Documents de reporting stricts en comptabilité. Stockage et destruction des formulaires utilisés

Un groupe distinct de documents en comptabilité est constitué de documents de reporting stricts. Ceux-ci incluent des documents monétaires, des titres et des formulaires de déclaration stricts. Des documents de déclaration stricts dans les cas déterminés par le ministère des Finances de la Russie en accord avec la Commission d'experts interministérielle d'État sur les caisses enregistreuses peuvent remplacer les chèques lors de la fourniture de services au public sans utilisation de caisses enregistreuses.
La législation établit une procédure particulière pour leur acquisition, leur stockage, leur utilisation, leur vente, le contrôle de leur mouvement, ainsi qu'une comptabilité analytique pour chaque type de documents et des formulaires de déclaration stricts.
Les documents monétaires, qui comprennent les timbres-poste, les timbres fiscaux de l'État, les timbres de lettres de change, les billets d'avion payés et autres documents monétaires, sont soumis à une comptabilisation au prix réel d'achat sur le compte 50 « Caisse », sous-compte 3 « Documents de caisse », et stockage dans une armoire ignifuge de la caisse enregistreuse de l'organisation avant son transfert aux fins prévues (par exemple, pour le reporting).
La personne financièrement responsable du stockage des documents monétaires est le caissier de l'organisation.
Les formulaires de déclaration stricte sont des formulaires imprimés contenant les détails nécessaires. L'utilisation de formulaires permet d'accélérer et de simplifier les processus d'élaboration des documents, leur unification et leur normalisation. Les formulaires de déclaration stricts selon le Plan Comptable comprennent les carnets de reçus, les formulaires de certificats, de diplômes, les abonnements divers, les coupons, les billets, les formulaires de documents d'expédition, etc. Les formulaires de déclaration stricte sont comptabilisés dans le compte 006 « Formulaires de déclaration stricte » dans la valorisation conditionnelle jusqu'à leur émission pour déclaration.
Les formes de formulaires de déclaration stricte pour certains types d'activités sont approuvées par les documents réglementaires suivants :
- services d'entreprises de services aux consommateurs avec visites sur place chez le client - Lettres du ministère des Finances de la Russie du 20/04/1995 N 16-00-30-33 et du 11/04/1997 N 16-00-27 -15 ;
- services des entreprises de services postaux dans la réalisation de réparations mineures avec visites sur place chez le client, services postaux et télégraphiques et services de communication longue distance - par Lettre du ministère des Finances de la Russie du 29 novembre 1993 N 16-16 -84, Arrêté du ministère des Finances de la Russie du 29 décembre 2000 N 124n ;
- services d'établissements médicaux avec visites sur place chez le client - Lettre du ministère des Finances de la Russie du 20 avril 1995 N 16-00-30-35 ;
- services d'institutions vétérinaires avec visites sur place chez le client - Lettre du ministère des Finances de la Russie du 26 mai 1995 N 16-00-30-46 ;
- services des institutions sanitaires et épidémiologiques avec visites sur place chez le client - Lettre du ministère des Finances de la Russie du 11 mai 1995 N 16-00-30-40 ;
- services de fourniture de toilettes mobiles de rue - Lettre du ministère des Finances de la Russie du 20 avril 1995 N 16-00-30-33 ;
- services de prêteur sur gages - par lettre du ministère des Finances de la Russie du 20 avril 1995 N 16-00-30-33 ;
- services des parcs (jardins) de culture et de loisirs - Lettres du ministère des Finances de la Russie du 14 septembre 1995 N 16-00-30-67 et du 22 novembre 1996 N 16-00-30-63 ;
- services de sanatorium et de villégiature - par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 10 décembre 1999 N 90n ;
- services d'excursions - par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 25 février 2000 N 20n ;
- services touristiques - Lettres du ministère des Finances de la Russie du 16 juin 1994 N 16-30-65 et du 26 mars 1996 N 16-00-30-19 ;
- services bancaires pour l'acceptation d'espèces de particuliers (pour la Sberbank de Russie) - par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 28 juin 2000 N 59n ;
- services de transporteur dans le transport aérien - Lettre du ministère des Finances de la Russie du 29 mai 1998 N 16-00-27-23 ;
- services hôteliers - par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 13 décembre 1993 N 121 ;
- services d'entretien des véhicules - par Lettre du Ministère des Finances de la Russie du 11/04/1997 N 16-00-27-15 ;
- les services d'achat de métaux précieux et de pierres précieuses à la population, ainsi que de produits agricoles - les formulaires de déclaration stricts pour cette activité ne sont pas approuvés ;
- services d'institutions de distribution de cinéma et de films, d'entreprises de théâtre et de divertissement, d'organisations de concerts et de sociétés philharmoniques, d'entreprises de cirque, de zoos, de musées, de planétariums, de bibliothèques, d'installations sportives, de sports, de musique, d'art et de chorégraphie, d'institutions de clubs - des formulaires de déclaration stricts pour cela les activités ne sont pas approuvées ;
- services d'exposition - les formulaires de déclaration stricts pour cette activité ne sont pas approuvés.
Les entreprises pour lesquelles des formulaires de déclaration stricts n'ont pas été approuvés peuvent les élaborer de manière indépendante, les approuver par ordre du responsable et les refléter dans l'ordre sur les politiques comptables de l'organisation pour application et réflexion en comptabilité. Si la forme du formulaire est unifiée, son utilisation est obligatoire.

En savoir plus sur le sujet 28. DOCUMENTS DE RESPONSABILITÉ STRICTES :

1. Ce chapitre aborde la composition, les modalités de présentation des états financiers et le contenu des principaux documents de reporting.

BSO et CCP sont utilisés lorsque vous travaillez avec des espèces ou des cartes plastiques. Alors, quelle est la différence entre eux ? Quand est-il possible d’utiliser BSO ? Qu’est-ce qui détermine le recours au CCP ? Quelles sont les principales exigences que la loi impose aux BSO et aux CCP ? Les réponses à ces questions et à d’autres se trouvent dans notre article.

BSO ou KKT ?

Les cas d'application du CCP sont régis par la loi fédérale n° 54-FZ du 22 mai 2003 (ci-après dans l'article - la Loi) et le BSO - Résolution n° 359 du 6 mai 2008 (ci-après - la Résolution). La possibilité de recourir au BSO détermine le type d'activité de l'entrepreneur. Elle doit être liée à la fourniture de services à la population. Il s'agit notamment des transports, du logement et des services communaux, des services ménagers, du tourisme, ainsi que des services de communication, des services juridiques, du système éducatif, de la restauration publique et du commerce. Une liste complète des services peut être trouvée dans OK 002-93. L'utilisation de formulaires n'est autorisée que pour les règlements avec des particuliers. Ceux-ci incluent également les entrepreneurs individuels. Lorsque vous travaillez avec des organisations, le CCP est obligatoire, mais le BSO est interdit.

Si vous souhaitez apprendre à conserver correctement les enregistrements BSO, suivez le lien :

Très souvent la question se pose : est-il possible d'utiliser le BSO pour l'UTII ou la fiscalité simplifiée ? Oui bien sûr. L'utilisation de formulaires n'a rien à voir avec le système fiscal. Mais il convient de mentionner d’emblée que dans ces cas, les activités de l’entrepreneur doivent être liées à la prestation de services. Lors de la vente de marchandises, l'enregistrement d'un BSO n'est pas autorisé. très pratique. Surtout si les services fournis impliquent des déplacements constants, lorsque le travail de l’entrepreneur n’est pas lié à un lieu précis.

L'obligation d'utiliser le CCP incombe à tous les entrepreneurs individuels enregistrés en Russie. Mais il existe plusieurs exceptions à cette règle. Par exemple, lorsqu'il fournit des services à des particuliers, un entrepreneur a le droit de ne pas utiliser de caisses enregistreuses (sous réserve de la délivrance d'un BSO). L'article 346.26 du Code des impôts de la Fédération de Russie (clause 2) contient une liste de types d'activités pour les entrepreneurs individuels sur l'UTII, pour lesquelles l'utilisation de caisses enregistreuses n'est pas nécessaire. En voici quelques-uns :

• services ménagers (OK 002-93);
• entretien et/ou réparation, lavage de voitures ;
• services vétérinaires;
• transport de marchandises (si l'entrepreneur ne dispose pas de plus de 20 véhicules) ;
• transport de passagers (pas plus de 20 véhicules également pour fournir un tel service) ;
• commerce de détail sur une superficie n'excédant pas 150 m².

