Quels journaux de documents personnels sont nécessaires ?

Descriptif complet

Journal des certificats et copies des documents

Utilisé pour enregistrer les documents délivrés par le service du personnel à la demande du salarié.
Sur demande écrite du salarié, l'employeur est tenu, au plus tard trois jours ouvrables à compter de la date de dépôt de cette demande, de fournir au salarié des copies des documents liés au travail (copies d'un ordre d'emploi, ordres de transfert à un autre emploi, un arrêté de licenciement ; des extraits du cahier de travail ; des attestations de salaire, des cotisations d'assurance accumulées et effectivement payées pour l'assurance pension obligatoire, la période de travail auprès d'un employeur donné, etc.). Les copies des documents liés au travail doivent être dûment certifiées conformes et fournies gratuitement à l'employé.
(Code du travail de la Fédération de Russie, partie III, article 62)

Une attestation de travail est destinée à confirmer les faits suivants : lieu de travail effectif, poste ou profession, ancienneté, salaire, etc. Les attestations sont délivrées sur papier à en-tête de l’organisation contenant les coordonnées, l’adresse et le numéro de téléphone de l’organisation. La quantité d'informations contenues dans le certificat de travail dépend de l'adresse de sa soumission. Par conséquent, l'inspecteur du personnel doit avertir le salarié que la demande de délivrance d'un certificat doit préciser la composition des informations et également indiquer l'adresse de leur soumission. Par exemple : ambassade étrangère, OVIR, tribunal, police, etc.

Une copie du livret de travail ou un extrait de celui-ci est délivrée au salarié sur sa demande écrite au plus tard 3 jours à compter de la date de dépôt de cette demande (article 62 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Une copie d'un document est un document qui reproduit intégralement les informations du document original et toutes ses caractéristiques externes ou une partie de celles-ci, et n'a aucune force juridique.

GOST R 51141-98 « Gestion de bureau et archivage. Termes et définitions"

Pour donner une force juridique à une copie, elle doit être certifiée conforme. Une copie certifiée conforme d'un document est une copie sur laquelle, selon la procédure établie, sont apposées les mentions nécessaires, lui conférant force juridique.

Le détail de la « Marque de certification de copie » est décrit dans GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés ». Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la préparation des documents » (clause 3.26). Cette marque comprend :

Certification « correct » ;
position de la personne qui a certifié la copie ;
signature personnelle;
décryptage de la signature (initiales, nom) ; date de certification.

Du fait qu'une copie du cahier de travail ou un extrait de celui-ci est remis au salarié, une marque sur la certification de la copie est complétée par un sceau de l'organisation ou du service du personnel. Si une copie du cahier de travail ou un extrait de celui-ci se trouve sur plusieurs pages, alors une note sur la certification de la copie, si nécessaire, peut être placée à la fin de chaque page.

L'employeur ou une personne spécialement autorisée par lui, qui par arrêté (instruction de l'employeur) a été désignée responsable de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail, a le droit de délivrer au salarié une copie certifiée conforme du cahier de travail ou un extrait de celui-ci.
L'enregistrement est un enregistrement de données comptables sur un document sous une forme prescrite, enregistrant le fait de sa création, de son envoi ou de sa réception.
(GOST R 51141-98)

L'inscription est la confirmation de la création ou de la réception d'un document à une certaine heure (jour) en le saisissant dans le formulaire d'inscription, en attribuant un numéro et en enregistrant les données de base sur le document. Comme il ressort de la définition, l'enregistrement donne tout d'abord force juridique au document, car enregistre le fait de sa création ou de sa réception. Tant que le document n'est pas enregistré, n'a pas reçu son numéro, il n'est pas formalisé et ne semble pas encore exister.

Veuillez noter que conformément au paragraphe « g » de l'art. 358 Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvés. Rosarkhiv 06.10.00, pour les journaux de références et copies de documents, une durée de conservation de 3 ans est fixée (à compter de la date de clôture du journal).

Champs à remplir

1. Non.
2.Dates
3. Nom complet de l'employé
4. Certificat, copie, extrait
5. Contenu du nom du document de certificat
6. Nom de l'organisation
7. Délivré un certificat/copie
8. Signature de l'employé

IMPORTANT : Le journal d'enregistrement des certificats et des copies de documents n'est PAS lacé, mais uniquement préparé pour le laçage : le journal comporte des trous traversants et une inscription de certification sur la dernière page du journal. Toutes les pages du magazine sont numérotées.

