Numérotation du tableau des effectifs. Qui fait la compilation ? Qu’entend-on par « personnel » et « dotation »

Bonjour! Avez-vous déjà entendu parler d'un document tel que le « Tableau des effectifs d'une organisation » ? Mais il s'agit d'un document sur la base duquel les salaires sont calculés, ainsi que les employés sont embauchés et licenciés. Nous allons maintenant essayer de parler en détail des fonctions remplies par le SR et de la manière de le composer correctement.

Qu'est-ce que le « calendrier du personnel » ?

Chacun d'entre vous a été au service RH d'une entreprise au moins une fois dans sa vie. Vous avez probablement vu d'innombrables dossiers et dossiers personnels d'employés. Beaucoup étaient sûrement intéressés par la façon dont les employés de ce département collectent et mémorisent des informations sur tous les postes, employés, etc.

Et tout est assez simple. Ils ont un document appelé tableau des effectifs.

Tableau des effectifs (SH)- il s'agit d'un document réglementaire qui fournit des informations sur tous les postes de l'entreprise, le nombre d'employés à temps plein, le montant de leurs tarifs et le montant des indemnités.

En d'autres termes, il s'agit d'un document qui contient des informations généralisées sur le nombre d'employés de l'entreprise et les postes disponibles. De plus, le tableau d'effectif indique le salaire pour chaque poste en tenant compte de toutes les indemnités applicables.
Très souvent, ce document aide les chefs d'entreprise lors de procédures judiciaires. Par exemple, en raison d'une réduction forcée des effectifs, un travailleur a été licencié et il a poursuivi les anciens dirigeants en justice. Dans ce cas, le ShR constitue une preuve directe de la légalité des actions du défendeur.

En raison de l'importance de ce document, toutes les pages sont numérotées, lacées et cachetées.

• Téléchargez un exemple de commande pour approbation du tableau des effectifs

• Télécharger le formulaire de dotation N T-3

Fonctions de dotation

Comme tout document, le ShR remplit un certain nombre de fonctions. Les principaux sont :

• Possibilité d'organiser les horaires de travail du personnel ;
• Calcul des salaires mensuels des salariés ;
• Enregistrement officiel des employés nouvellement embauchés ;
• Rester les règles de la routine quotidienne interne ;
• Transfert d'employés inscrits d'un poste à un autre, etc.

Le tableau des effectifs est un document obligatoire

Chaque entreprise dispose d'une grande quantité de documentation. Il y a des documents qui sont conservés sans faute, et il y a ceux qui sont créés par nécessité. A la question « Le ShR est-il un document obligatoire ? il est impossible de donner une réponse définitive.

Cela est dû au fait que le Code du travail n'exige pas la présence de main-d'œuvre dans une entreprise. Mais si l'on considère cette question sur la base des exigences de Roskomstat, il s'avère que ce document est nécessaire, car il s'agit du principal document de comptabilisation du paiement des salaires.

Bien que la législation ne stipule nulle part de règles claires, la plupart des organisations conservent ce type de documentation. Après tout, l'essentiel des inspections gouvernementales commence par l'étude du SR.

En effet, la présence de ce document facilite la vie non seulement des inspecteurs, mais aussi des gestionnaires, des services des ressources humaines et de la comptabilité.

Quelle est la durée de validité du tableau des effectifs ?

Aucun document officiel n’indique la durée exacte de validité du ShR. Le gérant lui-même a le droit d'indiquer la période à laquelle ce document est établi. Le plus souvent, elle est refaite chaque année et entre en vigueur au 1er janvier. Lors de l'établissement du ShR, la date de sa validité est indiquée. Mais si vous ne précisez pas de date, alors le document est considéré comme illimité et n'a pas besoin d'être refait.

Combien et où est stocké le tableau des effectifs ?

Sur la base du décret des Archives fédérales, ShR, après expiration, doit être conservé dans l'entreprise pendant 3 ans. Et la durée de conservation des dispositions relatives au personnel est de 75 ans.

Disposition du personnel– un document facultatif pour chaque entreprise, qui est créé sur la base du tableau des effectifs. Il s’agit d’une version mobile des RH et comprend des informations plus détaillées sur les salariés de l’entreprise (les noms complets des travailleurs, leur groupe de handicap, etc. sont indiqués).

Qui compose

Avant de commencer à créer un document, le responsable émet un arrêté de modification du tableau des effectifs, où il désigne un salarié qui l'établira.

Cela peut être absolument n'importe quel employé de l'organisation. Mais le plus souvent, ces travaux sont confiés à des employés du service du personnel, du service comptable ou de l'ingénieur des normes du travail.

Combien d’exemplaires de ShR devraient être en production ?

Lors de la compilation d'un SR, une copie est effectuée. Ainsi, l’original et une copie doivent être conservés au service RH et comptable.

Changement de personnel

Parfois, des modifications doivent être apportées au SR existant. Cela se fait dans plusieurs cas :

1. S'il y a une réorganisation de l'entreprise ;
2. S'il est nécessaire d'optimiser et d'améliorer l'activité de travail de l'appareil de gestion ;
3. Si des modifications apportées à la législation nécessitent des modifications obligatoires du ShR ;
4. En cas de changement de poste ;
5. Changements de poste dans le tableau des effectifs ;
6. Modifications du salaire dans le tableau des effectifs.