Un entrepreneur individuel titulaire d'un brevet et n'entrant pas dans le champ d'application de la loi (paragraphes 2, 3) est exempté de l'obligation d'utiliser une caisse enregistreuse, à condition qu'il exerce le type d'activité prévu par ce système. Il est prévu qu'un BSO soit émis. Il n'est pas non plus nécessaire d'utiliser du matériel de caisse enregistreuse si les activités énumérées au paragraphe 3 de la loi sont exercées. Ci-dessous une courte liste :

• vente de produits de journaux et de magazines dans des kiosques appropriés (à condition que la part des journaux et magazines doive dépasser 50 %) ;
• effectuer des échanges commerciaux dans des complexes d'exposition, des foires, des marchés et des espaces similaires prévus à cet effet ;
• petit commerce de détail (y compris colportage) ;
• commerce d'embouteillage de boissons gazeuses et de glaces.

Si un entrepreneur individuel opère dans des endroits difficiles d'accès indiqués dans la liste approuvée par les autorités régionales, l'obligation d'effectuer des paiements en espèces à l'aide de systèmes de caisse enregistreuse lui est supprimée. Il vous suffit de remplir des formulaires de déclaration stricts. Ainsi, nous constatons que dans le travail d'un entrepreneur individuel, il est important non seulement d'enregistrer correctement l'argent reçu, mais également de délivrer les documents corrects aux acheteurs ou aux clients. Un reçu de caisse et un formulaire de déclaration stricte sont deux documents de confirmation légale de la réception du paiement d'une prestation en espèces ou par carte plastifiée.

La législation établit des formulaires agréés pour certains types d'activités. Il s'agit notamment du tourisme, des services vétérinaires, des assurances, des services des organismes budgétaires et des prêteurs sur gages. Un entrepreneur individuel n'a qu'à sélectionner l'une des formes établies. Si le type d'activité n'est pas lié à ceux énumérés ci-dessus, vous pouvez alors développer le formulaire vous-même. Prenez comme base le formulaire approuvé et apportez-y des modifications qui refléteront les services fournis par un entrepreneur particulier. Parmi les précisions requises du formulaire :

• nom (par exemple, bon, reçu de paiement, abonnement) ;
• série et numéro (à six chiffres);
• Nom et prénom entrepreneur individuel;
• NIF, numéro de certificat d'enregistrement ;
• type de service et son coût ;
• montant du paiement ;
• date d'établissement du BSO et, par conséquent, date de calcul ;
• Nom complet, fonction, signature de la personne qui a reçu l'argent ;
• des informations sur l'imprimerie (nom, numéro d'identification fiscale, adresse) ;
• données sur le tirage, l'année de fabrication du BSO et le numéro de commande à l'imprimerie.

La résolution précise les méthodes possibles pour produire des formulaires. Il y en a deux. La première consiste à commander auprès d’une imprimerie. Chaque formulaire doit contenir le nom de l'imprimerie-fabricant, le tirage, le nombre d'exemplaires et l'année. Il est très important d’avoir une série et un numéro qui doivent être uniques. Si nécessaire, des marques de sécurité peuvent être appliquées sur les formulaires - filigranes et hologrammes. À l'imprimerie, vous pouvez commander des formulaires de déclaration stricts pour les entrepreneurs individuels, en tenant compte du type de son activité.

La deuxième méthode permet de créer des BSO à l'aide de systèmes automatisés, auxquels s'appliquent un certain nombre d'exigences. Ceux-ci incluent : la prévention des accès non autorisés, la possibilité de conserver toutes les données pendant cinq ans, la fourniture d'un numéro unique (série) lors du remplissage et de l'émission de formulaires. Vous pouvez trouver des recommandations sur la création de formulaires sur un ordinateur, puis sur leur impression sur une imprimante personnelle. Il est hautement indésirable de faire cela.

Le BSO est un document important qui doit être pris en compte. Lorsque vous remplissez le formulaire, vous devez écrire avec une écriture lisible et saisir les données avec soin. Si une erreur est commise, rayez le formulaire et joignez-le au livre comptable du jour correspondant. Lors du remplissage du formulaire, une ou plusieurs copies sont remplies, ou des formulaires avec une partie détachable sont utilisés. Les formulaires émis sont enregistrés. Les règles applicables à la conception du livre sont précisées dans le Règlement (paragraphes 16 à 19). Il doit être cousu, numéroté et certifié par la signature et le sceau (le cas échéant) d'un entrepreneur individuel. La durée de conservation des formulaires est de cinq ans. La responsabilité de la sécurité de la documentation pendant toute la période incombe à l'entrepreneur. Les formulaires doivent être situés dans un endroit protégé des accès non autorisés (coffres-forts, boîtes en fer, etc.). Vous trouverez ci-dessous un exemple de livre comptable BSO.

La réception et le transfert des BSO sont formalisés par l'acte correspondant. Un contrat de responsabilité est conclu avec la personne chargée de travailler avec les formulaires. Un inventaire est réalisé au moins une fois par mois. Les BSO peuvent être éliminés après un délai de cinq ans et au plus tôt un mois après le dernier inventaire.

Exigences pour le PCC

Les conditions de travail avec les équipements de caisse n’en sont pas moins difficiles. Les points importants sont l'enregistrement auprès du bureau des impôts et l'entretien payant ultérieur pendant toute la période de travail. La caisse enregistreuse utilisée doit avoir une mémoire fiscale. Il convient de garder à l’esprit que la liste des modèles dont l’utilisation est approuvée est mise à jour chaque année. Et depuis janvier 2014, une nouvelle pancarte « Service » a été adoptée, qui doit être présente sur la caisse enregistreuse.

Lors du choix d'une caisse enregistreuse, achetez uniquement des modèles homologués au registre national pour l'année en cours.

L'enregistrement du PCC dure cinq jours. Cela a lieu au bureau des impôts. Une demande d'enregistrement et d'autres documents nécessaires sont déposés (vous devez connaître la liste exacte auprès du bureau des impôts). La procédure a été approuvée par la résolution n° 470 du 23 juillet 2007. Après inscription, une carte d'immatriculation est délivrée.

Les violations de la procédure de travail avec les systèmes de caisse enregistreuse sont passibles d'un avertissement ou d'une amende. Conformément à l'art. 14.5 du Code des infractions administratives, les mesures suivantes peuvent être appliquées à un entrepreneur individuel. En cas d'utilisation d'un équipement défectueux, un avertissement est émis ou une amende de trois à quatre mille roubles est infligée. En cas de refus de délivrer un reçu de caisse ou un BSO à l'acheteur (client), le montant est également de trois à quatre mille roubles. Conformément au Code des infractions administratives, les entrepreneurs individuels assument la responsabilité en tant que fonctionnaires.

Lors du choix d'un type d'activité, un entrepreneur individuel doit savoir quel document doit être délivré au client pour confirmer l'argent reçu pour le service fourni. Si vous respectez les exigences établies en matière de formulaires ou de reçus de caisse, vous pouvez rendre votre travail beaucoup plus facile et, bien sûr, éviter les sanctions pécuniaires de la part du bureau des impôts. Cela n’a aucun sens de juger lequel est meilleur que BSO ou CCP. Après tout, la facilité d'utilisation dépend de la situation spécifique et du type d'activité d'un entrepreneur individuel.

Vidéo - « Formulaires de déclaration strictes »

L'article ci-dessous fournira une ventilation détaillée du BSO. Toutes les organisations, y compris les entrepreneurs individuels, effectuant des transactions en espèces ou des paiements par carte bancaire, doivent posséder un équipement de caisse enregistreuse (CCT).

Mais il est permis de ne pas utiliser de caisse enregistreuse lors de la réalisation de certaines opérations. Dans ce cas, lors de règlements en espèces avec la population, des formulaires de déclaration stricts appropriés doivent être délivrés.

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Vous devez comprendre que la loi fédérale prévoit la fourniture de services et la vente de biens spécifiquement aux particuliers. En d'autres termes, si un accord est conclu entre un entrepreneur individuel et une personne morale prévoyant le paiement en espèces, une caisse enregistreuse est requise dans ce cas.

Le gouvernement de la Fédération de Russie a établi une procédure d'enregistrement, de stockage et d'élimination des formulaires en cas de règlement les utilisant.

Le type d'activité de l'entrepreneur détermine le nombre de BSO qu'il doit utiliser dans son travail. Il s'agit le plus souvent de la fourniture de certains services. Un entrepreneur peut s'occuper des transports, du logement et des services communaux, des services aux consommateurs et des services touristiques ; ils peuvent être de nature juridique ; un entrepreneur individuel peut également travailler dans le domaine de l'éducation, de la restauration publique et du commerce. Les formulaires ne sont utilisés que pour les règlements avec des particuliers et des entrepreneurs individuels. Lors de l'interaction avec des organisations, une caisse enregistreuse est requise, mais le BSO n'est pas utilisé.

