© Ministère du Travail et du Développement social de la région de Rostov. Description de poste du chef de bureau (chef du service de gestion du bureau au sein du service de l'établissement d'enseignement préscolaire)
I. Dispositions générales1.1. Le chef du bureau répond :
1.1.1. Pour le travail du bureau, exécution rapide et de haute qualité des tâches comme prévu.
1.1.2. Pour la performance et la discipline du travail du personnel de bureau.
1.1.3. Pour la sécurité des documents (informations) contenant des secrets d'État et officiels.
1.1.4. Pour garantir des conditions de travail sûres, maintenir l'ordre et respecter les règles de sécurité incendie dans les locaux des bureaux.
1.2. Conditions de qualification : enseignement professionnel secondaire sans exigence d'expérience professionnelle ou enseignement professionnel primaire et expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 3 ans.
1.3. Dans les activités pratiques, il faut être guidé par :
1.3.1. Instructions pour le support documentaire pour la gestion d'entreprise (inv. N...).
1.3.2. Règlement du bureau (inv. N...).
1.3.3. Règlement intérieur du travail (inv. N...).
1.3.4. Règles d'hygiène et de sécurité au travail, assurant l'assainissement industriel et la protection incendie (inv. NN..., ..., ...).
1.3.5. Cette description de poste.
1.4. Il faut savoir :
1.4.1. Actes réglementaires, autres documents et matériels sur les activités du bureau.
1.4.2. Organisation du travail de bureau.
1.4.3. Structure organisationnelle de l'entreprise.
1.4.4. Un schéma de l'interaction organisationnelle du bureau avec les divisions structurelles de l'entreprise.
1.4.5. Normes de l'industrie pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative (USORD).
1.4.6. Fondements de l'organisation scientifique du travail de bureau.
1.4.7. Fondements de la législation du travail de la Fédération de Russie (en ce qui concerne).
1.4.8. Règles de fonctionnement des moyens techniques d'automatisation et de mécanisation du travail de bureau.
II. Responsabilités générales du poste
2.1. Le chef du bureau est tenu de :
2.1.1. Diriger et gérer efficacement le travail du bureau.
2.1.2. Assurer l'exécution dans les délais et de haute qualité par le bureau des tâches quotidiennes qui lui sont assignées en stricte conformité avec les procédures de travail approuvées.
2.1.3. Gérer le développement et la maintenance de la documentation de service.
2.1.4. Assurer l'utilisation rationnelle des moyens matériels, techniques et autres du bureau dans l'intérêt de l'exécution des tâches comme prévu.
2.1.5. Assurer une protection fiable des documents et informations constituant des secrets d'État et officiels.
2.1.6. Gérer la formation des subordonnés, créer les conditions pour qu'ils améliorent leurs compétences.
2.1.7. Surveiller le respect par les subordonnés des réglementations internes du travail et des exigences de sécurité.
2.1.8. Utiliser les droits accordés vis-à-vis des subordonnés pour les encourager (les tenir responsables).
III. Responsabilités professionnelles spéciales
3.1. Le chef du bureau est tenu de :
3.1.1. Assurer le traitement en temps opportun de la correspondance entrante et sortante et sa livraison à sa destination.
3.1.2. Surveiller les délais d'exécution des documents et leur bonne exécution.
3.1.3. Organiser les travaux d'enregistrement, de comptabilité, de stockage et de transfert aux unités structurelles compétentes des documents de travail de bureau en cours, y compris les ordres et instructions de la direction, sur la constitution des dossiers et leur dépôt.
3.1.4. Élaborer des instructions pour la tenue des registres dans l'entreprise et organiser leur mise en œuvre.
3.1.5. Prendre des mesures pour fournir aux employés de bureau le matériel pédagogique et de référence nécessaire, ainsi que l'inventaire, l'équipement, le matériel de bureau et les moyens techniques de travail de gestion.
3.1.6. Fournir des orientations méthodologiques pour l'organisation du travail de bureau dans les départements, le contrôle de la constitution correcte, du stockage et de la soumission en temps opportun des dossiers aux archives, l'établissement d'attestations sur le respect des délais d'exécution des documents.
