Comment organiser un service RH à partir de zéro. Qu’est-ce que la gestion RH et en quoi peut-elle aider ?

La gestion des dossiers du personnel à partir de zéro, dont les instructions étape par étape sont générales, comprend l'élaboration d'un cadre réglementaire et d'un ensemble standard de documents, ainsi que la nomination d'un directeur.

Chaque entrepreneur en herbe sera intéressé par l'administration des ressources humaines à partir de zéro, des instructions étape par étape que nous examinerons ci-dessous.

Lorsque le travail est déjà établi, ces questions sont traitées par un service du personnel spécialisé.

Dans un premier temps, les changements de personnel sont gérés à temps partiel par l'un des employés - le secrétaire ou le chef comptable.

Voyons dans l'ordre comment le travail dans ce domaine est organisé et par où commencer pour un nouveau responsable du personnel.

À qui est confié le travail avec le personnel ?

La question de la gestion des dossiers du personnel en 2017 concerne toutes les entreprises qui ont des salariés.

Les pouvoirs sont attribués au salarié par arrêté.

Selon le nombre de salariés, deux options sont possibles :

1. La gestion des dossiers du personnel est assurée par le gestionnaire. Pour ce faire, il émet un arrêté approprié, qui garantit ces obligations.
2. Au fur et à mesure que les salariés sont embauchés par l'entreprise, le travail avec le personnel peut être confié à l'un d'entre eux. Un arrêté confirmant l'autorité est également émis. Les responsabilités sont également précisées dans la description de poste.

Les instructions étape par étape pour les dossiers du personnel ne sont pas définies par la loi.

Néanmoins, lors de son développement, il convient de se conformer aux réglementations, notamment GOST R 7.0.8-2013.

Bien qu'une procédure unifiée n'ait pas été établie, un plan général est prévu pour systématiser les dossiers du personnel et organiser leur tenue.

Lors de la comptabilité du personnel, vous devez également vous concentrer sur les normes de la législation du travail.

De nombreuses instructions sur le travail de bureau sont publiées. Il existe également des documents acceptés par les autorités locales.

Commençons - plan d'action

Pour conserver correctement les dossiers du personnel, vous devez commencer par l'enregistrement de la première personne - le responsable.

La manière dont ces travaux seront ensuite réalisés dépend du nombre d’employés et des spécificités des activités de l’entreprise.

Alors c'est parti - listons les principales étapes de la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro :

1. Elaboration d'une base d'informations - ouvrages de référence spécialisés, logiciels, réglementations.
2. Familiarisation avec les documents constitutifs de l'entreprise.
3. Etablir une liste des papiers qui seront à la disposition du salarié.
4. Conception du gestionnaire.
5. Préparation des normes locales, y compris les horaires du personnel et les réglementations du travail.
6. Préparation d'un exemple de contrat de travail d'entreprise.
7. Élaboration d'autres documents comptables, notamment bons de commande, livres comptables, etc.
8. Inscription d'un employé qui sera responsable de la tenue des dossiers de travail.
9. Affecter les travailleurs à leur place.

Pour résumer : la loi n'établit pas de liste stricte d'instructions pour la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro.

Ci-dessus se trouve un plan approximatif, qui commence par la préparation d'une base d'information et de documentation, l'enregistrement du directeur et des autres employés.

Examinons chacun de ces points plus en détail.

Formation du cadre réglementaire

Pour qu'une entreprise fonctionne conformément au droit du travail, vous devez vous familiariser avec toutes les exigences.

• Résolution du Comité national des statistiques n° 1 du 4 janvier 2001 ;

Pour collecter des informations, vous pouvez utiliser des ouvrages de référence spécialisés.

Le collaborateur RH doit non seulement maîtriser toutes les réglementations en vigueur, mais également être au courant de toutes les modifications apportées à la législation du travail.

Cela nécessitera une référence régulière à la réglementation.

Important: Pour être au courant des évolutions de la législation du travail, il vaut la peine d'accéder à l'une des bases de données d'information.

Un autre point est la recherche et la mise en œuvre de logiciels adaptés.

Depuis 2017, 1C est très populaire. Cependant, de nombreux programmes ont déjà surpassé ce système en termes de fonctionnalités.

L'avantage de 1C est que dans n'importe quelle ville, il y a suffisamment de spécialistes qui travaillent avec ce logiciel.

Deuxième étape - étudier la Charte

En poursuivant les instructions étape par étape, nous procédons à nous familiariser avec les documents constitutifs.

La Charte, qui est obligatoire, contient les informations suivantes :

• la procédure de nomination d'un administrateur (y compris la durée de son mandat, le montant du salaire) ;
• procédure de nomination des salariés aux postes de direction ;
• formation du personnel.

Les activités d'un employé du personnel ne doivent pas contredire les exigences des documents constitutifs.

Il doit surveiller les changements apportés à la Charte.

Quels documents le responsable du personnel doit-il avoir en main ?

À l'étape suivante, vous devez préparer des formulaires qui seront conservés au service du personnel et utilisés pour enregistrer les employés.

Regardons quelques noms.