Si les changements sont mineurs et ne nécessitent pas la création d'un nouveau RH, alors le responsable prend un arrêté de modification du tableau des effectifs. Après quoi l'employé responsable apporte des modifications au document actuel.

Lorsqu'elle apporte des modifications au tableau des effectifs, la direction n'est pas tenue d'en informer les employés par écrit.

La deuxième façon d’apporter des modifications est de créer un nouveau ShR.

Pour toute modification du SR, des modifications doivent être apportées aux cahiers de travail et aux cartes personnelles des salariés. Avant de faire cela, vous devez obtenir l'autorisation écrite des employés pour cette action.

Par exemple, si le libellé d’un titre d’emploi change légèrement, l’employé doit en être avisé par écrit. Ce n'est qu'après cela que des modifications sont apportées à son cahier de travail.

Si des changements concernent le montant des salaires, dans ce cas le salarié en est informé par écrit 2 mois à l'avance. Ces modifications sont apportées simultanément au contrat de travail.

Existe-t-il un formulaire de dotation obligatoire ?

Pour compiler le SR, le SR unifié est le plus souvent utilisé. C'est un formulaire - un tableau dans lequel vous devez saisir des données.

La plupart des organisations prennent le formulaire T-3 comme base et le « personnalisent » pour l'adapter à leur entreprise. Ceci est autorisé, c'est-à-dire la forme unifiée de ce document n'est pas obligatoire.

Dans les cas où l'entreprise dispose d'une forme de gestion étatique, le tableau des effectifs est alors établi selon toutes les règles.

Structure du tableau des effectifs de l'organisation

Le SR se compose d'un « en-tête », d'un tableau et des données des personnes qui ont signé ce document.

La première partie des documents contient les informations suivantes :

• Nom de l'organisation, selon les documents constitutifs ;
• La date de début du ShR, son numéro et sa durée de validité. La numérotation peut être attribuée arbitrairement.
• Date et numéro de l'arrêté approuvant le tableau des effectifs ;
• Effectif total.

La deuxième partie est une collecte de données pour tous les postes. Nous y reviendrons un peu plus tard.

La troisième partie contient les noms et fonctions des personnes qui ont signé ce document. Il s'agit le plus souvent du chef du service du personnel et du chef comptable.

Comment créer un planning du personnel

Nous espérons que personne n'a eu de questions en remplissant « l'en-tête », passons donc au remplissage du tableau lui-même.

1 colonne . Nom de l'unité structurelle. Ils doivent être classés par ordre de subordination. Par exemple, administration, secrétariat, service financier, comptabilité, etc. ;

2 chefs d'accusation. Code du département. On numérote les divisions de haut en bas (01,02,03, etc.) ;

3 chefs d'accusation. Titre d'emploi. Les données doivent être saisies au nominatif sans abréviations, au singulier, guidées par les répertoires de qualification et de tarifs ;

4 chefs d'accusation . Nombre d'unités de personnel. Cette colonne indique le nombre de personnes pour un poste dont l'entreprise a besoin. Cette valeur peut être un entier ou une fraction. Par exemple, 2,5 pourrait signifier que 2 employés travailleront à temps plein et un à temps partiel ;

5e comte . Le montant du salaire, du tarif ou des primes. Indiqué en roubles pour chaque position. Si, par exemple, 2 comptables travaillent, mais que le responsable leur verse des salaires différents, alors un seul salaire est indiqué dans le tableau des effectifs et les paiements supplémentaires sont indiqués dans la colonne indemnités. Autrement dit, le salaire des travailleurs occupant le même poste devrait être le même ;

6, 7, 8 colonnes . Allocations pour conditions de travail particulières. Ils peuvent ne pas exister, alors des tirets sont placés dans les colonnes. Mais si un employé travaille la nuit, les jours fériés ou nettoie la salle de bain. nœuds, etc., alors, selon la loi, il doit recevoir une certaine compensation ;

9e comte. Dans seulement un mois. Les données des colonnes 5,6,7,8 sont résumées, puis multipliées par le nombre d'unités d'état-major pour chaque poste ;

10e comte . Note. Un acte réglementaire local peut être indiqué sur la base duquel les salaires sont payés ;

Après avoir saisi les données, vous devez résumer les résultats 4 Et 9 colonne. Ainsi, on connaît le nombre d'unités de personnel dans le tableau des effectifs et le fonds salarial mensuel.

Approbation de la dotation

Selon les règles d'approbation du tableau des effectifs, après compilation et vérification de toutes les données, le RH est signé par le responsable, le chef comptable et le chef du service du personnel. Après quoi le chef d'entreprise donne un arrêté pour mettre en vigueur ce document.

Conclusion

SR n'est pas obligatoire, mais un document très important pour toute organisation. Sur cette base, vous pouvez soit en accepter un nouveau. De plus, avec son aide, les salaires des salariés de l'entreprise sont calculés.

Ce document n'est pas strictement réglementé, il peut donc être « personnalisé » pour chaque organisation et modifié si nécessaire. C'est une bouée de sauvetage pour un manager lors des inspections des agences gouvernementales.

Le législateur n'a pas fixé de délai clair après lequel ce document doit être redessiné. Dans la version classique, il est compilé une fois par an. Il y a des cas où il est compilé pour une période plus longue. Cela s'applique aux organisations dans lesquelles il y a rarement des mouvements de personnel, des réorganisations de départements, de départements, etc.