3.1.7. Assurer l'impression et la reproduction des documents officiels.
3.1.8. Participer à la préparation des réunions convoquées par la direction, organiser leur maintenance technique, préparer les documents de voyage et enregistrer les employés arrivant en déplacement professionnel.
3.2. Le chef du bureau doit traiter et soumettre rapidement et entièrement les rapports et autres documents officiels aux responsables concernés.
3.3. Les horaires de travail du chef de bureau sont conformes aux normes de la législation fédérale du travail. Les horaires de travail et de repos pendant la journée de travail sont réglementés par le « Règlement intérieur du travail » de l'entreprise.
En cas de nécessité officielle, le chef du bureau peut être impliqué dans l'exercice de ses fonctions en heures supplémentaires, de la manière prescrite par les dispositions de la législation fédérale du travail.
IV. Droits des employés
4.1. Le chef du bureau a le droit :
4.1.1. Prendre des décisions afin d'assurer les activités quotidiennes du bureau - sur toutes les questions relevant de sa compétence.
4.1.2. Soumettez au directeur de l'établissement d'enseignement préscolaire vos propositions pour encourager (tenir responsables) les employés de bureau - dans les cas où vos propres pouvoirs ne suffisent pas.
4.1.3. Préparez et soumettez au directeur de l'établissement d'enseignement préscolaire vos propositions d'amélioration du travail du bureau (son financement complémentaire, sa logistique, etc.).
4.1.4. Participer aux travaux des instances collégiales de gestion lors de l'examen des questions liées au travail du bureau.
V. Responsabilité. La procédure d’évaluation du travail d’un salarié
5.1. Le chef du bureau assume la responsabilité administrative, disciplinaire et financière de :
5.1.1. Violation des dispositions des documents constitutifs sur l'organisation du travail du bureau.
5.1.2. Non-respect des instructions officielles du directeur de l'établissement d'enseignement préscolaire.
5.1.3. Non-respect des secrets d'État et officiels.
5.1.4. Utilisation illégale des pouvoirs officiels accordés, ainsi que leur utilisation à des fins personnelles.
5.2. Le principal critère d'évaluation du travail du chef du bureau est l'exhaustivité, la ponctualité et la qualité de l'exercice de ses fonctions officielles conformément aux présentes Instructions.
Le chef du service de l'établissement d'enseignement préscolaire est habilité à évaluer le travail du chef de bureau. Les pouvoirs du chef du service d'éducation préscolaire d'appliquer des incitations et des sanctions à l'encontre du chef du bureau sont déterminés par la description de poste pertinente et le Règlement sur les incitations matérielles pour les employés de l'entreprise (inv. NN ..., ... ).
1. Dispositions générales.
1.1. Cette Instruction a été élaborée conformément à l'arrêté du directeur de l'entreprise en date du 00.00.0000 N 000 (ou autre décision pertinente - veuillez l'indiquer spécifiquement).
1.2. Le chef du département de gestion de bureau appartient à la catégorie des chefs de divisions structurelles de l'entreprise.
1.3. Conditions de qualification : formation professionnelle supérieure et expérience professionnelle en tant que chef de groupe de département ou spécialiste des documents de catégorie I pendant au moins un an.
1.4. Le chef du service d'administration du bureau est nommé à ce poste et démis de ses fonctions par arrêté du directeur adjoint à la gestion sur proposition de la commission de certification de l'entreprise.
1.5. Dans son travail, le chef du service office management doit être guidé par :
1.5.1. Cette description de poste.
1.5.2. Instructions pour le travail de bureau.<...>
1.5.4. Règlement de fonctionnement de l'appareil de gestion d'entreprise.
1.5.5. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
1.6. Le chef du service de gestion de bureau doit savoir :
1.6.1. Documents réglementaires et méthodologiques, actes locaux de l'entreprise, arrêtés du directeur et arrêtés du directeur adjoint sur les questions de travail de bureau.