1. Bons de commande. Des formulaires doivent être élaborés en cas d'embauche, de transfert à un autre poste et de licenciement. Elles seront conservées pendant 75 ans car ces données servent à déterminer l'ancienneté. Le deuxième groupe d'ordres concerne les ordres du personnel. Cela inclut les ordonnances concernant les vacances, les voyages d'affaires, les primes et les amendes. Un livret d'enregistrement est également en cours d'élaboration, où seront inscrites des notes sur toutes les commandes émises, ainsi qu'un carnet de déplacement professionnel.
2. . Des notes doivent être prises à leur sujet dans les trois jours suivant l'acceptation d'un nouvel employé. Il est à noter qu'en 2017, leur inscription est obligatoire même pour les entrepreneurs individuels réussis. Parallèlement à ces formulaires, un livre est ouvert pour enregistrer le mouvement des cahiers de travail et des encarts.
3. Cartes au format T-2. Ils contiennent des données clés sur les employés. Ils sont soit conservés séparément, soit classés dans un dossier personnel.
4. Forme de contrat de travail. Il sera conclu avec chaque nouveau salarié, quelle que soit sa durée d'occupation. Dans certaines situations, cela est applicable.
5. Évaluation particulière des conditions de travail (SOUT). Ces documents sont créés pour chaque lieu de travail. Ils sont remplacés dans la plupart des cas tous les 5 ans.
6. Calendrier des effectifs.
7. Réglementation locale du travail.
8. Documents sur la base desquels les salaires sont déterminés.

Ces formulaires sont obligatoires pour l'inscription au service du personnel.

Si nécessaire, des réglementations et modèles supplémentaires peuvent par exemple être émis.

Important: cela n’est pas requis par la loi, mais les descriptions de poste et les conventions collectives peuvent être utiles.

Une fois déterminée la liste des formulaires qui se trouveront dans le service du personnel, des instructions étape par étape recommandent de créer un règlement sur la tenue des dossiers du personnel.

Élaboration d'un contrat de travail type

C'est une grave erreur de penser qu'il n'est pas nécessaire de conclure un contrat de travail avec des salariés à court terme.

En fait, le document est signé par tous les employés.

La gestion des dossiers RH à partir de zéro comprend la préparation d'un modèle d'entreprise.

Le formulaire comprend les éléments suivants :

• organisation patronale complète, adresses légales et réelles ;
• coordonnées du représentant de l'employeur - nom complet ;
• coordonnées de l'employé – nom complet ;
• le poste qu'il occupera;
• durée du contrat;
• type d'activité - emploi principal ou emploi à temps partiel ;
• responsabilités professionnelles (soit une liste, soit un lien vers des instructions de travail étape par étape) ;
• taille (il est conseillé de détailler tous les détails directement dans le contrat) ;
• heures d'ouverture;
• les résultats du système d'évaluation environnementale pour un emplacement donné;
• données sur les employeurs et les employés ;
• signatures.

L'employeur peut ajouter des clauses supplémentaires au document.

Enregistrement du premier poste

Qui faut-il embaucher en premier ? Il n'est pas difficile de deviner que la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro implique d'abord la nomination d'un directeur.

Comment réaliser cette tâche ?

Beaucoup dépend de la forme organisationnelle et juridique de l’entreprise. Considérons trois situations typiques.

1. Organisation avec des fondateurs. Dans ce cas, ce seront eux qui signeront l’arrêté nommant le directeur.
2. Entreprise individuelle (ou organisation avec un seul fondateur). Ensuite, l'entrepreneur individuel lui-même (ou le fondateur) signera l'accord à la fois pour lui-même et pour le salarié.
3. Le directeur est nommé sur la base des résultats des élections. Ensuite, la deuxième partie au contrat de travail sera le président de l'organe élu.

Important: Quel que soit celui qui nomme le directeur, deux opérations restent obligatoires : la signature d'un contrat de travail et l'émission d'un arrêté d'embauche du directeur.

L'employé du personnel est tenu de suivre l'ordre chronologique d'émission des ordres.

La nomination du directeur sera la première et devra comporter la date à laquelle il commencera à exercer ses fonctions.

À l’avenir, vous devrez vous assurer que toutes les commandes sont numérotées par ordre chronologique. Ce point est vérifié par les autorités de contrôle.

Inscription des salariés pour d'autres emplois

Selon les instructions étape par étape, après le directeur, vous devez nommer un employé responsable de la tenue des dossiers de travail.

Ils appartiennent à des formulaires de déclaration stricts et nécessitent donc un traitement prudent.

Si le responsable n'a encore embauché personne et qu'il doit gérer de manière indépendante les dossiers du personnel à partir de zéro, il peut assumer ces responsabilités.

A cet effet, un arrêté correspondant est émis. Par la suite, la tenue des dossiers de travail peut être confiée à un salarié embauché. Cela se fait également sur commande.

Important: l'obligation de formaliser un arrêté de tenue des cahiers de travail en émettant un arrêté est fixée par une résolution gouvernementale.

La gestion des dossiers du personnel à partir de zéro comprend une étape supplémentaire : l'embauche d'employés.

Un ensemble de formulaires est préparé pour chaque nouvel employé, comprenant :

• contrat de travail;
• Description de l'emploi;
• ordre de nomination à un poste;
• carte individuelle T-2 ;
• et d'autres documents.

Vous devrez également remplir un cahier de travail et y mettre les notes nécessaires.

Les formulaires sont joints à la demande d'emploi et sont joints à votre dossier personnel.

Tous les documents nécessaires sont transférés au service comptable pour la suite du traitement de la paie.

Résumons ce qui précède. Les instructions étape par étape pour démarrer l’administration RH sont uniquement générales.

Ils comprennent le choix des règlements, l'établissement d'une liste des documents du personnel, l'enregistrement du directeur et des autres employés.

En 2017, comme auparavant, tous les salariés doivent signer un contrat de travail.