Le journal des attestations délivrées aux salariés facilite la recherche des informations nécessaires et permet de réaliser des échantillons à des fins statistiques. Découvrez comment le remplir et le maintenir correctement, téléchargez un exemple

Lisez notre article :

Comment remplir et tenir à jour un journal d'enregistrement de certificat

Le journal des attestations délivrées aux salariés facilite la recherche des informations nécessaires et permet de réaliser des échantillons à des fins statistiques. De plus, le manager, sur la base du registre, peut suivre la mise en œuvre des tâches pertinentes pour déterminer le volume de travail effectué, évaluer l'efficacité du service RH, etc.

Il n'existe pas de formulaire approuvé pour l'enregistrement des certificats en 2019 ; chaque entreprise a le droit de les conserver sous quelque forme que ce soit. Vous pouvez acheter un formulaire prêt à l'emploi et le remplir, ou vous pouvez créer le vôtre selon notre échantillon en imprimant le formulaire.

Certaines entreprises conservent des enregistrements des certificats délivrés sous forme électronique, en utilisant MS Excel ou des programmes spéciaux pour organiser le flux de documents.

Quelle que soit la forme sous laquelle le magazine existe dans l'organisation, sa structure sera, sinon la même, du moins très similaire. Si un grand nombre de documents sont en cours de traitement, il est permis d'organiser leur comptabilité différenciée - par exemple, par type, par service, etc.

Si le commis établit lui-même le journal, il peut utiliser un simple cahier A4, le titrer de manière appropriée avec le nom de l'entreprise, marquer également la date de début de la comptabilité sur la couverture et laisser un espace pour la date de fin ultérieure.

Dans le journal d'enregistrement des certificats en 2019, il convient de numéroter les pages, de les coudre, en faisant une inscription de certification « le nombre de feuilles du journal est cousu et agrafé », revêtue de la signature du gérant et tamponnée.

La première feuille contiendra la section « Employés chargés de la tenue du journal » selon la taille de l'entreprise, 2 à 3 feuilles pourront lui être attribuées ;

Le magazine existe en un seul exemplaire, il est donc géré par une seule personne à la fois. Il s'agit généralement d'un employé du personnel ou d'un secrétaire de bureau. Il ne devrait y avoir aucune difficulté à remplir cette section. Il est conçu sous la forme d'un tableau pratique avec des colonnes :

• numéro de série;
• débuter avec le magazine ;
• travaux de finition;
• Nom complet de la personne responsable ;
• sa position;
• les détails de l'ordre du gestionnaire, sur la base duquel cet employé se voit confier la responsabilité de l'enregistrement ;
• signature.

La section principale du formulaire est également présentée sous forme de tableau et contient les informations suivantes :

• numéro de ligne. Pour chaque document délivré, il y a une ligne distincte, sans espaces entre eux, afin d'éviter un enregistrement « rétroactif » ;
• la date de délivrance du certificat, qui coïncide avec la date indiquée sur le document lui-même ;
• Nom complet du salarié qui a demandé le document, son poste ;
• contenu du document (sur le montant du salaire, sur les cotisations à la Caisse de pension, sur la période de travail, etc.) ;
• Nom complet et fonction de l'employé émetteur ;
• objet de l'émission, lieu de mise à disposition ;
• signature du demandeur à réception. Si le document n'a pas été remis en personne, il est nécessaire d'enregistrer comment il a été remis au salarié (lettre recommandée, coursier) ;
• Il est conseillé de créer une colonne supplémentaire pour les notes dans les cas non standard (par exemple, pour y saisir les détails sortants, le cas échéant)

L’ordre des colonnes et les en-têtes de colonnes doivent être identiques sur chaque page. Lorsque le magazine se termine, il est envoyé aux archives et un nouveau commence. Dans ce cas, il faut numéroter les volumes par ordre chronologique.

Corrections de bugs

Les corrections dans le journal d'enregistrement du certificat sont acceptables. Une entrée erronée est barrée d'une ligne nette, et les informations correctes sont inscrites soit au-dessus de celle barrée, soit, si l'espace le permet, sur une ligne en dessous (sans attribuer un nouveau numéro de série à cette ligne).

Si vous le tapez vous-même au départ, il serait sage de ne pas économiser de l'espace papier et d'agrandir les lignes en hauteur, puis si nécessaire, apportez des corrections, vous n'aurez pas à en faire de plus petites, et la tache ne paraîtra pas illisible et négligent.