Il n'est pas nécessaire de recréer le tableau des effectifs dans un délai de 12 mois. Si des modifications surviennent, elles peuvent être corrigées en apportant des modifications au tableau des effectifs, plutôt qu'en le réapprouvant. Mais cela s'applique à des changements mineurs.

Si la direction décide de procéder à une réorganisation majeure accompagnée de changements de personnel à grande échelle, alors l'élaboration d'un nouveau planning est inévitable.

Dois-je mettre à jour le document chaque année ?

Combien de fois par an les effectifs sont-ils établis ? La législation ne contient pas de réponse à cette question. Toutefois, étant donné que ce document est un acte réglementaire de l'entreprise, qui enregistre clairement le nombre de subordonnés, les praticiens recommandent de le mettre à jour chaque année. Pour ce faire, il doit être convenu avec les responsables concernés de l'entreprise et réapprouvé.

Si cette loi a été modifiée plusieurs fois au cours de l'année et que ces modifications ont été à grande échelle, alors son renouvellement pour l'année suivante est obligatoire.

Quand le prochain mandat est-il approuvé ?

Les dates d'établissement, de signature et de mise en vigueur du tableau des effectifs ne coïncident généralement pas. Afin d'assurer le bon fonctionnement du tableau des effectifs, celui-ci doit être approuvé environ 2 mois avant la fin de l'exercice. UN la date d'effet est fixée au 1er janvier de l'année suivante.

Dans ce cas, les collaborateurs des services RH et comptables disposeront de suffisamment de temps pour effectuer toutes les manipulations liées aux changements intervenus :

Les postes dans le contrat de travail, le cahier de travail et le tableau des effectifs doivent être identiques.

Dois-je réapprouver à chaque fois s’il n’y a eu aucun changement depuis 12 mois ?

Si aucune modification n'a été apportée au cours de l'année civile, le tableau des effectifs n'a pas besoin d'être réapprouvé, sauf dans les cas où sa durée de validité a été fixée à 1 an.

Dois-je créer un nouveau document ?

Non, ce n'est pas nécessaire. Le tableau des effectifs est un acte réglementaire local, qui est valable pour la durée qui y est indiquée. S'il n'était pas nécessaire de modifier la structure de l'organisation, le nombre d'employés ou le montant de la rémunération, il n'est alors pas nécessaire d'établir un nouveau document.

Peut-on le changer pendant la période ?

S'il y a eu des changements de personnel dans les 12 mois, vous devez impérativement le consigner dans le personnel. Il ne s’agit pas seulement de ce qui peut être changé, mais de ce qui doit l’être. Les modifications sont apportées par l'émission d'un nouvel arrêté, puisque le document principal a été approuvé par celui-ci.

La commande est signée par le chef d'entreprise. Il doit indiquer la raison des changements.

Un changement dans le tableau des effectifs entraîne un changement dans les relations de travail. Par conséquent, il est nécessaire d’informer les employés en temps opportun des changements à venir.

Il est important d'apporter correctement des modifications aux contrats de travail et aux livres:

1. Le nouvel ordre comprend de nouveaux postes et de nouveaux salaires.
2. Il est également nécessaire d'indiquer le nombre total d'employés et la date d'effet de la commande.
3. N'oubliez pas le délai de deux mois établi par le paragraphe 2 de l'article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie. Il faut y parvenir, car toute précipitation entraînerait des violations des droits du travail et des litiges.
4. Les subordonnés doivent être familiarisés avec les changements à venir dès la signature.

Dans la législation du travail, il existe de nombreuses nuances concernant les modifications des conditions contractuelles. Par exemple, l'article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie établit les cas dans lesquels les salaires peuvent être réduits :

• il s'agit d'une modification des conditions de travail (organisationnelles ou technologiques) ;
• diminution du niveau de productivité;
• réorganisation;
• modernisation de l'entreprise.

Méthodes de numérotation

La numérotation peut être définie de deux manières:

1. À travers. Dans ce cas, dans la nouvelle année, le numéro suivant celui de la période similaire précédente est apposé.
2. Annuel. Avec cette numérotation, le document recevra le numéro « 1 » en début d'année.

Et pourtant, la numérotation est-elle approuvée chaque année ou non ? L'employeur a toute liberté pour décider quelle méthode choisir. Cela vient de la commodité, de l’ampleur des changements d’horaire, de la taille de l’entreprise, etc.

Malgré le fait que le personnel soit un document assez standard, il est souvent rédigé et approuvé avec de grosses erreurs. Cela implique au minimum l'émergence de questions supplémentaires lors du contrôle des services fiscaux et du travail et, au maximum, l'imposition d'amendes à l'employeur.

La dotation en personnel est importante car elle affecte un large cercle de personnes : les employés. Il établit leur statut dans l'entreprise, alors soyez vigilant et ne violez pas les exigences légales.

Dotation : forme et contenu 14/04/2015

Dotation : forme et contenu

Une loi locale particulière est le tableau des effectifs. Il s’agit d’un document très important et contraignant.

Attention, ne vous y trompez pas !