1.6.2. Profil, spécialisation et structure organisationnelle de l'entreprise.
1.6.3. Fonctions et tâches du service de gestion de bureau, capacités du service pour leur mise en œuvre.
1.6.4. Pouvoirs des employés du service de gestion de bureau, horaire (mode) de leur travail.
1.6.5. Règlement intérieur du travail.
1.6.6. Fondamentaux de l'organisation du travail de l'appareil de gestion d'entreprise.
1.6.7. Normes et formes unifiées de documentation de gestion.
1.6.8. Informatique, communications et outils de communication utilisés dans le service de gestion de bureau.
1.6.9. Règles et réglementations en matière de protection du travail.
1.6.10. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
1.7. Le chef du service de gestion du bureau doit posséder les compétences et les aptitudes suffisantes pour s'acquitter efficacement des tâches du poste, notamment... (indiquer spécifiquement les plus importantes).
1.8. Le chef du service de gestion du bureau rend compte au directeur adjoint de la gestion.
1.9. Tous les employés du département relèvent du chef du service de gestion du bureau.
1.10. Pendant l'absence du chef du service de gestion des documents, il est remplacé par le chef du groupe de stockage des documents.
2. Responsabilités.
2.1. Le chef du service de gestion du bureau est tenu de :
2.1.1. Gérer conformément aux actes locaux de l'entreprise, les arrêtés du directeur et les arrêtés du directeur adjoint pour la gestion de l'organisation du travail du service de gestion du bureau, en assumant la responsabilité des conséquences des décisions prises.
2.1.2. Organiser une interaction efficace entre les employés du service de gestion de bureau, orienter leurs efforts vers une mise en œuvre rapide, complète et de haute qualité des tâches liées à l'organisation du travail de bureau.
2.1.3. Assurer un contrôle efficace de la bonne exécution par les employés du service de gestion des dossiers de leurs fonctions.
2.1.4. Organiser le travail du service de gestion de bureau sur la base de l'utilisation généralisée des équipements et technologies les plus récents, des méthodes et techniques progressives pour sa mise en œuvre, des normes scientifiquement fondées pour les coûts matériels, financiers et de main-d'œuvre.
2.1.5. Participer à l'élaboration des projets de business plans de l'entreprise, assurer leur coordination sur les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau.
2.1.6. Gérer la planification des travaux du service de gestion du bureau, soumettre mensuellement un projet de plan de travail pour examen par le directeur adjoint de la gestion.
2.1.7. Assurer des conditions de travail sûres et confortables dans les locaux et les lieux de travail du service de gestion du bureau.
2.1.8. Surveiller la sécurité des biens et des biens matériels du service de gestion des dossiers.
2.1.9. Gérer le travail d'organisation du travail de bureau sur la base de l'utilisation généralisée des équipements et technologies les plus récents, des méthodes et techniques progressives pour sa mise en œuvre, des normes scientifiquement fondées pour les coûts matériels, financiers et de main-d'œuvre.
2.1.10. Organiser le développement et la mise en œuvre de processus technologiques évolutifs pour travailler avec des documents et des informations documentées basés sur la technologie organisationnelle et informatique (comptabilité, contrôle d'exécution, stockage opérationnel, ouvrage de référence).
2.1.11. Diriger le développement de systèmes de documentation unifiés, de feuilles de temps et d'albums de formulaires de documents, ainsi que de classificateurs d'informations documentées.
2.1.12. Assurer la mise en œuvre rapide et de haute qualité des systèmes et des normes de documentation pour le travail de bureau.
2.1.13. Gérer les travaux de rationalisation de la composition des documents et des indicateurs d'information, réduire leur nombre et optimiser les flux documentaires.
2.1.14. Assurer la gestion organisationnelle et méthodologique de la sélection des documents transférés pour le stockage public, l'organisation du stockage et l'examen de la valeur des documents.
2.1.15. Définir des tâches pour la conception, l'exploitation et l'amélioration (en termes de support documentaire) des systèmes d'information automatisés et des systèmes de gestion, le développement des dernières technologies de l'information (y compris les technologies sans papier).
2.1.16. Prendre des mesures globales visant à préparer des décisions éclairées sur les questions d'organisation du travail du service de gestion du bureau.<...>
2.1.18. Créez les conditions permettant aux subordonnés de travailler de manière très efficace.
2.1.19. Améliorez constamment votre niveau professionnel dans le système de formation en entreprise.
2.1.20. Conseiller le directeur adjoint sur les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau et du système de gestion de bureau de l'entreprise dans son ensemble.