Cours 1 Administration RH pour débutants, contrat de travail

Gestion des dossiers RH à partir de zéro : guide étape par étape 2019

TRAVAIL RH À PARTIR DE ZÉRO :

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Donc, du personnel vous a été affecté. Par où commencer ?

1. Faisons le plein des lois, de la littérature spéciale et des programmes nécessaires. Vous aurez besoin de tout cela dans votre travail.

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2. Nous prenons des copies des documents constitutifs de l’organisation auprès de la direction et les étudions attentivement.

Les documents du personnel devront être conformes aux documents constitutifs de l'entreprise, et ne les contredire en aucune manière. Lisez dans la Charte la procédure d'embauche d'un administrateur (vous allez l'embaucher) et la procédure de fixation de son salaire, la durée pour laquelle un contrat de travail peut être conclu avec lui - certaines caractéristiques peuvent être prescrites dans la Charte. Parfois, la Charte prescrit la procédure d'embauche des principaux dirigeants et l'établissement de systèmes de rémunération pour eux (par exemple, avec l'approbation préalable de l'assemblée générale des fondateurs), voire la procédure d'approbation du tableau des effectifs.

3. Nous déterminons la liste des documents qui doivent se trouver dans la zone de travail du personnel et que nous établirons.

Il est clair que vous rédigerez dans tous les cas les documents requis par la loi. Vérifiez auprès de la direction lequel des documents facultatifs vous établirez pour l'entreprise. Vous pouvez également clarifier au préalable avec le directeur les conditions particulières qu'il souhaite voir dans le règlement intérieur du travail, dans d'autres réglementations locales et dans les formulaires de contrat de travail.

Si votre entreprise est une micro-entreprise, selon 309.2 du Code du travail de la Fédération de Russie, vous n'aurez peut-être pas besoin d'établir certains documents :

"L'employeur est une petite entreprise classée comme micro-entreprise, a le droit de refuser, en tout ou en partie, l'adoption de réglementations locales , contenant les normes du droit du travail (règlement intérieur du travail, réglementation sur la rémunération, réglementation sur les primes, horaires de travail, etc.). Dans le même temps, afin de réglementer les relations de travail et autres relations directement liées, l'employeur - une petite entreprise classée comme micro-entreprise - doit inclure dans les contrats de travail avec les employés des conditions réglementant les questions qui, conformément au droit du travail. la législation et autres actes juridiques réglementaires contenant des normes le droit du travail doit être régi par les réglementations locales..."

4. Nous enregistrons le réalisateur

Vérifiez si le directeur (PDG) est correctement enregistré. Si ce n'est pas le cas, nous enregistrons tout d'abord un directeur. C'est le premier employé ! Les documents doivent montrer à partir de quelle date le directeur travaille. Une procédure étape par étape pour postuler à un poste de directeur est disponible dans une large base de données de référence et dans le « HR Package », les exemples de documents nécessaires et les consultations thématiques sont également présents.

5. Nous établissons un tableau des effectifs, un règlement intérieur du travail et d'autres réglementations locales (voir tableau du paragraphe 3).

L'entreprise n'a sûrement pas encore de tableau des effectifs, de règlement intérieur du travail ou d'autres réglementations locales. Inventons-les. Nous coordonnons tous ces documents avec le directeur. Nous prenons en compte les commentaires et souhaits du directeur et vérifions s’ils sont contraires à la loi. Les versions toutes faites de ces documents sont convenues selon la procédure fixée par la loi (le cas échéant, en tenant compte de l'avis de l'instance représentative des salariés), puis le chef d'entreprise les approuve. Nous avons de nombreux exemples de tels documents disponibles gratuitement sur notre site Web. Il existe de nombreux autres échantillons de ce type et commentaires thématiques à leur sujet, des procédures étape par étape pour leur approbation dans une grande base de données de référence et dans le « HR Package ». Sur notre site Web, vous pouvez lire librement un nouvel article utile " Dotation : forme et contenu". Nous recommandons aux abonnés du magazine HR Practitioner de lire l'article : " Nous élaborons un règlement intérieur du travail : légal, réfléchi et avantageux pour l'employeur. et consultez les modèles de réglementations locales.

6. Nous développons une forme standard de contrat de travail qui sera conclu avec les employés.

Pour les abonnés du magazine HR Practitioner, nous recommandons le manuel suivant : "Nous embauchons un salarié : problèmes de personnel". Vous y apprendrez, entre autres, quelles conditions il est avantageux pour l'employeur d'inclure dans un contrat de travail, et quelles conditions, au contraire, sont indésirables et dangereuses.

7. Nous préparons d'autres documents dont nous aurons besoin pour effectuer le travail de personnel à l'avenir :

Nous préparons les livres comptables, les registres d'enregistrement, les feuilles de temps, les bons de commande, les contrats de responsabilité, etc.

8. Nous décidons avec la direction de la question de savoir qui conservera les dossiers de travail .

Si les employés n'ont pas encore été embauchés, le chef de l'organisation (directeur) devra d'abord tenir un registre de travail. Un ordre est émis à ce sujet. Sur notre site Web, vous trouverez un exemple d'ordre permettant au chef de l'organisation d'assumer la responsabilité de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail. Un tel arrêté est obligatoire ; il s'agit d'une exigence du décret du gouvernement de la Fédération de Russie. Dans le cas contraire, l'employeur s'expose à une amende. Par la suite, le directeur peut transférer ces pouvoirs à la personne salariée acceptée, également par arrêté. Sur notre site Internet, vous trouverez un bon de commande pour la désignation des responsables de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail >>

9. Nous enregistrons les employés au travail.

Ensuite, les employés commenceront à travailler et pour l'employé du personnel, la phase de travail quotidien commencera, il faudra tenir une feuille de temps, établir un calendrier de vacances, organiser les vacances, appliquer des incitations et des pénalités, des déplacements professionnels, des temps partiels. emplois, licenciements et bien plus encore... Nos ressources vous aideront avec tout ce site.

est une activité visant à systématisation des documents du personnel et travailler avec eux.