Les employeurs établissent parfois des documents « similaires » au tableau des effectifs : « Structure et dotation » ou « Pourvoir les postes et dotation ». Ces documents ne sont pas identiques au tableau des effectifs et leur présence n’exclut pas l’obligation de l’employeur de tenir un tableau des effectifs. Document "Structure et effectifs" contient une liste des divisions structurelles par ordre d'importance pour l'entreprise (d'abord l'administration, suivie de la comptabilité, puis des divisions de production, etc.). Au sein des divisions structurelles, une liste de postes est fournie par ordre hiérarchique, indiquant dans la colonne correspondante le nombre d'unités de personnel pour chaque poste.

Document « Pourvoir les postes et doter les postes » - Ceci est une version fonctionnelle du tableau des effectifs. Il est établi sur la base du tableau des effectifs, et y sont inscrits les noms et initiales (ou noms, prénoms et patronymes) des salariés en regard de chaque poste prévu au tableau des effectifs.

Forme et contenu du tableau des effectifs

Le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie, par résolution du 5 janvier 2004 N 1, a approuvé une forme unifiée de dotation en personnel - le formulaire n° T-3.

Selon la partie 4 de l'art. 9 de la loi fédérale du 06.12.2011 N 402-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée la loi sur la comptabilité), entrée en vigueur le 01.01.2013 : « Formes des documents comptables primaires approuvé par le chef de l'entité économique sur recommandation du fonctionnaire chargé de la comptabilité. Les formes des documents comptables primaires pour les organisations du secteur public sont établies conformément à la législation budgétaire de la Fédération de Russie.

Guidés par cette disposition, les employeurs approuvent désormais de manière indépendante la forme de dotation.

Cependant, aujourd'hui, ils prennent généralement le même formulaire que celui approuvé par le Comité national des statistiques et le complètent parfois avec les colonnes et les colonnes dont ils ont besoin.

Citons la « source primaire ».

C'est cette forme que les employeurs se basent généralement pour développer leur propre version.

Les instructions pour remplir la documentation principale du personnel (conformément à la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 N 1) contiennent des recommandations pour la préparation du tableau des effectifs, qui sont également applicables aux cas où les employeurs améliorent la forme du personnel. tableau:

"Lorsque vous remplissez la colonne 4, le nombre de postes pour les postes (professions) concernés, qui assurent le maintien d'une unité de personnel incomplète, en tenant compte des particularités du travail à temps partiel conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie. Fédération, est indiqué en parts appropriées, par exemple 0,25 ; 0,5 ; 2,75, etc.

Dans la colonne 5 « Taux tarifaire (salaire), etc. » le salaire mensuel est indiqué en roubles selon le taux tarifaire (salaire), la grille tarifaire, le pourcentage des revenus, la part ou le pourcentage des bénéfices, le coefficient de participation au travail (KTU), le coefficient de répartition, etc., en fonction du système de rémunération adopté dans l'organisation conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie, aux conventions collectives, aux contrats de travail, aux accords et aux réglementations locales de l'organisation.

Les colonnes 6 à 8 « Ajouts » indiquent les paiements d'incitation et de compensation (primes, allocations, paiements supplémentaires, paiements d'incitation) établis par la législation en vigueur de la Fédération de Russie (par exemple, allocations du Nord, allocations pour un diplôme universitaire, etc.), ainsi que ainsi que ceux introduits à la discrétion de l'organisation (par exemple, liés au régime ou aux conditions de travail).

S'il est impossible pour une organisation de remplir les colonnes 5 à 9 en roubles en raison de l'utilisation d'autres systèmes de rémunération conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie (sans tarif, mixte, etc.), ces colonnes sont remplies dans les unités de mesure appropriées (par exemple, en pourcentages, coefficients, etc. ).

Approuvé par arrêté (instruction) signé par le chef de l'organisation ou une personne autorisée par lui à le faire».

Lors de l'élaboration et de l'approbation de son formulaire de dotation, l'employeur peut compléter le formulaire avec de nouvelles colonnes et colonnes requises (par exemple, pour inclure des informations sur les primes, le système de paiement à la pièce).

Lors du remplissage du formulaire de dotation, il est important de s'assurer que les informations (salaires, nombre d'unités de personnel, titres de poste) correspondent à la situation réelle et aux autres documents et ne contredisent pas la loi.

Divisions structurelles dans le tableau des effectifs

Les noms des unités structurelles sont écrits en toutes lettres, sans abréviations.

Dans quel ordre les divisions structurelles sont-elles indiquées ? La loi ne répond pas à cette question, la laissant à la discrétion des employeurs. En pratique, différentes approches sont utilisées :

Par degré d'importance (d'abord l'administration, puis la comptabilité, puis les services de production, etc.),

Par ordre décroissant de nombre d’unités structurelles,

Par ordre alphabétique.

Certaines entreprises adoptent des instructions pour la gestion des dossiers du personnel, dans lesquelles, entre autres nuances du remplissage de la documentation du personnel, la séquence d'indication des unités structurelles dans le tableau des effectifs est déterminée.

Si le nombre d'employés chez l'employeur est faible et qu'il n'y a tout simplement pas de divisions structurelles, il n'est pas nécessaire de remplir la colonne 1. En pratique, des tirets peuvent également être ajoutés dans de tels cas.

Certains employeurs n'incluent pas d'unités structurelles telles que succursales et bureaux de représentation, croyant à tort qu'ils devraient avoir leurs propres niveaux de dotation en personnel. C'est faux.