Types de BSO

Qu’est-ce que le BSO ? En termes d'importance et de comptabilité, les encaissements sont les suivants :

• les reçus (par exemple, les reçus de studio) ;
• billets (de train, d'avion, de théâtre, de concert) ;
• cartes de voyage;
• coupons (pour la nourriture);
• bons (sanatorium, vacances);
• abonnements (aux salles de fitness, visites aux salons de beauté).

Tous les formulaires sont approuvés par le ministère des Finances de la Fédération de Russie. Des formulaires de déclaration stricts peuvent également être proposés pour examen en soumettant un recours.

Que dois-je inclure dans ma candidature ?

Il doit indiquer :

• description détaillée du formulaire ;
• croquis imprimés;
• des propositions pour protéger le formulaire contre la contrefaçon ;
• exemple de formulaire rempli avec instructions ;
• liste des services pour lesquels ce formulaire peut être utilisé.

Tous les formulaires approuvés peuvent être utilisés par toutes les organisations. Cela inclut également les entrepreneurs individuels qui fournissent des services en utilisant des formulaires convenus. La liste des BSO pour les entrepreneurs individuels est individuelle, selon le type d'activité.

Mais dans les cas où les formulaires ne sont agréés pour aucun type d'activité, un équipement de caisse enregistreuse doit être utilisé pour les calculs.

Les durées de validité du BSO, qui sont agréées par le ministère des Finances, sont fixées par le même département. Certains délais peuvent être prolongés, mais à condition que le formulaire soit valide au moment de la candidature.

Si les échantillons ont été élaborés mais ne sont pas encore entrés en vigueur, vous devez alors travailler selon les anciens. Tout le monde ne sait pas ce qu'est le BSO.

Éléments obligatoires dans les formulaires de déclaration stricte

Les détails suivants ont été approuvés par le BSO :

• des informations sur qui et quand le formulaire a été approuvé ;
• nom du formulaire, série et numéro à six chiffres ;
• code du formulaire de formulaires de déclaration stricte pour OKUD ;
• nom de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel qui a délivré le formulaire ;
• Légal AUBERGE personnes ou entrepreneurs individuels;
• types de services fournis;
• unité quantitative de mesure des services;
• prix total des services en roubles ;
• date de règlement ;
• fonction, nom complet de la personne habilitée à effectuer l'opération ;
• lieu de signature personnelle;
• cachet de l'organisation ou de l'entrepreneur individuel pour le BSO.

Détails du billet

Il existe des règles moins strictes pour les billets. Ils ne doivent pas contenir de nombreux détails obligatoires. Il doit contenir inconditionnellement : le nom, la série, le numéro à 6 chiffres, le code du formulaire OKUD, le nom de l'organisation ou de l'entrepreneur individuel qui a émis le formulaire, le type de service ou de transport, le coût en termes monétaires.

Il est à noter que les formulaires de déclaration stricte doivent être rédigés de manière typographique, puisqu'ils doivent contenir le nom du fabricant du formulaire, le NIF et l'adresse. Le tirage, le numéro de commande et l’année d’exécution sont également requis. Bien qu'il n'y ait aucune référence directe à ce point dans le Règlement n° 171.

Voyons ce qu'est le BSO et comment ils sont fabriqués.

Libération du BSO protégé

Quant au processus de production des formulaires de déclaration stricts, ils peuvent être produits par la méthode d'impression habituelle. Seuls les BSO infalsifiables sont soumis à autorisation. Qu'est-ce que ça veut dire?

Les produits d'impression de sécurité sont des produits en papier, y compris des titres, qui doivent être protégés par les règlements du Président de la Fédération de Russie, le gouvernement de la Fédération de Russie, les résolutions des gouvernements locaux, les décisions collégiales de personnes, prises à l'aide d'informations typographiques, holographiques, microprocesseurs, et d'autres méthodes protection des produits en papier, empêchant la contrefaçon de formulaires de déclaration aussi stricts.

Les BSO fabriqués avec différents degrés de protection ne doivent être produits que dans des imprimeries ou, éventuellement, dans toute autre entreprise agréée par le ministère des Finances de la Fédération de Russie et répondant aux exigences techniques pertinentes.

Production de formulaires de déclaration stricts et non protégés contre la contrefaçon

Les activités de commerce de ces formulaires conformément à la loi fédérale n° 128-FZ ne nécessitent pas de licence obligatoire. Les formulaires de déclaration stricts sont des produits de l’industrie de l’imprimerie. Par conséquent, les séries et la numérotation sont indiquées de manière appropriée.

La production de produits en papier de sécurité constitue un cycle complet de travaux d'impression, c'est pourquoi la production de produits similaires dans d'autres entreprises n'est pas autorisée. Par ailleurs, la vente de documentation protégée ne peut être réalisée que par le fabricant sans aucun intermédiaire pour le client ou son représentant.

La production indépendante de formulaires de déclaration aussi stricts à l'aide d'une technologie informatique bien connue est contraire aux actes législatifs. Par conséquent, les BSO comportant des composants de protection obligatoires ne peuvent être fabriqués que dans des imprimeries disposant de la licence appropriée. Dans ce cas, une personne morale ou un entrepreneur individuel attribue de manière indépendante une série de formulaires lorsqu'elle passe une commande pour la réalisation d'un formulaire de déclaration stricte (SRF) dans une imprimerie. Qu’en est-il des autres données ? Le numéro à l'intérieur de la série correspondante d'un formulaire suivant spécifique est apposé par l'imprimerie.

Pendant la production, il est permis d'apporter des modifications à la documentation concernant l'expansion ou le rétrécissement de certaines colonnes, en tenant compte de l'inclusion de détails dans celles-ci.

Remplir des documents

Considérons l'utilisation correcte de BSO.

Le formulaire de déclaration stricte doit être complété en copie carbone avec au moins 1 exemplaire. La présence de pièces détachables est également autorisée. Absolument tous les éléments contenus dans le formulaire doivent être complétés. Si, pour une raison quelconque, une personne morale ou un entrepreneur individuel ne dispose pas de certaines informations, un tiret est placé dans la ligne correspondante.

Le BSO doit être rempli de manière claire, correcte et lisible. L’utilisation de papier carbone ou autocopiant est obligatoire si le formulaire ne comporte pas de section détachable. Les corrections, ratures et modifications lors du remplissage des documents sont strictement interdites.

Comptabilisation des formulaires endommagés

Il a été noté précédemment que tous les formulaires de déclaration stricte sont numérotés dans l'imprimerie. Ainsi, tous les papiers endommagés ou comportant des erreurs de remplissage doivent être conservés, barrés et joints au reporting du jour ouvrable précédent au cours duquel ils ont été utilisés.

Un formulaire est un document comptable principal dont seules toutes les lignes sont remplies, avec tous les détails, signées par le fonctionnaire qui y est indiqué. En d’autres termes, il doit avoir force de loi. Une exception concerne les billets pour les transports publics de tout type. Dans de tels cas, le chèque ne peut pas être utilisé. BSO avec numérotation y est assimilé.

Comptabilité

Les personnes morales et les entrepreneurs individuels doivent conserver des enregistrements des formulaires par nom, numéro et série du document. A cet effet, un livre spécial est ouvert, semblable à une caisse enregistreuse. Il s’appelle « Journal Comptable BSO ». Les feuilles doivent être lacées, numérotées, scellées et signées par toutes les personnes principales de la personne morale ou de l'entrepreneur individuel. La forme du livre est généralement développée de manière indépendante et fixée dans les politiques comptables de l'organisation, car il n'existe pas de forme unifiée pour un tel livre.

Qu’est-ce que le BSO en comptabilité ?

Réflexion en comptabilité et comptabilité fiscale

Afin de fournir un service, une organisation ou un entrepreneur individuel devra effectuer certaines dépenses. Ainsi, ces mêmes dépenses justifient l'achat de formulaires de déclaration stricts. Nous donnons un exemple ci-dessous.

En comptabilité, ces coûts sont reflétés dans le PBU 10/99. Ils sont inclus dans les charges des activités ordinaires.

Le compte hors bilan 006 « Formulaires de déclaration stricte » dans le plan comptable a un objectif particulier : enregistrer toutes les informations sur la disponibilité et le mouvement des BSO, émis pour la déclaration ou en stockage.