Le service du personnel existe dans toutes les organisations et assure un travail ininterrompu avec les documents, ainsi que l'enregistrement en temps opportun de tous les changements de la part de l'entreprise et de ses employés.

Chers lecteurs ! Nos articles parlent des moyens typiques de résoudre les problèmes juridiques, mais chaque cas est unique.

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Littérature requise

Afin de dispenser rapidement une formation au travail de bureau et d'appliquer les connaissances dans la pratique, les experts recommandent de prêter attention aux publications imprimées suivantes :

Organisation de la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro

L'organisation de la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro doit être construite par étapes comme suit :

• Installation de programmes informatiques spéciaux conçus pour effectuer une documentation compétente et d'autres questions liées à la gestion des dossiers du personnel.

Il existe aujourd'hui de nombreux programmes conçus pour répondre à ces besoins. Cependant, les chefs d'organisations choisissez traditionnellement 1C.

Cela est dû au fait qu'il existe des spécialistes dans l'installation et la maintenance de ce programme dans n'importe quelle grande ou petite ville, mais ceux qui pourraient desservir les développements innovants ne peuvent pas toujours être appelés par téléphone.

• Étudier les documents importants de l'organisation.

Tous les accords et documents soumis doivent être conformes et ne pas contredire la charte de l’organisation. Cela comporte un rôle important, tout d'abord, pour éliminer les désaccords avec la direction ou les employés.

• Acheter ou créer votre propre journal de bord.

Les documents qui seront contenus dans la gestion des archives de l'entreprise doivent être convenus avec la haute direction.

Il est nécessaire de préciser lesquels d’entre eux seront obligatoires et lesquels pourront être reportés, car ils ne seront utilisés que dans de rares cas. Il est important de savoir lesquels d'entre eux figureront dans l'horaire de travail et lesquels sur les formulaires.

• Conception du réalisateur. Il est nécessaire de vérifier l'exactitude de tous les documents, qui doivent refléter la date à laquelle le dirigeant a travaillé dans l'entreprise.
• Création d'horaires d'effectif et de règles internes qui s'appliquent à tous les employés sans exception.

Lisez notre article sur comment bien établir un planning des effectifs.

Si l'entreprise ne les dispose pas, vous devez créer ces documents. Ces documents doivent être entièrement convenus avec le chef de l'organisation et vérifiés par rapport aux cadres réglementaires. Autrement dit, il est nécessaire de savoir si les innovations ne contredisent pas la loi.

• Création d'un contrat de travail standard qui sera bénéfique pour l'organisation, mais ne contredira pas les normes juridiques.
• Ensuite, les documents de base sont requis.

Personnel je ne peux pas m'en sortir sans créer les papiers suivants :

1. formulaires de commandes;
2. accords de responsabilité;
3. journal de bord ;
4. livres de comptabilité;
5. feuille de temps de travail.
6. Après les documents, vous devez déterminer qui doit diriger et comment.

La question de leur stockage et de leur remplissage doit être décidée à temps et à l'avance. Au stade initial, lorsqu'il y a très peu de personnel au travail, cela le fondateur de l'entreprise peut s'occuper. Un arrêté spécial doit être émis à cet égard. En son absence, l’entreprise s’expose à une lourde amende.

Si à l'avenir apparaît une personne dont les responsabilités incluent le travail avec des documents, un nouvel ordre sera émis pour nommer une personne responsable.

La dernière étape consiste à recruter des employés pour un emploi.

Pour cette procédure, vous aurez besoin de :

1. commandes d'emploi;
2. enregistrement des contrats de travail;
3. disponibilité des dossiers de travail;
4. cartes pour employés;
5. un livret pour prendre en compte les dossiers de travail.

Ce n'est pas tout ce qu'un employé parti de zéro doit savoir, mais de telles actions ne sont que les premières bases dans une grande quantité d'informations qui restent à étudier dans le futur.

Vous pouvez trouver des instructions sur la gestion des dossiers du personnel.

Responsabilités d'un spécialiste RH

Un spécialiste de la gestion de bureau exerce un large éventail d’activités, couvrant tous les aspects de l’organisation liés aux salariés et à leur travail. Ainsi, les principales tâches d'un employé de bureau sont :

• Préparation des documents liés aux congés de maladie et autres certificats.
• Constitution d'un dossier personnel pour chaque salarié.
• Préparation et élaboration des feuilles de temps de travail.
• Exécuter et préparer les commandes du personnel.
• Calcul et accumulation ultérieure.

Téléchargez gratuitement un exemple de description de poste pour un commis aux ressources humaines.

En plus des tâches principales, les salariés de ce domaine d'activité ont également tâches supplémentaires, tel que:

• suivi du marché des salaires ;
• suivre et inviter les candidats à un emploi ;
• dresser une liste des postes vacants dans l'organisation ;
• élaboration de réglementations sur l'embauche et l'embauche des salariés de l'entreprise.