L'employeur doit maintenir le tableau des effectifs.

Nous pensons que les succursales et les bureaux de représentation ne devraient pas approuver leurs tableaux d'effectifs, car ils ne sont pas des personnes morales indépendantes ni des employeurs indépendants (article 20 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Le tableau des effectifs de l'organisation doit refléter l'ensemble de la structure de l'organisation, toutes ses divisions, y compris les succursales et les bureaux de représentation.

Pour la commodité du travail, des copies du tableau des effectifs ou un extrait de celui-ci sont réalisées pour les succursales et bureaux de représentation.

DANS colonne "code" les codes des unités structurelles attribués par l'employeur sont indiqués. Les codes permettent de déterminer facilement la place de chaque département ou groupe dans la structure globale de l'organisation.

Noms des postes, professions, spécialités dans le tableau des effectifs

Le nom de chaque poste (spécialité, profession) est indiqué en toutes lettres, sans abréviations.

Selon la partie 2 de l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, si, conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, d'autres lois fédérales, l'octroi de rémunérations et d'avantages ou la présence de restrictions sont associés à l'exercice de travaux dans certains postes, professions , spécialités, alors les noms de ces postes, professions ou spécialités et leurs exigences de qualification doivent correspondre aux noms et exigences spécifiés dans les ouvrages de référence de qualification approuvés de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie, ou les dispositions correspondantes de la législation professionnelle normes.

Les postes (spécialités, métiers) sont généralement indiqués par ancienneté, c'est-à-dire par ordre hiérarchique : manager, adjoints, spécialistes, agents techniques, etc.

S'il existe des postes (spécialités, professions) qui ne font partie d'aucune unité structurelle, ils peuvent alors être enregistrés comme « autre personnel ».

Salaires des employés figurant au tableau des effectifs

Les salaires ne peuvent être fixés en dessous du minimum fixé par la loi.

Selon la partie 3 de l'art. 133 du Code du travail de la Fédération de Russie, le salaire mensuel d'un employé qui a entièrement effectué les heures de travail normales pendant cette période et qui a rempli les normes du travail (obligations de travail) ne peut être inférieur au salaire minimum.

Selon la partie 11 de l'art. 133.1 du Code du travail de la Fédération de Russie, le salaire mensuel d'un employé travaillant sur le territoire du sujet correspondant de la Fédération de Russie et qui est dans une relation de travail avec un employeur pour lequel il existe un accord régional sur le salaire minimum en vigueur ne peut pas être inférieur au salaire minimum dans cette entité constitutive de la Fédération de Russie, à condition que l'employé spécifié ait effectué entièrement les heures de travail normales pendant cette période et rempli les normes du travail (tâches du poste).

Dans le tableau des effectifs Vous ne pouvez pas définir des salaires différents pour les mêmes postes et échelles salariales.

Selon l'art. 22 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu d'offrir aux employés un salaire égal pour un travail de valeur égale, donc si vous donnez à deux comptables travaillant selon la même description de poste (c'est-à-dire avec les mêmes responsabilités professionnelles) des salaires différents, alors, à notre avis, cela ne correspondra pas à la loi.

Certains employeurs établissent des échelles salariales dans le tableau d'effectifs, c'est-à-dire dans la colonne où doit être indiqué le salaire, ils écrivent par exemple « de 20 000 à 30 000 ».

La législation du travail ne prévoit pas la possibilité d'établir des tranches de salaire.

Selon l'art. 129 du Code du travail de la Fédération de Russie, le salaire (salaire officiel) est un montant fixe de rémunération pour un employé pour l'exercice de tâches (officielles) d'une certaine complexité pendant un mois civil sans tenir compte de la rémunération, des incitations et des avantages sociaux. paiements.

Selon l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, les conditions obligatoires à inclure dans un contrat de travail sont les conditions de rémunération (y compris le montant du taux tarifaire ou du salaire (salaire officiel) de l'employé, les paiements supplémentaires, les indemnités et les paiements incitatifs).

Si vous fixez une tranche de salaire dans le tableau des effectifs puis également dans le contrat de travail du salarié, cela ne sera, à notre avis, pas conforme à la loi. Vous pouvez sortir légalement de cette situation en établissant un salaire fixe et les indemnités et primes correspondantes.

Le livre est principalement destiné aux débutants en gestion des dossiers du personnel, mais sera également très utile aux spécialistes expérimentés ayant l'expérience de la conduite de travaux de personnel dans des organisations et des entrepreneurs. Le premier volume décrit en détail l'établissement des divers documents du personnel, l'embauche des salariés, les transferts vers un autre emploi et autres modifications des termes du contrat de travail (par accord des parties et à l'initiative de l'employeur), le mouvement des salariés vers un autre lieu de travail, retrait du travail, affectations travail supplémentaire pour un salarié afin de regrouper des postes (professions), élargir les zones de service, augmenter le volume de travail, exercer les fonctions d'un salarié temporairement absent, concerne la protection du métier de l'employeur secrets et données personnelles des employés.

Tableau des effectifs- un document réglementaire organisationnel et administratif de l'organisation, à l'aide duquel la structure est établie, les effectifs et le nombre de l'entreprise sont approuvés, indiquant le montant du salaire en fonction du poste occupé.

Le tableau des effectifs contient une liste des unités structurelles, les noms des postes, des spécialités, des professions indiquant les qualifications, ainsi que des informations sur le nombre d'unités de personnel.