Toutes les formes, y compris celles achetées par des personnes responsables, sont reflétées dans la valorisation, par exemple, 1 rouble, qui est conditionnel, au débit du compte 006. Cela permet de les prendre toutes en compte, jusqu'au dernier. en stockage. De la même manière, l'amortissement s'effectue dans une unité conventionnelle, par exemple 1 rouble. Cette opération se reflète dans le compte hors bilan 006. Il est obligatoire de fournir des documents sur les formulaires utilisés ou endommagés. Toute comptabilité et mouvement est effectué pour chacun d’eux et pour chaque lieu de stockage.

L'assiette fiscale de l'impôt sur le revenu est réduite proportionnellement aux dépenses des personnes morales pour l'achat de formulaires de déclaration stricts. Il faut également tenir compte du fait que les sommes dépensées pour l'achat de BSO doivent être immédiatement passées en charges, sans attendre leur utilisation progressive.

Il existe une déduction fiscale pour les entrepreneurs individuels, et elle est égale au montant des dépenses engagées lors de l'achat des formulaires.

Stockage et radiation des BSO

Le stockage, la réception et la délivrance de formulaires de déclaration stricts devraient relever de la responsabilité d'un employé d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel avec lequel il est nécessaire de conclure un accord, conformément à la législation réglementaire de la Fédération de Russie. Il s'agit généralement d'un accord de responsabilité. L'intégralité de la comptabilité est confiée à la personne matérielle au titre du contrat. Le caissier reste responsable de l'émission de formulaires de déclaration stricts. Ceci s'applique également à leur réception et à leur stockage.

Le jour de la réception des formulaires de déclaration strictes, le chef de l'organisation ou l'entrepreneur individuel doit nommer par arrêté une commission pour l'acceptation du BSO, et l'employé responsable au titre du contrat doit les accepter. La tâche de tous les membres de la commission est de vérifier si le nombre réel de formulaires de déclaration stricte correspond à leur série et à leurs numéros au sein de la série. Vérifiez les données d’acceptation avec les données des documents du fabricant. Après acceptation, un acte collectif est rédigé, approuvé et signé par le dirigeant ou l'entrepreneur individuel. Puis, sur la base de cet acte, le responsable des formulaires au titre du contrat de responsabilité enregistre les formulaires acceptés.

Assurer la sécurité

Dans les entreprises d'un entrepreneur individuel, pour un employé chargé de stocker, d'accepter et de délivrer des formulaires de déclaration stricts, les conditions maximales possibles doivent être créées pour assurer la sécurité des formulaires. Habituellement, des armoires métalliques spéciales et (ou) des coffres-forts dans lesquels ils sont stockés sont achetés spécifiquement à ces fins. Dans ce cas, les clés sont conservées par la personne responsable financièrement des formulaires et par le chef comptable.

Dans certains cas, il existe des salles spécialement équipées. Ici, les formulaires sont stockés en grande quantité et il n’y a pas suffisamment de coffres-forts. D'autres règles sont également respectées. Si les formulaires sont stockés dans des coffres-forts ou des armoires métalliques, ils doivent être scellés à la fin de la journée de travail. Si des locaux spéciaux sont attribués, ils doivent également être scellés.

Lors du contrôle de l'utilisation des formulaires aux fins prévues strictement selon le planning, ils vérifient tout d'abord la présence des copies (via papier carbone) et le dos des formulaires. Faites également attention à l'absence de corrections et de ratures. La commission vérifie que les montants indiqués sur les copies et souches correspondent strictement aux montants inscrits dans les registres et relevés qui sont soumis au service comptable de l'organisme ou transférés au comptable de l'entrepreneur individuel.

Il convient de noter que le contrôle de l'utilisation des formulaires de déclaration stricts ne peut être confié aux personnes qui délivrent ces formulaires. L'exception est la personne responsable : un entrepreneur individuel, un chef comptable ou un directeur d'une organisation.

Durée de conservation

5 ans - c'est la durée de conservation des souches et des copies des formulaires utilisés. Il y a aussi quelques nuances ici. Avant de les archiver pour les stocker, tous les dos des formulaires sont bien emballés dans des sacs, qui sont ensuite scellés. Au bout d'un mois (durée minimale de conservation), mais devant obligatoirement être précédé d'un inventaire, les souches des formulaires et les formulaires eux-mêmes sont détruits. La documentation est radiée sur la base d'un acte de radiation (destruction) des formulaires dont la durée de conservation est expirée. L'acte est dressé et signé par la commission. De la même manière, les formulaires incomplets ou déjà endommagés sont détruits sans être utilisés.

Alors, qu’est-ce que le BSO ? Il s'agit d'un document délivré si une organisation ou un entrepreneur individuel est autorisé à ne pas utiliser d'équipement de caisse enregistreuse. Il peut être soit sous forme normale, soit protégé. Comptabilisé dans le compte de hors-bilan 006. Une personne est désignée pour la comptabilité et le stockage dans le cadre de l'accord. Il sera financièrement responsable. Une comptabilité stricte est tenue et tous les formulaires de reporting stricts sont radiés conformément à la procédure collégiale établie.

Lorsqu'ils fournissent des services au public, les entrepreneurs individuels peuvent utiliser le droit d'utiliser BSO. Le formulaire de déclaration stricte est un document qui confirme le paiement du service fourni. Pour certains types d’activités, notamment celles non liées à un lieu précis (prendre les services d’un vidéaste/photographe sur place, d’une maquilleuse, etc.), les BSO constituent l’option la plus acceptable.

Mais quelle que soit la complexité de la procédure de travail avec les systèmes de caisse enregistreuse, l'interaction avec des formulaires de déclaration stricts nécessite également une attitude prudente et réfléchie. est un point important dans le processus de travail avec les formulaires. Certaines personnes pensent qu’il est beaucoup plus facile de travailler avec BSO qu’avec CCP. Mais en réalité, ce n’est pas exactement ce qui se passe. Au contraire, les coûts des formulaires sont inférieurs à ceux de l'entretien de la caisse enregistreuse. Mais il n'est pas nécessaire de parler de facilité d'utilisation. La législation réglemente strictement le travail avec BSO. Les formulaires de déclaration strictes sont des documents importants qui font l'objet d'un enregistrement et d'un stockage conformément aux règles établies. Les informations nécessaires concernant la procédure de traitement des formulaires sont contenues dans le décret gouvernemental n° 359 du 6 mai 2008 (ci-après dénommé le décret).

Ce qu’il faut savoir sur BSO

Les entrepreneurs individuels et les organisations qui fournissent des services au public ont le droit d'utiliser des formulaires de déclaration stricts, dont une liste complète est présentée, par exemple, dans le classificateur de services approuvé OK002-93. Ainsi que les entrepreneurs individuels :

• payer l'UTII ;
• appliquer le système des brevets (lors de l'exercice de certains types d'activités) ;
• situés dans des zones reculées et fournissant des services (la liste est approuvée par chaque entité constitutive de la Fédération de Russie).

Les entrepreneurs individuels utilisent des formulaires lorsqu'ils effectuent des paiements en espèces avec d'autres entrepreneurs individuels ou avec la population (lors de la fourniture de services). Lors des paiements à des organisations, l'utilisation du BSO est interdite.

Des formulaires de déclaration stricts doivent être commandés auprès de l’imprimerie. Vous pouvez utiliser un système automatisé soumis à certaines exigences (telles que conserver chaque opération d'un formulaire en mémoire pendant cinq ans, le protéger contre l'accès de personnes non autorisées, enregistrer la série et le numéro du formulaire lors de son émission). L'autoproduction de BSO (impression sur une imprimante ordinaire) est interdite. Chaque formulaire doit contenir une liste de détails établis au paragraphe 3 du Règlement. Le formulaire comporte un numéro à six chiffres, qui est attribué lors de l'impression dans une imprimerie ou lors de la génération automatique. Le BSO est rempli de manière claire et lisible, les erreurs et corrections ne sont pas autorisées (un formulaire mal rempli est barré et joint au livre comptable du jour où il a été rempli).