Parfois, un employé de ce département est chargé d'évaluer le travail des employés et de rédiger un rapport sur ce sujet.

Il est important de savoir que conformément à la législation en vigueur, un responsable du personnel ne peut divulguer les données personnelles d’un salarié à des tiers. Cette responsabilité lui incombe entièrement.

Erreurs commises dans le service RH

Dans tout travail, des erreurs peuvent être commises. La gestion des dossiers du personnel ne fait donc pas exception. Puisqu'il s'agit d'un processus complexe et qu'il est difficile pour de nombreux employés novices de mémoriser une grande quantité d'informations, les principales sont les suivantes :

1. Lors de l'inscription et du licenciement d'un salarié.

Tout d’abord, cela concerne le design. L'arrêté ne peut préciser les conditions ni la nature des travaux exécutés. Parfois, des erreurs sont commises dans les initiales ou le nom d'un salarié, ainsi que dans son unité de travail. Il est important de prendre en compte ici qu'un ordre exécuté avec des erreurs ou émis par une personne non autorisée n'est pas valide.

2. Travailler avec des cahiers de travail. Selon les règles, la série et le numéro de ce document doivent être inscrits dans le cahier de travail, ce que tout le monde ne fait pas.
3. Lors de la conclusion d'un contrat de travail. Les principales omissions sont l'absence de documents requis pour cette procédure ou l'embauche de citoyens qui ne peuvent pas exercer ce type d'activité pour des raisons de santé.
4. Ordres. Un acte réglementaire local dans une entreprise peut être émis, mais il ne contient pas la signature du chef d'entreprise. Il s’agit d’une violation flagrante et un tel document n’a aucune force.

Rétablir l'ordre dans les dossiers du personnel

Parfois, dans une petite entreprise, il arrive que de nombreuses violations s'accumulent et qu'il n'existe aucun spécialiste capable de résoudre ce problème. Si, néanmoins, une telle personne a été trouvée et qu'elle a été chargée de mettre de l'ordre dans la documentation, elle doit alors suivre en suivant les instructions étape par étape:

1. La dernière édition des règlements sera requise, ce qui aidera à résoudre de nombreux problèmes juridiques, ainsi qu'une littérature spéciale sur des sujets et des programmes relatifs au personnel qui facilitent la vie dans la gestion des dossiers du personnel.
2. Examen et vérification des documents.

Tous les documents nécessaires liés au travail de bureau doivent être disponibles. Ceux-ci incluent obligatoires, spéciaux et facultatifs.

Il est important que tout soit en bon état et à sa place.

Il vaut également la peine d’en acquérir des en option afin de vous protéger lors des inspections au bureau.

3. Étudier les souhaits du dirigeant, ainsi que la façon dont les choses se passent dans l'entreprise et si elles sont conformes aux arrêtés énoncés et aux réglementations locales. Cette étape comprend également une étude minutieuse des documents constitutifs de l’organisation.
4. Déterminer le cercle des personnes qui ont participé à l'élaboration des documents manquants et les travailleurs qui seront par la suite responsables du flux des documents et de leur sécurité.
5. Analyse du tableau des effectifs, qui doit être réalisée sous une forme unifiée.
6. Vérifier l'exécution des contrats du manager, des salariés et de travail dans l'entreprise.
7. La partie importante est l'étude des bons de travail antérieurs et des cartes personnelles des employés ; ils ne doivent contenir aucune erreur.
8. Vérification des dossiers de travail.
9. Contrôler les transferts et mouvements de salariés dans l'entreprise, les licenciements passés et en cours.
10. La dernière étape consiste à vérifier les horaires de travail de chaque salarié.

Automatisation du travail de bureau

La gestion des ressources humaines devient de plus en plus complexe au fil du temps et les entreprises grandissent. Par conséquent, la sortie de cette situation est automatisation dans le service RH. Aujourd'hui, presque toutes les organisations résolvent les problèmes de personnel à l'aide de dispositifs automatiques.

La mise en place du processus d'automatisation doit se dérouler en plusieurs étapes :

• La première étape consiste à fixer un objectif d’automatisation. Le plus souvent, il s'agit du bon fonctionnement et de l'efficacité du système installé.
• Après avoir déterminé l'efficacité, vous devez commencer à mettre en œuvre le système, c'est-à-dire créer une base de données automatique.
• Ensuite, il est nécessaire de former les employés à l'utilisation des équipements fournis.
• La saisie des données de tous les documents de l'organisation dans le système est l'étape principale. À ce stade, vous devez créer des modèles de rapport.

Pour une gestion correcte des dossiers du personnel, vous aurez besoin les programmes suivants:

1. les pré-systèmes, c'est-à-dire les programmes qui assurent la comptabilité ;
2. Systèmes de GRH. Il s'agit d'un système qui résout le problème de l'automatisation des ressources humaines. Il s'agit d'un système qui stocke des informations pour chaque employé ;
3. Système WFM. Ces programmes ont plus de fonctionnalités que les logiciels d'automatisation classiques ;
4. Les systèmes HCM résolvent les problèmes non seulement en termes d'indicateur quantitatif du personnel, mais également en termes de qualité. De tels programmes améliorent les performances des grandes entreprises d'environ 15 pour cent.

Bien entendu, vous pouvez abandonner les nouvelles technologies et effectuer des travaux selon les anciennes méthodes. Cependant, les progrès ne s'arrêtent pas et, à l'avenir, il se peut qu'en raison d'un équipement automatique incorrect, une violation du flux de documents puisse se produire, ce qui peut entraîner une amende.