Formulaire de dotation

Pour établir un tableau des effectifs par une personne morale ou une personne physique entrepreneur individuel, un formulaire unifié N T-3 est fourni (approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 01/05/2004 N 1 « Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement »).

Ce formulaire n’est pas obligatoire, mais n’est qu’indicatif.

Qui établit le planning des effectifs ?

Le tableau des effectifs peut être établi par tout salarié chargé d'une telle fonction.

Ces personnes peuvent être le chef de l'organisation, le chef du service du personnel.

Informations précisées dans le tableau des effectifs

Le tableau des effectifs contient les informations suivantes :

nom des divisions structurelles ;

noms de postes, spécialités, professions ;

nombre d'unités de personnel ;

salaire et (ou) taux tarifaire ;

disponibilité et montant de l'allocation ;

d'autres informations.

La procédure de saisie des informations dans le tableau des effectifs

Les informations sont saisies dans le formulaire unifié N T-3 selon les règles suivantes :

le nom de l'organisation est indiqué en stricte conformité avec les documents constitutifs ;

Le code OKPO contient un code d'identification à 8 chiffres d'une entreprise ou d'une organisation. Les données le concernant sont contenues dans la lettre d'information de l'organisme statistique de l'État ;

"Numéro du document". Lors de son élaboration initiale, le tableau des effectifs se voit attribuer le numéro N 1, puis une numérotation continue est utilisée ;

La date de compilation est indiquée comme étant actuelle. Il convient de garder à l'esprit que la date d'élaboration et l'heure à partir de laquelle le tableau des effectifs est mis en vigueur peuvent varier ;

à la ligne « Pour période » est indiquée la durée de validité du tableau des effectifs, ainsi que la date de son entrée en vigueur ;

Le cachet d'approbation du document contient les détails de la commande pour l'activité principale par laquelle ce document a été approuvé, et en dessous le nombre total d'unités de personnel de l'organisation ou de l'entreprise est indiqué.

Dans ce cas, les champs suivants sont remplis :

colonne 1 « Nom de l'unité structurelle » ;

La colonne 2 « Code » consiste à indiquer les numéros de départements dans un ordre qui permet de déterminer la subordination et la structure de l'ensemble de l'organisation ;

Colonne 3 « Poste (spécialité, profession), grade, classe (catégorie) de qualifications ». Les postes sont indiqués au cas nominatif sans abréviations ;

La colonne 4 « Nombre d'unités de personnel » indique le nombre d'unités de personnel prévues dans cette organisation, y compris celles incomplètes ;

dans la colonne 5 "Taux tarifaire (salaire), etc., frotter." selon le système de rémunération adopté par l'organisation, il est nécessaire de payer soit un montant fixe de rémunération pour les employés en roubles, soit des pourcentages ou des coefficients ;

colonnes 6, 7 et 8 "Allocations supplémentaires, frotter". l'employeur peut le remplir en fonction du système salarial adopté dans l'organisation, ainsi que des particularités de l'organisation du travail ou du temps de travail ;

La colonne 9 «Total par mois» peut être remplie si le salaire et les primes sont indiqués uniquement en roubles, sans indiquer de pourcentages ni de coefficients. Lorsque le salaire est fixé en roubles et que les primes sont fixées en pourcentage du salaire, il semble difficile de calculer le montant total. Dans ce cas, un tiret est placé dans cette colonne, et un lien vers les documents les établissant est indiqué dans la note ;

La colonne 10 permet de saisir toute information relative au tableau des effectifs, par exemple des liens vers les réglementations locales de l'organisation fixant les types d'indemnités et leurs montants.

Qui signe le planning des effectifs ?

Le formulaire unifié N T-3 prévoit les signatures suivantes :

Responsable du département RH ;

Chef comptable.

Le tableau des effectifs peut être signé par d'autres salariés.

Dans ce cas, des ajouts sont apportés au formulaire pour inclure les signatures des autres salariés.

Le tableau des effectifs peut être composé de plusieurs feuilles. Dans ce cas, le tableau des effectifs doit être cousu et numéroté.

Les signataires signent uniquement sur la dernière feuille de la ligne correspondante.

S'il est nécessaire de signer chaque feuille, le formulaire est complété par des lignes de signature.

Il n’est pas nécessaire d’apposer un cachet sur le tableau des effectifs.

Approbation de la dotation

Le tableau des effectifs est approuvé par arrêté signé par le gestionnaire ou une personne habilitée.

Parallèlement, le droit de publier des documents sur l'approbation du tableau des effectifs doit être inscrit dans les documents constitutifs.

Délai d’approbation du calendrier des effectifs

La loi n'établit ni le nombre d'effectifs qu'un employeur doit avoir, ni les conditions ou délais précis pour le modifier.

Ainsi, l'employeur peut régler cette question de manière indépendante.

En règle générale, si des modifications ont été apportées au tableau des effectifs au cours de l'année (sous forme d'ajouts), alors au début de l'année civile, compte tenu de ces modifications, un nouveau tableau des effectifs est approuvé afin de faciliter les choses. à utiliser au travail.