Veuillez noter

Vous avez perdu ou endommagé votre document personnel ? sur ce qu'il faut faire dans de telles situations, ce qui peut être restauré et comment, et ce qui ne peut pas être restauré

Après avoir effectué la correction selon toutes les règles, il faut apposer à côté de celle-ci l'inscription « Croyez celui corrigé », ainsi que les signatures des personnes : celles chargées de la tenue du journal et celle qui a délivré le certificat (s’il s’agit de la même personne, bien entendu, il n’y aura qu’une seule signature).

Combien de temps conserver le magazine

Conformément au paragraphe « g » de l'art. 358 « Liste des documents standards de gestion générés dans les activités des organisations », indiquant les durées de conservation, approuvées par les Archives fédérales le 10/06/00, pour les journaux de références et les copies de documents, une durée de conservation de 3 ans (à compter de la clôture date) est établie.

1. Dossiers de travail et sanitaires (si disponibles).
2. Informations sur le montant du salaire.
3. Informations sur l'expérience d'assurance et informations personnalisées sur la personne assurée.
4. Copies des actes, instructions et arrêtés sur l'activité professionnelle de la personne qui part.

Tous les documents délivrés lors du licenciement doivent être complétés et certifiés avec le sceau de l'organisation.

Cahier de travail

Il s’agit du document principal sur l’activité professionnelle et l’ancienneté d’une personne. En cas de retard de délivrance, l'employeur peut être condamné à une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles.

La délivrance des documents en cas de licenciement, en particulier les formes de travail et les dossiers médicaux personnels, doivent être consignées dans des journaux spéciaux.

Dossier médical personnel

Tous les travailleurs impliqués dans la production, le stockage, le transport et la vente de produits alimentaires, l'eau potable, l'éducation et l'éducation des enfants, les services publics et les services aux consommateurs sont tenus d'avoir des livres médicaux. En cas de rupture d'un contrat de travail, l'employeur est tenu de restituer le carnet médical, même s'il a été délivré à ses frais. Des explications détaillées sur le dossier médical personnel peuvent être lues dans la lettre de Rospotrebnadzor du 10 novembre 2015 n° 01/13734-15-32.

2-NDFL

Contient des informations sur le montant des revenus depuis le début de l'année civile et jusqu'à la date de résiliation du contrat incluse. L'indemnisation des vacances non utilisées est reflétée dans l'attestation, mais le montant de l'indemnité de départ (le cas échéant), qui n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques, n'est pas inclus dans l'attestation (pour plus de détails, voir Lettre du Ministère des Finances du mois d'avril 18, 2012 n° 03-04-06/8-118).

Attestation de salaire

Délivré sous la forme approuvée par arrêté du ministère du Travail du 30 avril 2013 n° 182n. Comprend des informations sur les données personnelles de l’employé et le montant de ses gains pour l’année en cours et les deux années précédentes.

SZV-M

Ce formulaire comprend les informations du mois de départ de la personne ; dans la quatrième section, seules les informations sur la personne licenciée sont indiquées.

Formulaire de rapport

Certificat d'expérience en assurance

Ici, vous devez indiquer des informations sur les cotisations d'assurance supplémentaires calculées, retenues et transférées pour la partie capitalisée de la pension du travail. Cette obligation est établie par la loi fédérale n° 56-FZ du 30 avril 2008.

Données personnalisées sur l'assuré

La troisième section est terminée. Le délai s'étend du début du trimestre jusqu'à la date du licenciement.

Autres documents

Les documents nécessaires lors du licenciement d'un employé dans chaque cas spécifique sont décidés par l'employé lui-même (à l'exception de ceux qui doivent être délivrés - qui sont tous répertoriés ci-dessus). Par exemple, un ancien employé peut souhaiter avoir toutes les copies des règlements liés à ses activités officielles :

• sur l'admission;
• mobile;
• traductions;
• licenciement, etc

Si le salarié a demandé par écrit l'ensemble de ces instructions et ordres avant la date de son départ, ces copies doivent être délivrées le dernier jour de service. Si la personne en fait la demande après son départ, les RH disposent de trois jours pour préparer les copies nécessaires.

Transfert de dossiers

Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, l'organisation est bien entendu obligée de conclure un règlement avec lui et de délivrer les originaux et les copies des documents indiqués ci-dessus. Cependant, dans certains cas, l'employé est également obligé d'effectuer certaines actions, par exemple :

• conception ;
• transférer les cas qui étaient dans son travail.