2.1.21. Assurer une préparation de haute qualité et la soumission en temps opportun des documents analytiques au directeur adjoint sur les questions d'organisation du travail du service de gestion du bureau.
2.1.22. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
3.1. Le chef du service de gestion du bureau a le droit :
3.1.1. Prendre des décisions éclairées sur les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau.
3.1.2. Donner des instructions et des instructions aux employés du service de gestion du bureau concernant l'organisation du support documentaire pour la direction et exiger leur exécution dans les délais, complète et de haute qualité.
3.1.3. Signer les documents officiels (commerciaux) concernant l'organisation du travail du service de gestion du bureau.
3.1.5. Contacter le directeur adjoint de la gestion avec des propositions visant à améliorer l'organisation du travail du service de gestion du bureau.<...>
3.1.7. Participer à des événements protocolaires au cours desquels sont abordées les questions de son travail, ainsi que les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau et d'organisation du travail de bureau de l'entreprise.
3.1.8. Exiger la soumission en temps opportun, complète et de haute qualité d'informations fiables de la part des employés du service de gestion des documents, incl. documentés sur l’état du travail qui leur est confié.
3.1.9. Fournir des informations aux parties intéressées (autorités) sur l'état d'organisation du travail du service de gestion du bureau, incl. documenté de la manière prescrite par la loi et les réglementations locales de l'entreprise.
3.1.10. Soumettez au directeur adjoint de la gestion vos propositions d'application d'incitations et de sanctions aux employés du service de gestion de bureau, prévues par la loi et les réglementations locales de l'entreprise, en relation avec la bonne (mauvaise) exécution de leurs fonctions officielles.
3.1.11. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
4. Relations par poste.
4.1. Le chef du service de gestion du bureau assure les interactions organisationnelles et informationnelles :
4.1.1. Avec le directeur adjoint de la gestion - sur les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau et du fonctionnement du système de gestion de bureau de l'entreprise.
4.1.2. Avec les employés du service de gestion du bureau - sur les questions d'organisation du travail du service relevant de leur compétence.
4.1.3. Avec les chefs d'unités structurelles - sur les questions d'interaction entre le service de gestion de bureau et les unités concernées.
4.1.4. Avec des responsables (divisions structurelles) d'autres entreprises, organisations et institutions - sur des questions d'intérêt mutuel pour l'entreprise et les entreprises tierces (organisations, institutions).<...>
4.3. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
5. Responsabilité.
5.1. Le chef du service de gestion de bureau est chargé de :
5.1.1. Pour violation des dispositions des documents constitutifs sur l'organisation du travail du service de gestion de bureau, l'organisation du travail de bureau de l'entreprise.
1. Dispositions générales.
1.1. Cette Instruction a été élaborée conformément à l'arrêté du directeur de l'entreprise en date du 00.00.0000 N 000 (ou autre décision pertinente - veuillez l'indiquer spécifiquement).
1.2. Le chef du département de gestion de bureau appartient à la catégorie des chefs de divisions structurelles de l'entreprise.
1.3. Conditions de qualification : formation professionnelle supérieure et expérience professionnelle en tant que chef de groupe de département ou spécialiste des documents de catégorie I pendant au moins un an.
1.4. Le chef du service d'administration du bureau est nommé à ce poste et démis de ses fonctions par arrêté du directeur adjoint à la gestion sur proposition de la commission de certification de l'entreprise.
1.5. Dans son travail, le chef du service office management doit être guidé par :
1.5.1. Cette description de poste.
1.5.2. Instructions pour le travail de bureau.<...>
1.5.4. Règlement de fonctionnement de l'appareil de gestion d'entreprise.
1.5.5. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
1.6. Le chef du service de gestion de bureau doit savoir :
1.6.1. Documents réglementaires et méthodologiques, actes locaux de l'entreprise, arrêtés du directeur et arrêtés du directeur adjoint sur les questions de travail de bureau.