Comment organiser les dossiers du personnel dans une entreprise nouvellement créée - regardez le séminaire vidéo :

Gestion des dossiers RH à partir de zéro : guide étape par étape 2019

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Donc, du personnel vous a été affecté. Par où commencer ?

1. Faisons le plein des lois, de la littérature spéciale et des programmes nécessaires. Vous aurez besoin de tout cela dans votre travail.

• Nécessaire La violation du droit du travail peut entraîner grosse amende. Par conséquent, la connaissance et le respect du droit du travail doivent être abordés de manière responsable.
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• Décidez avec la direction de la question de l'achat d'un programme dans lequel conserver les dossiers du personnel. Il existe de nombreux programmes de ce type, et beaucoup sont spécialisés et très, très pratiques. Certains contournent la fonctionnalité de 1C d'une certaine manière. Mais la plupart des entreprises conservent traditionnellement les dossiers du personnel en 1C. Le fait est qu'il existe de nombreux spécialistes du support 1C dans n'importe quelle ville, mais vous ne trouverez pas partout des spécialistes du support d'autres programmes.

2. Nous prenons des copies des documents constitutifs de l’organisation auprès de la direction et les étudions attentivement.

Les documents du personnel devront être conformes aux documents constitutifs de l'entreprise, et ne les contredire en aucune manière. Lisez dans la Charte la procédure d'embauche d'un administrateur (vous allez l'embaucher) et la procédure de fixation de son salaire, la durée pour laquelle un contrat de travail peut être conclu avec lui - certaines caractéristiques peuvent être prescrites dans la Charte. Parfois, la Charte prescrit la procédure d'embauche des principaux dirigeants et l'établissement de systèmes de rémunération pour eux (par exemple, avec l'approbation préalable de l'assemblée générale des fondateurs), voire la procédure d'approbation du tableau des effectifs.

3. Nous déterminons la liste des documents qui doivent se trouver dans la zone de travail du personnel et que nous établirons.

Il est clair que vous rédigerez dans tous les cas les documents requis par la loi. Vérifiez auprès de la direction lequel des documents facultatifs vous établirez pour l'entreprise. Vous pouvez également clarifier au préalable avec le directeur les conditions particulières qu'il souhaite voir dans le règlement intérieur du travail, dans d'autres réglementations locales et dans les formulaires de contrat de travail.

Si votre entreprise est une micro-entreprise, selon 309.2 du Code du travail de la Fédération de Russie, vous n'aurez peut-être pas besoin d'établir certains documents :

"L'employeur est une petite entreprise classée comme micro-entreprise, a le droit de refuser, en tout ou en partie, l'adoption de réglementations locales , contenant les normes du droit du travail (règlement intérieur du travail, réglementation sur la rémunération, réglementation sur les primes, horaires de travail, etc.). Dans le même temps, afin de réglementer les relations de travail et autres relations directement liées, l'employeur - une petite entreprise classée comme micro-entreprise - doit inclure dans les contrats de travail avec les employés des conditions réglementant les questions qui, conformément au droit du travail. la législation et autres actes juridiques réglementaires contenant des normes le droit du travail doit être régi par les réglementations locales..."

4. Nous enregistrons le réalisateur

Vérifiez si le directeur (PDG) est correctement enregistré. Si ce n'est pas le cas, nous enregistrons tout d'abord un directeur. C'est le premier employé ! Les documents doivent montrer à partir de quelle date le directeur travaille. Une procédure étape par étape pour postuler à un poste de directeur est disponible dans une large base de données de référence et dans le « HR Package », les exemples de documents nécessaires et les consultations thématiques sont également présents.

5. Nous établissons un tableau des effectifs, un règlement intérieur du travail et d'autres réglementations locales (voir tableau du paragraphe 3).

L'entreprise n'a sûrement pas encore de tableau des effectifs, de règlement intérieur du travail ou d'autres réglementations locales. Inventons-les. Nous coordonnons tous ces documents avec le directeur. Nous prenons en compte les commentaires et souhaits du directeur et vérifions s’ils sont contraires à la loi. Les versions toutes faites de ces documents sont convenues selon la procédure fixée par la loi (le cas échéant, en tenant compte de l'avis de l'instance représentative des salariés), puis le chef d'entreprise les approuve. Nous avons de nombreux exemples de tels documents disponibles gratuitement sur notre site Web. Il existe de nombreux autres échantillons de ce type et commentaires thématiques à leur sujet, des procédures étape par étape pour leur approbation dans une grande base de données de référence et dans le « HR Package ». Sur notre site Web, vous pouvez lire librement un nouvel article utile " Dotation : forme et contenu". Nous recommandons aux abonnés du magazine HR Practitioner de lire l'article : " Nous élaborons un règlement intérieur du travail : légal, réfléchi et avantageux pour l'employeur. et consultez les modèles de réglementations locales.

6. Nous développons une forme standard de contrat de travail qui sera conclu avec les employés.

Pour les abonnés du magazine HR Practitioner, nous recommandons le manuel suivant : "Nous embauchons un salarié : problèmes de personnel". Vous y apprendrez, entre autres, quelles conditions il est avantageux pour l'employeur d'inclure dans un contrat de travail, et quelles conditions, au contraire, sont indésirables et dangereuses.

7. Nous préparons d'autres documents dont nous aurons besoin pour effectuer le travail de personnel à l'avenir :

Nous préparons les livres comptables, les registres d'enregistrement, les feuilles de temps, les bons de commande, les contrats de responsabilité, etc.