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Pour savoir quelles professions existent et combien d'employés y travaillent reçoivent, vous devez consulter le tableau des effectifs. Ce document est l'un des principaux de l'entreprise ; il fixe non seulement le salaire, mais aussi le nombre d'employés nécessaires à l'activité. En raison de l'importance du document, le tableau des effectifs pour 2019 est établi selon toutes les règles.

Le tableau des effectifs sous forme T-3 est un acte réglementaire local qui établit la structure organisationnelle de l'entreprise.

Ainsi qu'une liste des métiers existant dans l'entreprise, indiquant le nombre de personnes nécessaires à l'activité. En fait, le document est entièrement constitué d'un tableau où les données sont regroupées par département.

Le salaire y est reflété pour un mois calendaire, décomposé par ses éléments constitutifs. Sur la base de ces indicateurs, les dépenses de l'entreprise pour attirer la main-d'œuvre sont déterminées, divers plans sont élaborés et les décisions les plus importantes sont prises dans le domaine de la gestion de l'entreprise.

Le tableau des effectifs sert à guider la saisie des données sur les salariés - cet accord doit contenir le nom de la profession du salarié, correspondant au tableau des effectifs strictement approuvé, ainsi qu'un certain montant de salaire.

Sur la base de ce document, un spécialiste du personnel peut également déterminer la disponibilité des postes vacants. Pour ce faire, ils doivent comparer les informations du tableau des effectifs avec le nombre réel de travailleurs embauchés. En cas de besoin dans l'entreprise, l'inspecteur du personnel dépose une demande auprès du service de l'emploi.

Attention! La législation n’inscrit pas cet acte local parmi les normes obligatoires que toute entreprise doit respecter. Cependant, si l'entreprise décide de mettre en œuvre les procédures établies par l'État (par exemple, licenciement pour cause de réduction d'effectifs), alors le tableau des effectifs doit exister.

Par ailleurs, d'autres actes locaux de l'entreprise peuvent prévoir sa présence obligatoire dans l'entreprise. Tout d’abord, cela s’applique à eux. Et également la nécessité de l'existence d'un tableau des effectifs dans l'entreprise peut être établie par une référence à celui-ci dans le contrat de travail avec le salarié.

Dans le même temps, chaque manager doit se rappeler que son entreprise peut être tenue responsable non pas de l'absence de tableau des effectifs, mais de sa mauvaise exécution.

SARL et entrepreneur individuel – qui doit composer le personnel ?

Le Code du travail de la Fédération de Russie, en termes de réglementation des conditions obligatoires, établit la nécessité de respecter la profession spécifiée dans le contrat et le salaire correspondant avec les données du tableau des effectifs de l'entité commerciale.

De là, nous pouvons conclure qu'une entreprise ou un entrepreneur doit disposer d'un tableau d'effectifs s'il a un contrat de travail.

Ainsi, si un entrepreneur individuel travaille de manière indépendante sans embaucher de salariés, il ne doit pas établir de tableau des effectifs. L'engagement d'artistes interprètes dans le cadre de contrats civils ne nécessitera pas non plus l'exécution de cette loi locale.

Les SARL et autres formes d'organisation d'une personne morale qui ont au moins un accord avec le directeur de l'entreprise doivent déjà élaborer et utiliser un tableau des effectifs.

La création d'un tableau des effectifs dans les entreprises est principalement confiée aux spécialistes du cabinet du personnel, qui réalisent un certain nombre d'activités pour déterminer les coûts de main-d'œuvre pour chaque profession précisée dans la présente loi. Sur la base des recherches obtenues, le nombre d'employés requis est déterminé pour que l'entreprise puisse exercer ses activités.

Si le nombre d'employés de l'entreprise est insignifiant, cette responsabilité peut être confiée à un comptable, un économiste, un avocat ou au dirigeant lui-même.

Exigences en matière de documents

La loi n'exige pas de règles particulières concernant l'horaire des effectifs, sauf que le poste ou la profession qui y est spécifié doit correspondre aux postes et professions que l'employeur inscrit dans les contrats de travail signés avec chaque salarié.

• Il est recommandé de respecter le formulaire de dotation établi par Rosstat (formulaire T-3).
• L'acte local doit être approuvé par arrêté du gérant.
• Il est permis d'établir un tableau des effectifs sur plusieurs feuilles, mais il n'est pas nécessaire de les lacer et de les sceller d'une signature et d'un sceau. Vous pouvez simplement fixer les feuilles avec un trombone.
• Dans certaines situations, les professions reflétées dans le tableau des effectifs doivent nécessairement correspondre à des répertoires de professions et de postes, et en plus du nom, leurs codes doivent également être reflétés dans les documents (Par exemple, la présence de professions présentant des facteurs dangereux et nocifs) .
• La présence d'un sceau d'entreprise sur le tableau des effectifs n'est pas obligatoire.
• Lors de modifications du tableau des effectifs, si elles sont mineures, vous pouvez simplement émettre un arrêté pour ces ajustements, et laisser les effectifs eux-mêmes tels quels.

Téléchargez le formulaire et l'exemple de remplissage du formulaire T-3 pour 2019

Exemple de remplissage du tableau des effectifs

Pour préparer le tableau des effectifs, un formulaire spécial T-3 a été élaboré. Cependant, son application n'est pas stricte : une entreprise peut le modifier en fonction de ses propres besoins, ou développer le sien, en utilisant les détails requis. Nous établissons le tableau des effectifs pour 2019 dans le respect de toutes les règles selon les instructions données ci-dessous.