1.6.2. Profil, spécialisation et structure organisationnelle de l'entreprise.
1.6.3. Fonctions et tâches du service de gestion de bureau, capacités du service pour leur mise en œuvre.
1.6.4. Pouvoirs des employés du service de gestion de bureau, horaire (mode) de leur travail.
1.6.5. Règlement intérieur du travail.
1.6.6. Fondamentaux de l'organisation du travail de l'appareil de gestion d'entreprise.
1.6.7. Normes et formes unifiées de documentation de gestion.
1.6.8. Informatique, communications et outils de communication utilisés dans le service de gestion de bureau.
1.6.9. Règles et réglementations en matière de protection du travail.
1.6.10. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
1.7. Le chef du service de gestion du bureau doit posséder les compétences et les aptitudes suffisantes pour s'acquitter efficacement des tâches du poste, notamment... (indiquer spécifiquement les plus importantes).
1.8. Le chef du service de gestion du bureau rend compte au directeur adjoint de la gestion.
1.9. Tous les employés du département relèvent du chef du service de gestion du bureau.
1.10. Pendant l'absence du chef du service de gestion des documents, il est remplacé par le chef du groupe de stockage des documents.
2. Responsabilités.
2.1. Le chef du service de gestion du bureau est tenu de :
2.1.1. Gérer conformément aux actes locaux de l'entreprise, les arrêtés du directeur et les arrêtés du directeur adjoint pour la gestion de l'organisation du travail du service de gestion du bureau, en assumant la responsabilité des conséquences des décisions prises.
2.1.2. Organiser une interaction efficace entre les employés du service de gestion de bureau, orienter leurs efforts vers une mise en œuvre rapide, complète et de haute qualité des tâches liées à l'organisation du travail de bureau.
2.1.3. Assurer un contrôle efficace de la bonne exécution par les employés du service de gestion des dossiers de leurs fonctions.
2.1.4. Organiser le travail du service de gestion de bureau sur la base de l'utilisation généralisée des équipements et technologies les plus récents, des méthodes et techniques progressives pour sa mise en œuvre, des normes scientifiquement fondées pour les coûts matériels, financiers et de main-d'œuvre.
2.1.5. Participer à l'élaboration des projets de business plans de l'entreprise, assurer leur coordination sur les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau.
2.1.6. Gérer la planification des travaux du service de gestion du bureau, soumettre mensuellement un projet de plan de travail pour examen par le directeur adjoint de la gestion.
2.1.7. Assurer des conditions de travail sûres et confortables dans les locaux et les lieux de travail du service de gestion du bureau.
2.1.8. Surveiller la sécurité des biens et des biens matériels du service de gestion des dossiers.
2.1.9. Gérer le travail d'organisation du travail de bureau sur la base de l'utilisation généralisée des équipements et technologies les plus récents, des méthodes et techniques progressives pour sa mise en œuvre, des normes scientifiquement fondées pour les coûts matériels, financiers et de main-d'œuvre.
2.1.10. Organiser le développement et la mise en œuvre de processus technologiques évolutifs pour travailler avec des documents et des informations documentées basés sur la technologie organisationnelle et informatique (comptabilité, contrôle d'exécution, stockage opérationnel, ouvrage de référence).
2.1.11. Diriger le développement de systèmes de documentation unifiés, de feuilles de temps et d'albums de formulaires de documents, ainsi que de classificateurs d'informations documentées.
2.1.12. Assurer la mise en œuvre rapide et de haute qualité des systèmes et des normes de documentation pour le travail de bureau.
2.1.13. Gérer les travaux de rationalisation de la composition des documents et des indicateurs d'information, réduire leur nombre et optimiser les flux documentaires.
2.1.14. Assurer la gestion organisationnelle et méthodologique de la sélection des documents transférés pour le stockage public, l'organisation du stockage et l'examen de la valeur des documents.
2.1.15. Définir des tâches pour la conception, l'exploitation et l'amélioration (en termes de support documentaire) des systèmes d'information automatisés et des systèmes de gestion, le développement des dernières technologies de l'information (y compris les technologies sans papier).
2.1.16. Prendre des mesures globales visant à préparer des décisions éclairées sur les questions d'organisation du travail du service de gestion du bureau.<...>
2.1.18. Créez les conditions permettant aux subordonnés de travailler de manière très efficace.
2.1.19. Améliorez constamment votre niveau professionnel dans le système de formation en entreprise.
2.1.20. Conseiller le directeur adjoint sur les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau et du système de gestion de bureau de l'entreprise dans son ensemble.