Livre comptable BSO : informations générales

La comptabilité BSO pour les entrepreneurs individuels, ainsi que pour les organisations, est conservée dans un livre ou un journal de comptabilité BSO. Il n’existe aucun formulaire légalement approuvé. La résolution décrit des recommandations générales pour la compilation de ce livre. Examinons-les en détail. Le livre comptable doit être relié et scellé de la signature et du sceau (le cas échéant) de l'entrepreneur. Pour ce faire, chaque feuille est numérotée, des trous sont pratiqués avec une perforatrice pour la couture et fixés avec de la corde/du fil, y compris les pages de titre. Les extrémités de la corde sont nouées et un morceau de papier y est collé, sur lequel sont apposés la date, la signature de l'entrepreneur et le sceau (le cas échéant). Ainsi, vous obtenez un journal prêt à l'emploi et scellé pour conserver les enregistrements des formulaires. Sur les pages numérotées du livre, il doit y avoir un espace pour la date, la signature et le sceau de l'entrepreneur individuel. Étant donné que lors de l'acceptation ou de l'émission de formulaires, il est nécessaire d'indiquer la date, le numéro, la quantité, les personnes émettant ou recevant le BSO, ainsi que leurs signatures, lors de la formation d'une colonne de journal, des colonnes appropriées doivent être prévues pour ces informations.

Un exemple de remplissage d'un livre de comptabilité pour les fonds acceptés et émis par un caissier peut être trouvé dans l'article :

Comme mentionné ci-dessus, il n'existe pas de formulaire approuvé et vous pouvez le créer vous-même ou acheter une copie prête à l'emploi. Les entrepreneurs peuvent télécharger le livre comptable BSO et l'enregistrer conformément aux instructions données. Une version approximative du contenu et de l'apparence générale du livre est présentée ci-dessous. L'entrepreneur individuel peut ajouter ou supprimer les colonnes nécessaires à sa propre discrétion.

Un entrepreneur individuel peut également acheter un livre comptable BSO ou le commander auprès d'une imprimerie (facultatif). Mais dans tous les cas, vous devrez flasher et sceller (sceller) conformément aux exigences. Il n'est pas nécessaire de faire certifier le livre par le bureau des impôts. Lors de l'utilisation d'un système automatisé (système automatisé), lors de l'impression, les données du formulaire sont automatiquement inscrites dans le livre comptable. Si l'administration fiscale reçoit une demande d'informations de la part de l'AS, l'entrepreneur est tenu de la fournir. 1C offre également la possibilité de créer un livre.

Caractéristiques de gestion des formulaires de déclaration stricts

Chaque mouvement de la forme doit être pris en compte. La réception de l’imprimerie et le mouvement des formulaires pendant le travail de l’entrepreneur sont enregistrés dans le livre comptable. Pour chaque action, un acte correspondant est établi. Un employé autorisé est nommé pour accepter/émettre des formulaires, s'inscrire et tenir un journal de bord. Un accord de responsabilité financière est conclu avec lui. Si un entrepreneur individuel opère seul, la responsabilité de l'enregistrement et du stockage du BSO de la manière prescrite lui incombe.

Le remplissage quotidien du journal comptable fait partie intégrante d'un devoir dont l'accomplissement est nécessaire lors de l'utilisation de formulaires.

Stockage et inventaire

Les paragraphes 14 à 16 de la résolution concernent la question du stockage des formulaires. La législation définit spécifiquement les exigences. Tout d'abord, il convient de mentionner que l'entrepreneur est tenu de créer les conditions nécessaires au stockage en toute sécurité des BSO. Après chaque journée ouvrable, les formulaires sont scellés et placés dans une boîte métallique sûre ou sécurisée ; les documents sont également stockés dans des locaux spécialement désignés (par exemple, au service comptable).

La durée de conservation des formulaires (copies ou parties détachables du formulaire) est de 5 ans. Au bout d'un mois et après le dernier inventaire, les documents peuvent être éliminés. Vous devez d'abord rédiger un acte correspondant. Il n’y a pas de limite stricte de durée de conservation pour les formulaires inutilisés. Les formulaires BSO excédentaires ou obsolètes (avec des données d'entrepreneur individuel obsolètes) sont également détruits après l'inventaire et la préparation d'un acte de liquidation. Un exemple d'acte de liquidation est donné ci-dessous.

L'inventaire des formulaires est généralement effectué simultanément à l'inventaire de la caisse. Ainsi, le bon respect des exigences relatives au stockage et à l'utilisation du BSO est vérifié et les résidus ou manques sont identifiés. Pour réaliser un inventaire des entrepreneurs individuels, il est nécessaire d'agréer la commission d'inventaire - indiquer les personnes concernées. Les résultats sont enregistrés dans le formulaire IVN-16 dont un exemple est donné ci-dessous. Lors de la réalisation d'un inventaire planifié, le formulaire est établi en deux exemplaires.

Lors de l’identification des déficiences du SSO, il est nécessaire d’en comprendre les raisons et de prendre les mesures nécessaires pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir. La loi ne prévoit pas de responsabilité en cas de perte de formulaires de déclaration stricts, mais l'entrepreneur a le droit de prendre des mesures disciplinaires à l'encontre de l'employé responsable.

En parlant d'amendes. En cas d'absence de livre comptable BSO ou de maintien de celui-ci en cas de violations, un entrepreneur individuel peut être tenu à la fois responsable administrativement et fiscalement. Selon l'article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie, en cas de violation flagrante de la comptabilité, une amende varie de 10 000 roubles (si l'infraction se produit au cours d'une période fiscale) à 30 000 roubles (plus d'une période fiscale). Si la procédure et le délai de conservation du signalement ne sont pas respectés, l'article 15.11 du Code des infractions administratives peut être appliqué et, par conséquent, une amende (à l'encontre de la personne responsable ou de l'entrepreneur individuel) d'un montant de 2 000 à 3 000 roubles.

Malgré leur facilité d'utilisation, les formulaires de déclaration stricts sont assez exigeants à utiliser. Un entrepreneur individuel est tenu de tenir des registres détaillés du BSO et de respecter les conditions de stockage. La tenue d'un BSO et un livre de comptabilité fréquent sont deux processus obligatoires qui accompagnent le travail avec des formulaires de reporting stricts. Sous réserve de la procédure établie pour le traitement de ces documents, un entrepreneur individuel peut réellement se faciliter la vie en éliminant le besoin d'utiliser une caisse enregistreuse.

Quand peut-on établir des formulaires de déclaration stricte (SSR) ?

Les formulaires de déclaration stricte (SSR) sont des documents utilisés pour traiter les paiements en espèces ou par carte de paiement. Les formulaires de déclaration stricts sont équivalents à des encaissements. Ainsi, les formulaires de déclaration stricts sont : les reçus, les documents de voyage, les bons, les abonnements, etc. Le BSO peut être utilisé par des organisations ou des entrepreneurs individuels lorsqu'ils fournissent des services au public.

Commander un BSO

La procédure d'utilisation des formulaires de déclaration stricts est prescrite dans le Règlement approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 mai 2008 n° 359 - ci-après dénommé le Règlement.

Considérons la procédure d'utilisation, de stockage, de destruction des formulaires de déclaration stricte, ainsi que la responsabilité en cas de violation de la procédure de leur utilisation.

Quand peut-on utiliser BSO pour les paiements en espèces ?

Des formulaires de déclaration stricts sont utilisés par les organisations et les entrepreneurs fournissant des services payants à la population et remplacent un reçu de caisse.
Lorsqu'ils fournissent quels services les contribuables - organisations et entrepreneurs individuels - ne peuvent pas utiliser de caisses enregistreuses ? Spécialistes du Ministère des Finances dans leurs lettres n° 03-01-15/1-42 du 3 février 2009, n° 03-01-15/1-29 du 27 janvier 2009, ainsi que dans d'autres lettres, a expliqué que ces services incluent les types de services fournis à la population qui sont inclus dans le classificateur OKUN, approuvé par le décret de la norme d'État de Russie du 28 juin 1993 n° 163.

Cependant, ces clarifications ont aggravé la situation de nombreux contribuables. Après tout, au fil du temps, le champ d'activité s'élargit, de plus en plus de nouveaux types de services apparaissent qui ne sont pas inclus dans OKUN.
Ainsi, le 4 avril 2012, le ministère des Finances dans la lettre n° 03-01-15/3-74 précise que les types de services payants fournis à la population ne se limitent pas aux types de services inclus dans OKUN.

A ce jour, la réglementation ne prévoit pas une liste exhaustive des types d'activités de prestation de services à la population pour lesquelles il est possible de ne pas utiliser de caisses enregistreuses, se limitant à l'émission de formulaires de déclaration stricte (SRF).

