de la discipline, de la ponctualité, de la mobilité, de l'indépendance et de la résistance au stress. Il doit avoir des compétences dans le travail avec des documents, une ingénierie universelle et des connaissances techniques.

Un tel poste peut être postulé par une personne ayant une formation professionnelle supérieure ou secondaire spécialisée et une expérience professionnelle dans ce domaine d'au moins 2 et 5 ans, respectivement. Le plus souvent, en raison des exigences spécifiques, il s'agit d'hommes âgés de 30 à 45 ans (les femmes occupent les postes de chef de bureau et de gardienne dans les petites institutions). Selon la région et l'entreprise, le salaire du chef du service administratif et de maintenance en Russie varie de 1 000 à 2 000 en équivalent dollars.

DESCRIPTION DU POSTE DU CHEF D'AHO

I. Dispositions générales

Le chef du bureau administratif appartient à la catégorie des gestionnaires.

Une personne ayant une formation professionnelle supérieure et une expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 2 ans ou une formation professionnelle secondaire et une expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 5 ans est nommée au poste de chef du service de maintenance administrative.

La nomination et la révocation du poste de chef du service de l'entretien administratif sont prononcées par arrêté du directeur de l'entreprise.

Le chef du bureau administratif doit savoir :
- Résolutions, instructions, arrêtés, autres documents constitutifs et réglementaires des autorités supérieures relatifs aux services administratifs et économiques de l'entreprise.
- La structure de l'entreprise et les perspectives de son développement.
- La procédure de tenue des registres de temps dans l'organisation.
- Moyens de communication, technologies informatiques et organisationnelles.
- Procédure et délais de déclaration.
- Moyens de mécanisation du travail manuel.
- La procédure d'achat d'équipements, de mobilier, d'inventaire, de fournitures de bureau et de traitement des paiements des prestations.
- Fondamentaux de l'économie, de l'organisation du travail, de la production et de la gestion.
- Législation du travail.
- Règlement intérieur du travail.
- Règles et règlements de protection du travail, de sécurité, d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie.

Le chef du bureau administratif rapporte directement à _________________ (directeur d'entreprise ; directeur adjoint).

En cas d'absence du chef du bureau administratif (maladie, vacances, déplacement professionnel, etc.), ses fonctions sont exercées par un adjoint (en son absence, une personne désignée selon les modalités prescrites), qui est responsable de leur bonne exécution. .

_________________________________________________________________.

II.

Responsabilités professionnelles

Assure un entretien économique et un bon état conformément aux règles et réglementations d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie des bâtiments et des locaux dans lesquels se trouvent les divisions de l'entreprise, ainsi que le contrôle de l'état de fonctionnement des équipements (ascenseurs, éclairage, systèmes de chauffage, ventilation , etc.).

Participe à l'élaboration des plans de réparations courantes et majeures des immobilisations de l'organisation (bâtiments, systèmes d'approvisionnement en eau, conduits d'air et autres structures) et à l'établissement des estimations des dépenses d'entreprise.

Organise les réparations des locaux, contrôle la qualité des travaux de réparation.

Fournit aux départements de l'entreprise du mobilier, des équipements ménagers, des moyens de mécanisation des travaux d'ingénierie et de gestion, surveille leur sécurité et leurs réparations en temps opportun.

Organise la préparation des documents nécessaires à la conclusion des contrats de prestation de services, à la réception et au stockage des fournitures de bureau, du matériel ménager, de l'équipement et des stocks nécessaires, à leur fourniture aux divisions structurelles de l'entreprise, ainsi qu'à la tenue de registres de leurs dépenses et tirages. établir des rapports établis.

Contrôle l'utilisation rationnelle des matériaux et des fonds alloués à des fins économiques.

Organise l'accueil, l'enregistrement et les services nécessaires pour les délégations et les personnes arrivant en voyage d'affaires.

Supervise les travaux d'aménagement paysager, d'aménagement et de nettoyage du territoire, de décoration festive des façades des immeubles, des entrées, etc.

Effectue des travaux d'organisation des relevés de temps, d'établissement des plannings de vacances et des routines quotidiennes de travail, assurant l'organisation rationnelle des repas des salariés pendant les pauses déjeuner.

Assure la mise en œuvre des mesures de prévention des incendies et le maintien du matériel d'incendie en bon état.

Prend des mesures pour introduire des moyens de mécanisation du travail.

Gère les employés du département.

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.

III.

Droits

Le chef du bureau administratif a le droit :

Soumettre des propositions visant à améliorer les services économiques de l'entreprise et de ses divisions pour examen par le directeur de l'entreprise et les chefs des divisions structurelles.

Interagir avec les chefs de tous les départements de l'entreprise sur les questions de services économiques.

Signez et approuvez les documents relevant de votre compétence.

Soumettre des propositions de nomination, de transfert et de licenciement des salariés qui lui sont subordonnés à l'examen du directeur de l'entreprise ;

des propositions visant à les encourager ou à leur imposer des sanctions.

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.

Exiger du directeur de l'entreprise et des chefs de service qu'ils les assistent dans l'exercice de leurs fonctions officielles.

Informer les chefs de département de l'entreprise des lacunes dans le travail des départements qu'ils dirigent (dépenses excessives de matériel et de fonds, dommages aux équipements et aux stocks) et exiger leur élimination.

IV.

Responsabilité

Le chef du bureau administratif est chargé de :

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.