2.1.21. Assurer une préparation de haute qualité et la soumission en temps opportun des documents analytiques au directeur adjoint sur les questions d'organisation du travail du service de gestion du bureau.
2.1.22. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
3.1. Le chef du service de gestion du bureau a le droit :
3.1.1. Prendre des décisions éclairées sur les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau.
3.1.2. Donner des instructions et des instructions aux employés du service de gestion du bureau concernant l'organisation du support documentaire pour la direction et exiger leur exécution dans les délais, complète et de haute qualité.
3.1.3. Signer les documents officiels (commerciaux) concernant l'organisation du travail du service de gestion du bureau.
3.1.5. Contacter le directeur adjoint de la gestion avec des propositions visant à améliorer l'organisation du travail du service de gestion du bureau.<...>
3.1.7. Participer à des événements protocolaires au cours desquels sont abordées les questions de son travail, ainsi que les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau et d'organisation du travail de bureau de l'entreprise.
3.1.8. Exiger la soumission en temps opportun, complète et de haute qualité d'informations fiables de la part des employés du service de gestion des documents, incl. documentés sur l’état du travail qui leur est confié.
3.1.9. Fournir des informations aux parties intéressées (autorités) sur l'état d'organisation du travail du service de gestion du bureau, incl. documenté de la manière prescrite par la loi et les réglementations locales de l'entreprise.
3.1.10. Soumettez au directeur adjoint de la gestion vos propositions d'application d'incitations et de sanctions aux employés du service de gestion de bureau, prévues par la loi et les réglementations locales de l'entreprise, en relation avec la bonne (mauvaise) exécution de leurs fonctions officielles.
3.1.11. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
4. Relations par poste.
4.1. Le chef du service de gestion du bureau assure les interactions organisationnelles et informationnelles :
4.1.1. Avec le directeur adjoint de la gestion - sur les questions d'organisation du travail du service de gestion de bureau et du fonctionnement du système de gestion de bureau de l'entreprise.
4.1.2. Avec les employés du service de gestion du bureau - sur les questions d'organisation du travail du service relevant de leur compétence.
4.1.3. Avec les chefs d'unités structurelles - sur les questions d'interaction entre le service de gestion de bureau et les unités concernées.
4.1.4. Avec des responsables (divisions structurelles) d'autres entreprises, organisations et institutions - sur des questions d'intérêt mutuel pour l'entreprise et les entreprises tierces (organisations, institutions).<...>
4.3. ... (sinon, merci de l'indiquer spécifiquement).
5. Responsabilité.
5.1. Le chef du service de gestion de bureau est chargé de :
5.1.1. Pour violation des dispositions des documents constitutifs sur l'organisation du travail du service de gestion de bureau, l'organisation du travail de bureau de l'entreprise.
Cette instruction a été automatiquement traduite. Veuillez noter que la traduction automatique n'est pas exacte à 100 % et qu'il peut donc y avoir des erreurs de traduction mineures dans le texte.
| Instructions pour le poste " Chef du département travail de bureau non secret", présenté sur le site Web, répond aux exigences du document - "Répertoire des caractéristiques de qualification professionnelle des postes typiques du personnel ordinaire et commandant du Service d'État pour les communications spéciales et la protection de l'information de l'Ukraine", qui a été approuvé et mis en vigueur par arrêté de l'Administration du Service d'État pour les communications spéciales et la protection de l'information de l'Ukraine du 08.08.2009 n° 171. Approuvé par le ministère du Travail et de la Politique sociale de l'Ukraine le 10 juillet 2009. Le statut du document est « valide ». |
|
Préface
0,1. Le document entre en vigueur dès son approbation.
0,2. Développeur de documents : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0,3. Le document a été approuvé : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0,4. Une vérification périodique de ce document est effectuée à des intervalles n'excédant pas 3 ans.
1. Dispositions générales
1.1. Le poste « Chef du service des travaux de bureau non secrets » appartient à la catégorie « Managers ».
1.2. Exigences de qualification - terminer des études supérieures dans le domaine professionnel concerné au niveau de qualification d'une maîtrise, d'un spécialiste. Formation postuniversitaire en gestion. Expérience professionnelle dans le domaine de la gestion de bureau pendant au moins 2 ans ou dans des postes de direction dans d'autres domaines d'activité économique pendant au moins 5 ans.