Ainsi, les contribuables peuvent déterminer de manière indépendante s'ils peuvent utiliser BSO dans leurs activités sans utiliser d'équipement de caisse enregistreuse. Bien sûr, vous devez faire preuve de bon sens en procédant ainsi. Car si le type d'activité ne peut être considéré que dans une certaine mesure comme la fourniture de services à la population, alors en utilisant le BSO, les contribuables risquent de tomber dans la catégorie des contrevenants à la législation en vigueur, la procédure d'utilisation des caisses enregistreuses, avec toutes les conséquences qui en découlent sous forme de sanctions et de responsabilité administrative. De plus, les formulaires ne sont pas utilisés lors de la vente de biens au public.

Les organisations et les entrepreneurs élaborent indépendamment des formulaires et approuvent leur formulaire sur ordre du gestionnaire.
Les mentions obligatoires que doit contenir le BSO sont précisées au troisième alinéa du Règlement :

• Nom du document, série et numéro à six chiffres ;
• Nom de l'organisation indiquant la forme organisationnelle et juridique ;
• Localisation de l'organisation ;
• Type de services fournis ;
• Coût de la prestation ;
• Le montant de l'argent liquide reçu, ou le montant du paiement par carte de paiement ;
• Date de paiement et date de préparation du document ;
• Poste, indiquant le nom complet de la personne responsable, la signature personnelle et le sceau de l'organisation ;
• Autres informations qui complètent le document pour déterminer les spécificités du service fourni.

Nous ne considérons pas ici les formulaires BSO agréés pour certains types d'activités, telles que la fourniture de services de transport de passagers, la fourniture de services par des institutions culturelles, etc. Pour certains types d'activités, des formulaires BSO spéciaux ont été approuvés, qui ne sont utilisés que par les organisations fournissant de tels services.
Nous énumérerons uniquement les types de formulaires de déclaration stricte approuvés utilisés par les organisations fournissant les services concernés.

Liste des formulaires agréés (BSO) pour les règlements avec la population

Nom de l'OSF	Type de prestation	Code de service pour OKUN
Forfait touristique
Reçu de prime d'assurance (formulaire n° A-7)	assurance
Billet de promesse de don	Services de prêteur sur gages pour l'émission de prêts garantis par des biens
Récépissé de sécurité	Services de prêteur sur gages pour le stockage de biens
Reçu de paiement pour les services de gazéification et de fourniture de gaz	Services de gazéification et de fourniture de gaz
Reçu de paiement des services vétérinaires	Services vétérinaires
Différents types de billets	Services de transports ferroviaires
Billet de cinéma	Services des institutions de cinéma et de distribution de films
Billet, abonnement, forfait excursion	Services d'entreprises de théâtre et de divertissement, organismes de concerts, groupes philharmoniques, services d'entreprises de cirque, zoos, musées, parcs (jardins) de culture et de loisirs, etc.	051200-051400, 052000, 053000
Itinéraire/reçu pour billet passager électronique et reçu de bagages dans l'aviation civile	Services de transport aérien de passagers
Récépissé électronique de document polyvalent	Services de transport de passagers, incl. services supplémentaires pour le transport de bagages et de marchandises par voie aérienne

D'autres contribuables qui fournissent des services payants à la population de nature différente élaborent eux-mêmes des formulaires de déclaration stricts.

Afin d'utiliser des formulaires de déclaration stricts développés de manière indépendante, utilisés à la place d'une caisse enregistreuse, les exigences suivantes doivent être prises en compte. Les BSO auto-développés devraient :

• Contenir tous les détails énumérés dans le Règlement ;
• Doit être produit soit par impression, soit par un système automatisé.

Faites attention!

Les formulaires (BSO) établis d'une manière différente ne peuvent remplacer un reçu de caisse. Vous ne pouvez pas utiliser de formulaires créés sur un ordinateur et imprimés sur une imprimante ordinaire.
Une question fréquemment posée par les contribuables est la suivante :

Est-il possible d'utiliser n'importe quel document remplaçant un reçu de caisse, comme un BSO, lors d'une panne de courant ?

Non, si une organisation n'a pas le droit d'utiliser des formulaires de déclaration stricts pour son type d'activité, alors un reçu de caisse ne peut pas être remplacé par un formulaire de déclaration stricte lors d'une panne de courant.

Auparavant, pour remplacer un reçu de caisse dans ce cas, un formulaire spécial approuvé par le ministère des Finances était utilisé. Cependant, avec l'entrée en vigueur de la loi n° 54-FZ du 22 mai 2003, l'utilisation de ce formulaire est illégale. Puisque la loi ne contient pas d'instructions sur l'utilisation d'un formulaire spécial qui remplace un reçu de caisse en cas de panne de courant.

Ainsi, le formulaire précédemment utilisé dans de tels cas n'est pas utilisé car il est contraire à la législation en vigueur. Et en cas de panne de courant pour non-utilisation de la caisse enregistreuse, l'organisation et les personnes responsables sont tenues pour responsables en vertu de l'article 14.5 du Code administratif.

Est-il possible d'utiliser une caisse enregistreuse si le type d'activité permet d'utiliser le BSO ?

Oui, les équipements de caisse enregistreuse peuvent être utilisés à la fois par des organisations exerçant des activités pour lesquelles des formulaires BSO ont été officiellement développés, et par des organisations qui ont développé BSO de manière indépendante. Dans le même temps, lorsque vous effectuez des paiements en espèces à la population pour des services rendus, vous pouvez émettre soit un reçu de caisse, soit un formulaire de déclaration strict.

Parallèlement, pour certains types d'activités, la réglementation établit une procédure particulière dans laquelle ils sont tenus d'utiliser le BSO, sans recourir au CCP. Ainsi, la loi n° 196-FZ du 19 juillet 2007, réglementant les activités des prêteurs sur gages, a obligé les organismes fournissant des services de prêt sur gages à utiliser des formulaires agréés : tickets de prêt sur gage et récépissés de sécurité. Ainsi, les prêteurs sur gages n'ont pas le droit d'utiliser des caisses enregistreuses au lieu de formulaires de déclaration stricts.

Est-il possible d'émettre un ordre de reçu de caisse (PKO) au lieu d'un formulaire de déclaration strict ?

Non, un ordre de réception de fonds ne peut pas remplacer un formulaire de déclaration strict, car le formulaire PKO ne répond pas aux exigences du BSO et est destiné à d'autres fins. En délivrant un récépissé pour le PKO à des particuliers au lieu du BSO, l'organisation enfreint la loi et des sanctions peuvent lui être appliquées en vertu de l'article 14.5 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie pour violation de la procédure d'application du CCP. Étant donné que les violations dans le domaine d'application du BSO sont équivalentes à des violations de la procédure d'utilisation des équipements de caisse enregistreuse.

Une organisation est-elle obligée d’enregistrer les boissons sucrées développées de manière indépendante auprès du bureau des impôts ou d’autres autorités ?

Non, les organisations et les entrepreneurs individuels utilisant des formulaires de déclaration stricts développés de manière indépendante ne sont pas tenus de les enregistrer en outre auprès du Service fédéral des impôts ou auprès de toute autre autorité.

La législation réglementant la procédure d'application du BSO et la procédure de paiement en espèces ne contient pas de règles obligeant les contribuables à enregistrer le BSO auprès des agences gouvernementales. Le ministère des Finances fournit des explications similaires dans les lettres n° 03-01-15/8-250 du 25 novembre 2010 et n° 03-01-15/11-297. Un formulaire BSO élaboré de manière indépendante est approuvé par un arrêté interne du gestionnaire.

Formulaires de reporting stricts - procédures comptables

Ainsi, les organisations et les entrepreneurs individuels fournissant des services payants à la population ont le droit de ne pas utiliser de caisse enregistreuse, en donnant aux particuliers, au lieu d'un reçu de caisse, un formulaire de déclaration strict confirmant la réception de l'argent.

Comment réfléchir sur de telles formes ?
La procédure d'enregistrement et de conservation du BSO est régie par les instructions approuvées par le protocole de la Commission interministérielle d'experts de l'État sur le KKM n° 4/63-2001 du 29 juin 2001. Toutefois, étant donné que les actes juridiques réglementaires sur la base desquels les Instructions ont été élaborées ont perdu leur effet, les Instructions sont actuellement appliquées dans la mesure où elles ne contredisent pas le Règlement n° 359.

Ainsi, le chef de l'organisation, par arrêté interne, approuve la forme des formulaires de déclaration stricte élaborés et nomme un employé qui sera chargé de stocker et de délivrer les formulaires. Un accord de responsabilité financière est conclu avec ce salarié. Les formulaires doivent être conservés selon les règles définies pour la conservation des documents monétaires.