Ces cas ne sont pas réglementés par la loi, mais dans certains cas, par exemple lorsqu'ils sont exécutés, ils sont nécessaires.

Le journal des attestations délivrées aux salariés facilite la recherche des informations nécessaires et permet de réaliser des échantillons à des fins statistiques. Découvrez comment le remplir et le maintenir correctement, téléchargez un exemple

Lisez notre article :

Comment remplir et tenir à jour un journal d'enregistrement de certificat

Le journal des attestations délivrées aux salariés facilite la recherche des informations nécessaires et permet de réaliser des échantillons à des fins statistiques. De plus, le manager, sur la base du registre, peut suivre la mise en œuvre des tâches pertinentes pour déterminer le volume de travail effectué, évaluer l'efficacité du service RH, etc.

Il n'existe pas de formulaire approuvé pour l'enregistrement des certificats en 2019 ; chaque entreprise a le droit de les conserver sous quelque forme que ce soit. Vous pouvez acheter un formulaire prêt à l'emploi et le remplir, ou vous pouvez créer le vôtre selon notre échantillon en imprimant le formulaire.

Certaines entreprises conservent des enregistrements des certificats délivrés sous forme électronique, en utilisant MS Excel ou des programmes spéciaux pour organiser le flux de documents.

Quelle que soit la forme sous laquelle le magazine existe dans l'organisation, sa structure sera, sinon la même, du moins très similaire. Si un grand nombre de documents sont en cours de traitement, il est permis d'organiser leur comptabilité différenciée - par exemple, par type, par service, etc.

Si le commis établit lui-même le journal, il peut utiliser un simple cahier A4, le titrer de manière appropriée avec le nom de l'entreprise, marquer également la date de début de la comptabilité sur la couverture et laisser un espace pour la date de fin ultérieure.

Dans le journal d'enregistrement des certificats en 2019, il convient de numéroter les pages, de les coudre, en faisant une inscription de certification « le nombre de feuilles du journal est cousu et agrafé », revêtue de la signature du gérant et tamponnée.

La première feuille contiendra la section « Employés chargés de la tenue du journal » selon la taille de l'entreprise, 2 à 3 feuilles pourront lui être attribuées ;

Le magazine existe en un seul exemplaire, il est donc géré par une seule personne à la fois. Il s'agit généralement d'un employé du personnel ou d'un secrétaire de bureau. Il ne devrait y avoir aucune difficulté à remplir cette section. Il est conçu sous la forme d'un tableau pratique avec des colonnes :

• numéro de série;
• débuter avec le magazine ;
• travaux de finition;
• Nom complet de la personne responsable ;
• sa position;
• les détails de l'ordre du gestionnaire, sur la base duquel cet employé se voit confier la responsabilité de l'enregistrement ;
• signature.

La section principale du formulaire est également présentée sous forme de tableau et contient les informations suivantes :

• numéro de ligne. Pour chaque document délivré, il y a une ligne distincte, sans espaces entre eux, afin d'éviter un enregistrement « rétroactif » ;
• la date de délivrance du certificat, qui coïncide avec la date indiquée sur le document lui-même ;
• Nom complet du salarié qui a demandé le document, son poste ;
• contenu du document (sur le montant du salaire, sur les cotisations à la Caisse de pension, sur la période de travail, etc.) ;
• Nom complet et fonction de l'employé émetteur ;
• objet de l'émission, lieu de mise à disposition ;
• signature du demandeur à réception. Si le document n'a pas été remis en personne, il est nécessaire d'enregistrer comment il a été remis au salarié (lettre recommandée, coursier) ;
• Il est conseillé de créer une colonne supplémentaire pour les notes dans les cas non standard (par exemple, pour y saisir les détails sortants, le cas échéant)

L’ordre des colonnes et les en-têtes de colonnes doivent être identiques sur chaque page. Lorsque le magazine se termine, il est envoyé aux archives et un nouveau commence. Dans ce cas, il faut numéroter les volumes par ordre chronologique.

Corrections de bugs

Les corrections dans le journal d'enregistrement du certificat sont acceptables. Une entrée erronée est barrée d'une ligne nette, et les informations correctes sont inscrites soit au-dessus de celle barrée, soit, si l'espace le permet, sur une ligne en dessous (sans attribuer un nouveau numéro de série à cette ligne).