1.3. Connaît et applique en pratique :
- La Constitution de l'Ukraine, la législation de l'Ukraine et les règlements du Service d'État pour les communications spéciales sur les questions liées à l'organisation du travail de bureau, la Charte disciplinaire, le système d'État du travail de bureau, les normes d'un système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;
- la structure du Service spécial des communications de l'État ;
- organisation du travail de bureau, organigrammes des documents ;
- la procédure d'établissement d'une nomenclature des caisses, des inventaires des caisses de stockage permanent et temporaire, du reporting établi ;
- le calendrier et la procédure de transfert des dossiers aux archives ;
- les systèmes d'organisation du contrôle de l'exécution des documents ;
- la technologie organisationnelle et autres moyens techniques de travail de gestion dans le domaine du travail de bureau ;
- les bases de l'économie, de l'organisation de la production, du travail et de la gestion ;
- les bases de la législation du travail ;
- les règles de l'étiquette des affaires ;
- les règles et règlements de protection du travail et de protection incendie ;
- les principes de base du fonctionnement d'un ordinateur et des logiciels associés. Doit parler la langue officielle.
1.4. Le chef du département du travail de bureau non secret est nommé au poste et démis de ses fonctions par arrêté de l'organisation (entreprise/institution).
1.5. Le chef du service du travail de bureau non secret rapporte directement à _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Le chef du service du travail de bureau non secret supervise le travail de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Pendant son absence, le chef du service des travaux de bureau non secrets est remplacé par une personne désignée selon la procédure établie, qui acquiert les droits correspondants et est responsable de la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées.
2. Caractéristiques du travail, tâches et responsabilités professionnelles
2.1. Gère et organise le travail du personnel du département (secteur) dans la conduite des formalités administratives non secrètes au sein de l'Agence spéciale de communication de l'État.
2.2. Élabore et met en œuvre des projets d'instructions pour le maintien du travail de bureau et des processus technologiques pour travailler avec des documents et autres documents d'information reçus par le département (secteur) du travail de bureau non secret.
2.3. Fournit des conseils méthodologiques sur l’organisation du travail de bureau au sein de l’Autorité spéciale des communications de l’État.
2.4. Assure le traitement en temps opportun de la correspondance entrante et sortante et sa livraison à sa destination.
2.5. Organise les travaux d'enregistrement, de comptabilité et de transfert aux unités structurelles compétentes de l'Autorité spéciale des communications de l'État des ordres et directives de gestion et autres documents de travail de bureau non secret.
2.6. Surveille le respect des règles établies pour la constitution, le stockage et la soumission en temps opportun des dossiers aux archives, la préparation des certificats sur le respect des délais d'exécution des documents.
2.7. Assure l'impression et la reproduction de documents officiels, l'enregistrement des documents de voyage et l'enregistrement du personnel (représentants d'autres entreprises, institutions, organisations) qui arrivent en voyage d'affaires à l'Autorité spéciale des communications de l'État.
2.8. Participe à la planification, à l'organisation et à l'amélioration des activités des zones de travail de bureau non secrètes du Service spécial des communications de l'État.
2.9. Développe des systèmes de documentation unifiés à diverses fins, organise la mise en œuvre et la maintenance d'un système de documentation sur support électronique.
2.10. Prend des mesures pour rationaliser la composition des documents et des indicateurs d'information, réduire leur nombre et prépare des propositions pour assurer l'optimisation du flux documentaire.
2.11. Étudie et résume les expériences nationales et internationales avancées dans le domaine du support documentaire, participe à l'élaboration de matériels normatifs et méthodologiques sur le support documentaire.
2.12. Prend des mesures pour fournir au personnel du département (secteur) du travail de bureau non secret de l'Autorité spéciale des communications de l'État le matériel pédagogique et de référence nécessaire, l'équipement de bureau et d'autres moyens nécessaires à l'exercice des fonctions officielles, et contribue à l'amélioration de leur qualifications.
2.13. Connaît, comprend et applique la réglementation en vigueur relative à ses activités.
2.14. Connaît et respecte les exigences de la réglementation sur la protection du travail et la protection de l'environnement, se conforme aux normes, méthodes et techniques pour l'exécution du travail en toute sécurité.