8. Nous décidons avec la direction de la question de savoir qui conservera les dossiers de travail .

Si les employés n'ont pas encore été embauchés, le chef de l'organisation (directeur) devra d'abord tenir un registre de travail. Un ordre est émis à ce sujet. Sur notre site Web, vous trouverez un exemple d'ordre permettant au chef de l'organisation d'assumer la responsabilité de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail. Un tel arrêté est obligatoire ; il s'agit d'une exigence du décret du gouvernement de la Fédération de Russie. Dans le cas contraire, l'employeur s'expose à une amende. Par la suite, le directeur peut transférer ces pouvoirs à la personne salariée acceptée, également par arrêté. Sur notre site Internet, vous trouverez un bon de commande pour la désignation des responsables de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail >>

9. Nous enregistrons les employés au travail.

Ensuite, les employés commenceront à travailler et pour l'employé du personnel, la phase de travail quotidien commencera, il faudra tenir une feuille de temps, établir un calendrier de vacances, organiser les vacances, appliquer des incitations et des pénalités, des déplacements professionnels, des temps partiels. emplois, licenciements et bien plus encore... Nos ressources vous aideront avec tout ce site.

La nécessité de constituer des dossiers RH n'est pas une tâche si difficile, mais pas facile pour les débutants Spécialistes RH. Peut-être êtes-vous un spécialiste RH novice, ou même un comptable ou un chef de bureau chargé des RH, ou un aspirant entrepreneur. Si vous avez peu d'expérience dans ce domaine, alors notre guide vous aidera certainement. Tout est expliqué étape par étape, simple et accessible, notamment pour les débutants dans le domaine du personnel.

La gestion des dossiers du personnel est une branche d'activité qui documente les relations de travail, enregistre des informations sur la disponibilité et les mouvements du personnel, grâce à quoi les procédures relatives au personnel acquièrent une forme documentaire. Presque tous les documents personnels ont une valeur juridique. À l'aide de documents personnels utilisés comme preuves écrites, l'employeur peut prouver sa position devant le tribunal.

Étape 1. Organisez un « lieu de travail » pour un spécialiste RH.

Pour ce faire, vous avez besoin d'un programme du personnel, des textes réglementaires de la dernière édition et d'échantillons de formulaires de documents, d'exemples sur la façon de les remplir. Vous aurez besoin de tout cela dans votre travail.

La meilleure option pour la « littérature » ​​de référence est constituée de ressources pour les responsables du personnel sur Internet, de bibliothèques électroniques, de publications électroniques. Vous y trouverez de nombreux formulaires de documents nécessaires au travail du personnel et des exemples de leur remplissage, étape par étape. procédures pour les opérations de base du personnel, livres, consultations, etc.

Décidez avec la direction de la question de l'achat d'un programme dans lequel conserver les dossiers du personnel. Il existe de nombreux programmes de ce type, payants et gratuits, et beaucoup sont spécialisés et très, très pratiques.

Mais la plupart des entreprises conservent traditionnellement les dossiers du personnel en 1C. Le fait est qu'il existe de nombreux spécialistes du support 1C dans n'importe quelle ville, mais vous ne trouverez pas partout des spécialistes du support d'autres programmes.

Étape 2. Familiarisation avec les documents constitutifs de l'organisation.

Tous les documents dans le domaine du personnel doivent être conformes aux documents constitutifs de l’entreprise et ne les contredire en aucune manière. Lire dans la Charte la procédure d'embauche d'un administrateur et la fixation de son salaire, la durée pour laquelle un contrat de travail peut être conclu avec lui, certaines caractéristiques peuvent être prescrites dans la Charte ; Parfois, la Charte prescrit la procédure d'embauche des principaux dirigeants et l'établissement de systèmes de rémunération pour eux, voire la procédure d'approbation du tableau des effectifs.

Étape 3. Faites une liste des documents nécessaires à la tenue des dossiers du personnel dans votre entreprise.

Documents obligatoires qui doivent être établis et approuvés :

— le règlement intérieur du travail (articles 189, 190 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— dotation en personnel (articles 15, 57 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— calendrier des vacances (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— documents sur le traitement et la protection des données personnelles des salariés (un document établissant la procédure de traitement des données personnelles des salariés, leurs droits et obligations en la matière (si cela n'est pas établi dans le règlement intérieur du travail), consentement écrit des salariés pour le traitement et le transfert de données personnelles à des tiers, articles 86-88 du Code du travail de la Fédération de Russie, article 6 de la loi fédérale « sur les données personnelles »);

— les contrats de travail (articles 16, 56-59, 67 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— cahiers de travail (articles 65, 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225 « Sur les cahiers de travail », décret du ministère du Travail de la Russie du 10 octobre , 2003 n° 69 « Sur l'approbation des instructions pour remplir les cahiers de travail »);

— un livre pour enregistrer le mouvement des cahiers de travail et des insertions dans ceux-ci (articles 40 et 41 des Règles pour la tenue et le stockage des cahiers de travail, la production des formulaires de cahier de travail et leur fourniture aux employeurs, approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie de 16 avril 2003 N 225, décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10 octobre 2003 N 69 « Sur l'approbation des instructions pour remplir les cahiers de travail »);

— carnet de recettes et de dépenses pour la comptabilisation des formulaires de cahier de travail et des insertions dans celui-ci (articles 40 et 41 des Règles pour la tenue et le stockage des cahiers de travail, la production des formulaires de cahier de travail et leur fourniture aux employeurs, approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225, décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10.10.2003 N 69);