Si vous le tapez vous-même au départ, il serait sage de ne pas économiser de l'espace papier et d'agrandir les lignes en hauteur, puis si nécessaire, apportez des corrections, vous n'aurez pas à en faire de plus petites, et la tache ne paraîtra pas illisible et négligent.

Veuillez noter

Vous avez perdu ou endommagé votre document personnel ? sur ce qu'il faut faire dans de telles situations, ce qui peut être restauré et comment, et ce qui ne peut pas être restauré

Après avoir effectué la correction selon toutes les règles, il faut apposer à côté de celle-ci l'inscription « Croyez celui corrigé », ainsi que les signatures des personnes : celles chargées de la tenue du journal et celle qui a délivré le certificat (s’il s’agit de la même personne, bien entendu, il n’y aura qu’une seule signature).

Combien de temps conserver le magazine

Conformément au paragraphe « g » de l'art. 358 « Liste des documents standards de gestion générés dans les activités des organisations », indiquant les durées de conservation, approuvées par les Archives fédérales le 10/06/00, pour les journaux de références et les copies de documents, une durée de conservation de 3 ans (à compter de la clôture date) est établie.

Chers collègues, nous avons publié un magazine « vide » - avec des titres de colonnes vides.

Si vous décidez de tenir un journal de comptabilité/enregistrement de tous documents ou événements difficiles à trouver en vente, vous pouvez acheter notre journal « vierge » et remplir à votre manière les « rubriques » de sa colonne.

Nous fournissons ci-dessous des exemples de remplissage du contenu des revues :

• Journal d'enregistrement des attestations délivrées aux salariés
• Journal d'enregistrement et de comptabilité des documents délivrés aux salariés
• Journal d'affectation des tâches
• Registre des actes
• Journal d'enregistrement des notes officielles (mémos, notes explicatives, etc.)
• Journal d'enregistrement et de comptabilité des cartes personnelles

Le magazine est « vierge » - avec des titres vierges, le graphique est publié dans un format pratique (A4, livre).

La couverture est épaisse et résistante (carton épais brillant 300 g + PVC).

Papier blanc de haute qualité 80 g 72 pages.

Les lignes sont claires. Dans ce cas, les lignes correspondent. Plus de 2100 lignes d'entrées. La largeur des colonnes est pratique.

La page de titre d'un magazine « vide » - avec des titres vides, le graphique ressemble à ceci :

Ainsi, sur la page de titre d'un journal « vide » - avec des en-têtes vides, la colonne est remplie indépendamment avec le nom de l'employeur, et il est également écrit qu'il est enregistré/comptabilisé dans le journal. Donnons des exemples.

Exemple 2

Colonne « Démarré : « ___ »_________20___. » complété à l'ouverture du journal. Colonne « Terminé : « ___ » _________20___. rempli à la fermeture du journal.

Sur les deuxième et troisième pages du magazine se trouve une section « Employés responsables de la maintenance du magazine ».

Les pages restantes du journal contiennent des colonnes vides – 5 colonnes sur chaque page. La première colonne est légèrement plus étroite, les autres ont la même largeur. En plus de la ligne d'en-tête, chaque page comporte 30 lignes à remplir.

Si vous souhaitez tenir un journal avec quelques colonnes (1 à 5), vous pouvez alors faire des entrées sur chaque page. Si vous envisagez de tenir un journal avec plus de colonnes (6 à 10), vous pouvez le garder « étalé » ; les lignes sur les pages de gauche et de droite sont exactement opposées.

Exemples de remplissage du contenu d'un journal « vide » - avec des en-têtes de colonnes vides

Exemple 1. Journal d'enregistrement des attestations délivrées aux salariés

Exemple 2. Journal d'affectation des tâches

Exemple 3. Journal d'enregistrement et de comptabilité des documents délivrés aux salariés

Exemple 4. Journal d'enregistrement des actes

Exemple 5. Journal d'enregistrement des notes officielles (mémos, notes explicatives, etc.)

Exemple 6. Journal d'enregistrement et de comptabilité des affaires personnelles

Exemple 7. Journal d'enregistrement et de comptabilité des cartes personnelles

Journal « vide » - avec des en-têtes vides, la colonne est numérotée indépendamment. De plus, le journal est cousu, scellé et certifié par le chef de l'organisation (ou toute autre personne autorisée), si cela est établi par l'employeur au niveau local (par exemple, par des instructions pour la gestion des dossiers du personnel). Dans ce cas, des inscriptions appropriées peuvent être faites à ce sujet sur la dernière page du journal.