Des formulaires de déclaration stricts sont acceptés pour la comptabilité sur la base du certificat d'acceptation. L'acte est approuvé par le chef et signé par la commission. À son tour, la composition de la commission est approuvée par arrêté du chef. Cette procédure est déterminée par le Règlement n° 359.
La comptabilisation des formulaires est effectuée dans le livre de comptabilité des formulaires de documents. Vous pouvez également développer vous-même la forme du livre.

En comptabilité, refléter l'achat de formulaires de déclaration stricts comme suit :

• Débit 10 (15) Crédit 60 - BSO acquis ;
• Débit 20 (23;25;26;44...) Crédit 10 (16) – BSO transféré pour utilisation.

Pour la comptabilité analytique de BSO, est destiné le compte hors bilan 006 « Formulaires de déclaration strictes », sur lequel vous pouvez ouvrir des sous-comptes par lieu de stockage et par personnes responsables. Le compte 006 reflète le coût conditionnel des formulaires, qui peut être leur coût réel, ou conditionnel, par exemple égal à 1 rouble. Dans le même temps, la procédure de formation d'une estimation conditionnelle du SSB devrait être reflétée dans la politique comptable.

Le mouvement des formulaires est enregistré dans des feuilles de contrôle, sur la base desquelles les données sur le mouvement des BSO dans l'organisation sont reflétées dans le compte 006. À la fin du mois, les données des feuilles de contrôle sont vérifiées auprès de la comptabilité BSO. livre. Cette procédure est fixée par le Protocole n° 4/63-2001.

En comptabilité, le mouvement des BSO se traduit dans l'ordre suivant :

• Débit 006 sous-compte « BSO en comptabilité » - reflète la réception du BSO dans l'évaluation conditionnelle ;
• Débit 006 du sous-compte « BSO conformément à. Subdivisions" Crédit 006 sous-compte "BSO en comptabilité" - reflète le transfert de BSO vers une unité structurelle ;
• Crédit 006 sous-compte « BSO dans le service concerné » - les formulaires utilisés sont radiés.

Après avoir rempli le formulaire de déclaration stricte, celui-ci est égal aux documents primaires. Dans le cas où les BSO sont payés par une organisation et qu'avant leur émission, ils constituent la preuve d'obligations non remplies envers l'organisation, les formulaires sont assimilés à des documents monétaires. Le compte 50-3 « Documents de caisse » est destiné à leur comptabilité. Ces BSO comprennent les types de formulaires suivants :

• Billets de voyage ;
• bons d'essence ;
• Bons d'achat ;
• Billets de cinéma ;
• Billets de promesse de don, etc.

Les coûts de l'organisation associés à l'acquisition de BSO sont reflétés dans la comptabilité en fonction du régime fiscal applicable.

Fiscalité générale et comptabilité BSO

Comptabilité

Débit 10 Crédit 60 – Les BSO sont reflétés dans l'inventaire ;
Débit 19 Crédit 60 – La TVA est imputée sur le coût du BSO ;
Débit 68.1 Crédit 19 – le montant de la TVA est accepté en déduction.
Débit 006 – l'acquisition de BSO est reflétée dans l'évaluation conditionnelle ;
Débit 20 (44) Crédit 10 – transféré à BSO pour utilisation ;
Crédit 006 – le coût des formulaires utilisés a été radié.

Comptabilité fiscale

Comptabilisation de la TVA lors de l'achat de BSO
Faites attention!

Une organisation peut déduire la TVA sur BSO si les conditions suivantes sont remplies :

• Le montant de la TVA est reflété dans les documents du fournisseur ;
• Reçu une facture du fournisseur ;
• Les BSO sont utilisés dans les transactions soumises à la taxe sur la valeur ajoutée ;
• Les formulaires sont reflétés dans la comptabilité.

Ces conditions sont contenues à l'article 171 du Code des impôts.
Si l'organisation n'est pas assujettie à la TVA ou si les formulaires sont utilisés dans des activités non imposables, le montant de la taxe est inclus dans le coût des formulaires (clause 2 de l'article 170 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Impôt sur le revenu et dépenses liées à l'acquisition de BSO.
La comptabilisation des coûts d'achat des formulaires dépend du type de formulaires de déclaration stricts.

Une procédure comptable particulière est prévue pour les formulaires individuels. Par exemple, l'achat de chéquiers et les frais associés à leur acquisition sont inclus dans les frais liés aux services bancaires (clause 15, clause 1, article 265 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Bien que cet article du Code réglemente la comptabilité des organismes utilisant le régime fiscal simplifié, le Ministère des Finances dans la lettre n° 03-11-04/2/139 du 25 mai 2007 a donné précisément de telles explications, cependant, les organismes utilisant le régime fiscal général régime. Cette conclusion découle du paragraphe 2 de l'article 346.16 du Code.

Parallèlement, les frais liés à l'achat de chéquiers sont inscrits en charges au moment de leur paiement effectif, aussi bien selon la méthode de la comptabilité d'exercice que selon la méthode de caisse, cette procédure découle de l'alinéa 3 du paragraphe 7 de l'article 272 et du paragraphe 3 de l'article 273 du Code.
Cependant, les chéquiers n'appartiennent toujours pas à ces formulaires de déclaration stricts qui sont utilisés à la place des caisses enregistreuses. Le Code des impôts ne prévoit pas la procédure de prise en compte des frais de production de vos propres formulaires.

Les frais liés à l'acquisition ou à la réalisation de formulaires de déclaration stricts, assimilés à des chèques de caisse, sur la base des dispositions du paragraphe 2 du paragraphe 1 de l'article 254 du code, peuvent être inclus dans les dépenses matérielles, puisque ces dépenses sont directement liées aux activités. liés à la prestation de services.

En outre, ces coûts peuvent être inclus dans d'autres dépenses, telles que le coût d'achat de fournitures de bureau, conformément au paragraphe 24, paragraphe 1, de l'article 264. Les spécialistes de la direction financière principale, dans la lettre n° 03-03-02-04/1/123 du 17 mai 2005, donnent précisément de telles recommandations. Cette lettre s'adresse aux organismes appliquant le régime simplifié, cependant, il n'y a pas de contradictions ni d'interdictions d'utilisation par les contribuables sur le régime général.

Ainsi, l'organisation décide elle-même quelles dépenses incluront les coûts d'achat du SSO, après avoir préalablement établi la procédure dans ses politiques comptables.

Fiscalité simplifiée et comptabilité BSO

Il est évident que les contribuables qui appliquent le régime fiscal simplifié et paient l'impôt sur le revenu total ne prennent pas en compte les frais d'acquisition du BSO dans l'assiette fiscale, puisqu'aucune dépense, à l'exception des primes d'assurance et du montant d'une indemnité forfaitaire (pour les particuliers entrepreneurs), ne réduisent pas l’assiette fiscale de cette catégorie de contribuables.

Considérons la procédure comptable pour les contribuables qui paient des impôts sur la différence entre les revenus et les dépenses.

La comptabilisation des coûts du SSO dépend également ici du type de formulaires spécifiés.
Ainsi, les formulaires de déclaration stricts, dont la forme est officiellement approuvée et qui ne sont utilisés que dans un secteur strictement défini, sont pris en compte de manière particulière. Ainsi, nous avons évoqué ci-dessus la procédure de comptabilisation des chéquiers ; les organismes utilisant le régime fiscal simplifié prennent en compte les coûts d'achat des BSO spéciaux dans le même ordre.

Quant aux formulaires de déclaration stricts, qui sont utilisés à la place d'une caisse enregistreuse, la comptabilisation des coûts qui y sont associés n'est pas prescrite par la loi. Ainsi, les organisations et les entrepreneurs bénéficiant du régime fiscal simplifié peuvent les prendre en compte soit dans les coûts liés à l'achat de fournitures de bureau, soit dans les coûts matériels. Dans le même temps, les contribuables uniques incluent la TVA sur les formulaires dans le coût du BSO. Les frais d'acquisition de BSO ne sont inclus dans les charges qu'après leur paiement effectif.

Comptabilisation du BSO par les payeurs de l'UTII

Étant donné que les contribuables de l'impôt imputé ne prennent pas en compte les coûts des activités sur l'UTII lors du paiement de l'impôt sur les revenus imputés, les dépenses liées à l'acquisition de BSO n'affectent pas le montant de l'impôt.

Si OSNO est appliqué et UTII est payé

Les contribuables bénéficiant du régime général peuvent utiliser des formulaires de déclaration stricts aussi bien dans les activités transférées au paiement de l'UTII que dans les activités relevant du régime général.