3. Droits
3.1. Le chef du service de gestion des documents non secrets a le droit de prendre des mesures pour prévenir et éliminer les cas de violations ou d'incohérences.
3.2. Le chef du service du travail de bureau non secret a le droit de bénéficier de toutes les garanties sociales prévues par la loi.
3.3. Le chef du service du travail de bureau non secret a le droit de demander de l'aide dans l'exercice de ses fonctions officielles et l'exercice de ses droits.
3.4. Le chef du service du travail de bureau non secret a le droit d'exiger la création des conditions organisationnelles et techniques nécessaires à l'exercice des fonctions officielles et la fourniture de l'équipement et de l'inventaire nécessaires.
3.5. Le chef du service des travaux de bureau non secrets a le droit de prendre connaissance des projets de documents relatifs à ses activités.
3.6. Le chef du service du travail de bureau non secret a le droit de demander et de recevoir les documents, matériels et informations nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions officielles et des ordres de gestion.
3.7. Le chef du service du travail de bureau non secret a le droit d'améliorer ses qualifications professionnelles.
3.8. Le chef du service du travail de bureau non secret a le droit de signaler toutes les violations et incohérences identifiées au cours de ses activités et de faire des propositions pour leur élimination.
3.9. Le chef du service du travail de bureau non secret a le droit de prendre connaissance des documents définissant les droits et responsabilités du poste occupé, ainsi que les critères d'évaluation de la qualité de l'exercice des fonctions officielles.
4. Responsabilité
4.1. Le chef du service du travail de bureau non secret est responsable de l'inexécution ou de l'accomplissement intempestif des tâches assignées par la présente description de poste et (ou) de la non-utilisation des droits accordés.
4.2. Le chef du service du travail de bureau non secret est responsable du non-respect du règlement intérieur du travail, de la protection du travail, des mesures de sécurité, de l'assainissement industriel et de la protection incendie.
4.3. Le chef du service du travail de bureau non secret est responsable de la divulgation des informations sur l'organisation (entreprise/institution) liées à un secret commercial.
4.4. Le chef du département du travail de bureau non secret est responsable du non-respect ou de la mauvaise exécution des exigences des documents réglementaires internes de l'organisation (entreprise/institution) et des ordres légaux de gestion.
4.5. Le chef du service des travaux de bureau non secrets est responsable des infractions commises dans le cadre de ses activités, dans les limites fixées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur.
4.6. Le chef du département du travail de bureau non secret est responsable des dommages matériels causés à l'organisation (entreprise/institution) dans les limites fixées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur.
4.7. Le chef du service du travail de bureau non secret est responsable de l'usage illégal des pouvoirs officiels accordés, ainsi que de leur utilisation à des fins personnelles.
5. Spécialisation
5.1. A le droit : au nom de la direction, de représenter le département (secteur) auprès d'autres organes du Service spécial des communications de l'État, des autorités de l'État, des collectivités locales sur les questions d'organisation et de maintien du travail de bureau ; effectuer, dans les limites de leurs pouvoirs et des réglementations établies, la correspondance commerciale avec les autorités exécutives, les collectivités locales, les entreprises, les institutions et les organisations ; de la manière prescrite, recevoir les données statistiques et opérationnelles nécessaires à l'exercice des fonctions officielles ; faire des propositions à la direction sur les questions d'amélioration du travail de bureau non secret ; prendre des mesures pour encourager et imposer des sanctions au personnel du département (secteur) du travail de bureau non secret.
J'approuve ________________________ ___________________________________ (Nom, initiales) (nom de l'organisation, ________________________ entreprise, etc., son (directeur ou autre forme juridique) fonctionnaire autorisé à approuver la description de poste) " " ____________ 20__ II. Fonctions Le chef du service général se voit attribuer les fonctions suivantes : 2.1. Organisation de la réception, de l'enregistrement et du traitement de la correspondance entrante et sortante. 3.12. Surveiller la conception appropriée des locaux, surveiller l'emplacement, la mise à jour et l'état de la publicité à l'intérieur des locaux et sur le bâtiment. Accepté par : Chef du Service Juridique ___________________________________________ (initiales, nom) _____________________________ (signature) " " ________________ 20__.