— feuille de temps (articles 91, 99 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

- cartes personnelles (article 12 des Règles pour la tenue et le stockage des cahiers de travail, la production des formulaires de cahier de travail et leur fourniture aux employeurs, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225) ;

- arrêtés : arrêtés d'embauche, d'octroi des congés aux salariés, de licenciement des salariés, de mutations, de déplacements professionnels, de nomination d'une personne chargée de la tenue, de l'enregistrement et de la conservation des cahiers de travail, etc. (articles 62, 68, 84.1, 193 et ​​etc. Code du travail de la Fédération de Russie, article 45 des règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, de production des formulaires de cahier de travail et de leur fourniture aux employeurs, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225 );

— motifs des ordres émis : mémos, déclarations, actes, accords, etc. (articles 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128, etc. du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— les relevés, notes, calculs et autres documents relatifs au calcul et au paiement des salaires, des indemnités de vacances, des indemnités de vacances non utilisées, des indemnités de licenciement ;

— formulaire de fiche de paie approuvé ;

- journal des inspections d'une personne morale, entrepreneur individuel, effectuées par les organismes de contrôle (supervision) de l'État, les organismes de contrôle municipaux (clause 8 de l'article 16 de la loi fédérale du 26 décembre 2008 N 294-FZ « Sur la protection de la droits des personnes morales et des entrepreneurs individuels dans la mise en œuvre du contrôle de l'État (supervision) et du contrôle municipal. La forme du journal est approuvée par arrêté du ministère du Développement économique de la Fédération de Russie du 30 avril 2009 N 141).

Il existe également des documents personnels qui deviennent obligatoires dans certaines circonstances. Vous devez vérifier auprès de la direction quels documents facultatifs doivent être établis pour l'entreprise. Parallèlement, renseignez-vous auprès du directeur général sur les conditions particulières qu'il souhaite voir dans le Règlement Intérieur du Travail, les autres réglementations locales et dans les formulaires de contrat de travail. Si le gestionnaire souhaite inclure certaines dispositions dans les documents, nous vérifions si elles contredisent la loi.

Nous rédigeons tous les documents ci-dessus et les coordonnons avec le directeur général. Nous approuvons les options finales avec le directeur.

Étape 4. Nous enregistrons le directeur général.

Tout d'abord, nous inscrivons un directeur. C'est le premier employé ! Les documents doivent montrer à partir de quelle date le directeur travaille.

Étape 5. Nous établissons un tableau des effectifs, un règlement intérieur du travail et d'autres réglementations locales.

L'entreprise n'a sûrement pas encore de tableau des effectifs, de règlement intérieur du travail ou d'autres réglementations locales. Inventons-les. Nous coordonnons tous ces documents avec le directeur. Nous prenons en compte les commentaires et souhaits du directeur et vérifions s’ils sont contraires à la loi. Le directeur approuve les versions prêtes à l'emploi des documents ci-dessus.

Veuillez noter que le tableau des effectifs a une forme unifiée et n'est pas arbitraire. Si vous rencontrez des difficultés avec le tableau des effectifs, recherchez sur Internet des exemples de remplissage du tableau des effectifs, une procédure étape par étape pour l'élaboration et l'approbation du tableau des effectifs, des séminaires thématiques et la rubrique de consultation correspondante sur le tableau des effectifs. Vous y trouverez également des exemples de diverses réglementations locales, des procédures étape par étape pour leur adoption, des consultations, des conseils pour leur rédaction, etc.

Étape 6. Nous élaborons un formulaire standard de contrat de travail.

Nous développons une forme de contrat de travail qui sera conclu avec les salariés. Nous y incluons toutes les conditions bénéfiques et nécessaires à l'entreprise. Il existe de bons modèles de contrat de travail sur Internet et comment formaliser la relation de travail en faveur de l'employeur.

Étape 7. Nous élaborons d'autres documents.

Nous préparons d'autres documents dont nous aurons besoin à l'avenir pour effectuer le travail du personnel : des livres comptables, des journaux d'enregistrement, des feuilles de temps, des bons de commande, un accord de responsabilité, etc. Dans les articles « Exemples de documents », vous pouvez prendre les formes de ceux-ci. documents et imprimez-les. Si nécessaire, familiarisez-vous avec des exemples de remplissage.

Étape 8. Tenue des cahiers de travail.

Nous décidons avec la direction de la question de savoir qui conservera les dossiers de travail. Puisque les travailleurs n'ont pas encore été embauchés, vous devrez d'abord tenir des registres de travail. Nous émettons un arrêté pour assumer la responsabilité de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail. Par la suite, vous pourrez transférer ces pouvoirs au salarié du personnel accepté, également par arrêté.

Étape 9. Nous enregistrons les employés au travail.

Vous pouvez le voir ici. A ce stade, il est nécessaire d'établir de nombreux documents : contrats de travail, bons de travail, cartes personnelles, cahiers de travail, livret de travail, etc. Recherchez des formulaires et des échantillons de tous ces documents, ainsi que des conseils pour leur préparation sur l'Internet.

Là encore, la littérature méthodologique et les guides pratiques, également accessibles au public sur les portails du personnel, peuvent être utiles. Une fois cette procédure terminée, des journées de travail vous attendent : tenue des feuilles de temps et des plannings de vacances, traitement des vacances, des déplacements professionnels et des arrêts maladie, incitations, pénalités, mutations et licenciements, etc.