Ainsi, le coût des BSO émis lors de la fourniture de services sur OSNO est pris en compte de la manière prescrite pour le système conventionnel. Après tout, en émettant un formulaire de déclaration strict au lieu d'un reçu de caisse, vous pouvez déterminer clairement combien de formulaires sont utilisés dans différents types d'activités. Ainsi, les dépenses de sécurité sociale, lors de l'exercice de différents types d'activités dans différents régimes fiscaux, sont prises en compte séparément, par calcul direct.

Toutefois, si dans certains cas, l'organisation ne peut pas établir clairement dans quelle activité un certain nombre de formulaires est utilisé, les dépenses doivent être réparties proportionnellement aux revenus pour chaque type d'activité. Cette procédure est fixée par le 9° de l'article 274 du Code général des impôts.

Ainsi, des difficultés de classement des dépenses selon BSO par type d'activité peuvent survenir lors de la détermination du montant des dépenses à partir d'un chéquier. Car un chéquier est émis par compte courant, et non plusieurs pour chaque type d'activité.

Comment déterminer la part des revenus d'une activité
La part des revenus par type d'activité est calculée selon la formule suivante

Coûts associés à l'acquisition de BSO liés aux activités chez OSNO, calculer à l'aide de la formule suivante

Frais d'acquisition de BSO pris en compte en charges sous OSNO

Part des revenus des activités à OSNO

Calculer la part des dépenses d'acquisition de BSO liées aux activités sur l'UTII comme suit :

Part des dépenses de sécurité sociale pour les activités sur l'UTII

Montant total des dépenses pour la sécurité sociale (hors TVA)

Part des dépenses sur BSO pour les activités sur OSNO

Les coûts d'achat des formulaires doivent être répartis par type d'activité en fonction des résultats de chaque mois. La part des dépenses liées aux activités du système général est incluse dans les coûts, conformément à la procédure adoptée dans l'organisation pour comptabiliser ces coûts, selon la méthode de la comptabilité d'exercice tout au long de l'année. La part des dépenses de sécurité sociale liée aux activités imputées ne réduit pas l'assiette fiscale. De même, la TVA en quote-part de ces dépenses n'est pas déductible.

La procédure de détermination du montant de la TVA sur les dépenses réparties est définie à la clause 4 de l'article 170 du Code des impôts de la Fédération de Russie.
Vous pouvez déterminer le montant de TVA à déduire grâce à la formule suivante

TVA sur les dépenses liées aux équipements de protection individuelle, acceptée en déduction

TVA sur le coût de la totalité du montant des dépenses pour BSO

Coût des marchandises vendues soumises à la TVA ____________________________ Le coût total de toutes les marchandises expédiées au cours de la même période

L'organisation déduit le montant de la TVA en tant que part des dépenses pour les activités sur le système général, et la TVA en tant que part des dépenses pour les activités sur l'UTII est incluse dans le montant des dépenses, qui, à leur tour, concernent les activités transférées au paiement. de l'impôt imputé, ne réduit pas l'assiette de l'impôt sur le revenu.

BSO – procédure d’enregistrement, de stockage et de destruction

Considérons la procédure d'établissement d'un formulaire de reporting strict en fonction des calculs.
Des formulaires de déclaration stricts sont utilisés pour les paiements en espèces au public sans utiliser de caisse enregistreuse. Lors des paiements, lorsque l'acheteur (c'est-à-dire l'acheteur de services, puisque lors de la vente de biens, un ticket de caisse ne peut être remplacé par un BSO), paie en espèces ou paie avec une carte de paiement, le vendeur lui délivre un formulaire de déclaration strict. Considérons la procédure d'enregistrement d'un BSO en fonction du mode de paiement.

Enregistrement du BSO lors du paiement en espèces

Lorsque vous recevez de l'argent d'un particulier, lors de l'enregistrement d'un BSO, vous devez procéder dans l'ordre suivant :

• Remplissez correctement le formulaire et entrez toutes les informations requises. Si, faute de certaines informations, certaines colonnes restent vides, mettez-y un tiret. A ce stade, aucune signature n’est apposée sur le formulaire ;
• Recevoir et compter l'argent du payeur ;
• Indiquer le montant reçu et placer les factures de manière à ce qu'elles restent dans le champ de vision de l'acheteur ;
• Vous pouvez maintenant signer le formulaire ;
• Comptez, après avoir annoncé au préalable, le montant de la monnaie et remettez-le à l'acheteur avec le formulaire.

Enregistrement du BSO lors du paiement par carte de paiement

Si un particulier paie par carte de paiement lors de l'enregistrement d'un BSO, procédez comme suit :

• Reprenez la carte de paiement de l'acheteur ;
• Remplissez le formulaire dans l'ordre ci-dessus. A ce stade, il n’y a pas de signature ;
• Insérez la carte de paiement dans le lecteur d'informations, attendez la confirmation du paiement ;
• Vous pouvez maintenant signer le BSO ;
• Joignez le document délivré par l'appareil après avoir effectué la transaction et, en le joignant à la carte de paiement, remettez-le à l'acheteur.

Inscription du BSO pour les moyens de paiement mixtes : carte de paiement et espèces

Il arrive que l'acheteur paie en partie avec une carte de paiement et en partie en espèces.
Dans ce cas, après avoir reçu l'argent et la carte, remplissez le formulaire, effectuez une transaction avec la carte de paiement et gardez bien en vue l'argent reçu de l'acheteur. Signez le formulaire de déclaration stricte, joignez-y la monnaie et la carte de paiement et remettez le tout ensemble à l'acheteur en précisant le montant de la monnaie.
Faites attention!
Lors de l'inscription d'un BSO, quel que soit le mode de paiement : par carte de paiement ou en espèces, vous devez remplir une copie du formulaire, qui reste à l'organisme. Si la copie n'est pas remplie, le formulaire doit alors contenir une partie détachable qui duplique les principaux détails de la partie principale du BSO.
Les cas suivants constituent des exceptions :

• Les autorités fédérales ont établi une procédure différente et spéciale pour remplir des formulaires de déclaration stricts (s'applique aux formulaires spéciaux prévus pour certains types d'activités) ;
• Les coordonnées du BSO sont renseignées à l'avance, au moment de l'impression ;
• Les détails ou une partie d'entre eux sont remplis électroniquement.

Étant donné que les organisations et les entrepreneurs utilisant BSO pour remplacer un chèque, produisant des formulaires de déclaration stricts sous forme imprimée, y incluent déjà tous les détails nécessaires, lors des paiements aux clients, il ne reste plus qu'à inscrire la date, le montant du paiement et la signature, une copie du formulaire complété reste dans l'organisation.

Destruction des BSO usagés

Les copies des formulaires utilisés ou des dos détachables sont emballées dans des sacs qui sont scellés et conservés pendant cinq ans. Cinq ans plus tard, un mois après la date de l'inventaire, les exemplaires usagés du BSO sont détruits, pour lesquels un acte de radiation des formulaires de déclaration stricte utilisés est dressé.
L'acte est signé par les membres de la commission présents lors de la destruction des formulaires. La commission est nommée par arrêté du chef.
La destruction des copies des BSO utilisés pour lesquels la période de conservation établie est expirée, ainsi que des formulaires endommagés et incomplets, peut être effectuée des manières suivantes :

• Déchirer à la main ;
• Utiliser une déchiqueteuse ;
• Détruire en brûlant ;
• Transfert à un organisme spécialisé pour une destruction ultérieure.

La méthode par laquelle les formulaires sont détruits est sélectionnée en fonction du nombre de BSO détruits.
La procédure de destruction est fixée par l'article 19 du règlement n° 359.

Responsabilité pour violation de la procédure d'application du BSO

La violation de la procédure d'utilisation et de la période de stockage du BSO est une infraction pour laquelle l'obligation fiscale est prévue, conformément à l'article 106 du Code des impôts de la Fédération de Russie, et la responsabilité administrative en vertu de l'art. 2.1 Code des infractions administratives.
Responsabilité en cas de non-émission du BSO
Le fait de ne pas émettre un formulaire de déclaration strict équivaut à un chèque sans provision. Pour une telle violation, la responsabilité administrative est prévue par l'art. 14.5 et 23.5 Code des infractions administratives :
- Pour l'organisation – de 30 à 40 mille roubles ;
- Pour un manager – de 3 à 40 mille roubles ;
- Pour le coupable (caissier-opérateur) - de 1,5 à 2 000 roubles.
En l'absence de formulaires de déclaration stricts, la responsabilité est prévue à l'art. 120 du Code des impôts, une telle violation constitue une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus et des dépenses.