La saisie des informations dans le tableau des effectifs commence par indiquer le nom de l'entreprise et dans un champ spécial à droite - selon son annuaire.

Ensuite, entrez le numéro du tableau d'effectifs actuel. Il doit être attribué en fonction du nombre de documents précédemment utilisés cette année. La date à laquelle ce planning a été établi est inscrite à côté.

Vient ensuite la date à partir de laquelle le document entre en vigueur. Elle peut être similaire à la date de compilation ou survenir plus tard. Cependant, il est inacceptable que la date de début de l'action soit antérieure au jour de délivrance du document.

À droite de ce champ se trouvent des colonnes dans lesquelles sont enregistrées des informations sur l'ordre qui a approuvé le document (son numéro et sa date), ainsi que le nombre total d'unités de personnel qu'il contient.

Le document lui-même ressemble à un grand tableau.

Compter tableaux "Division structurelle" doit contenir le nom du département, selon la structure organisationnelle développée. Dans le cas où, à côté de la désignation écrite du département, une désignation numérique est également inscrite, elle doit être indiquée dans la colonne suivante.

En règle générale, le code est constitué de chiffres ou des premières lettres du nom du département. Toutefois, si l'entreprise possède plusieurs succursales ou divisions distinctes, le code du département peut également inclure la désignation de la ville, le code de la région, etc.

DANS colonne "Position" Il est nécessaire de noter les noms des postes présents dans l'entreprise. Il est très important d'organiser la structure du document de telle sorte qu'après avoir indiqué le nom du département dans la colonne précédente, les postes qui y sont inclus soient répertoriés dans une colonne.

Il est recommandé d'utiliser le répertoire OKPDTR lors de la spécification des titres de poste. Mais pour les sociétés commerciales, cette règle n’est pas obligatoire. Dans le même temps, les institutions budgétaires sont tenues d'inclure les postes dans le tableau des effectifs uniquement à partir de ce répertoire, et d'indiquer en outre le grade ou la classe de l'employé.

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Important! Une entreprise commerciale est tenue d'indiquer le rang et la classe des postes classés comme nuisibles ou dangereux. Ce fait est important lors de l'établissement de l'ancienneté préférentielle et du moment de la retraite anticipée.

DANS colonne « Nombre d'unités de personnel » le nombre d'employés qui doivent être embauchés pour ce poste est inscrit. S'il prévoit également l'admission de travailleurs à temps partiel, leur nombre est alors écrit dans une expression fractionnaire correspondant au montant du taux payé - par exemple, 0,5.

DANS colonne "Montant du salaire" le salaire que l'employé recevra pendant qu'il occupera ce poste est enregistré. Il ne faut pas oublier qu'exactement le même salaire est inscrit dans le contrat de travail avec le salarié.

Vous devriez également considérer :

• Si l'entreprise ou pour ce poste a adopté un mode de paiement à la pièce, alors cette colonne enregistre le montant des gains obtenus en multipliant le taux tarifaire par le volume de produits créés par mois.
• Si un salaire horaire a été saisi pour ce poste, vous pouvez alors enregistrer dans cette colonne le montant du salaire horaire. Ensuite, sur la même ligne, mais dans la colonne « Remarque », vous devez indiquer « Salaire horaire », et également faire référence au document administratif qui a établi cette fonctionnalité.

Ce qui suit sont plusieurs colonnes, réunies par un seul sous-titre « Ajouts ». Ici, vous devez enregistrer des informations sur divers paiements incitatifs, le cas échéant et établis par le Règlement sur les salaires, le Règlement sur les primes ou d'autres actes internes. Le montant de la prime peut être exprimé non seulement sous forme de montant fixe, mais également sous forme de pourcentage, de coefficient, etc.

Le fonds salarial total pour ce poste est inscrit dans la colonne « Total ». Il est calculé en multipliant le salaire par le nombre de postes.

DANS colonne "Remarque" diverses notes explicatives doivent être inscrites. Par exemple, si au moment de l'enregistrement d'un nouveau tableau d'effectifs, il y a un poste vacant pour un poste, ce fait doit alors être reflété dans cette colonne.

Le document est complété en comptant et en indiquant le nombre total d'unités de personnel et le fonds salarial total.

Après cela, le document entièrement complété doit être signé par le chef comptable et le responsable du personnel chargé de son exécution.

La procédure d'approbation du tableau des effectifs

Étape 1. Développer le document

Tout d’abord, il est nécessaire d’identifier tous les besoins en personnel de l’organisation et d’établir un formulaire de dotation proposé à l’examen.

Étape 2. Émettre une commande du gestionnaire

Le tableau des effectifs est mis en vigueur par arrêté, qui est approuvé par le chef d'entreprise. Il n'existe pas de formulaire obligatoire pour cela - une telle commande peut être rédigée sur papier à en-tête de l'entreprise sous n'importe quelle forme. L'essentiel est que l'arrêté approuvant le tableau des effectifs indique la date à partir de laquelle le nouveau document entre en vigueur.

De plus, une telle date peut soit être la même que la date d'adoption de l'ordonnance, soit être sensiblement postérieure. Toutefois, le tableau des effectifs ne peut pas être mis en vigueur de manière rétroactive. Il ne sera pas possible d'indiquer dans l'arrêté une date déjà dépassée au moment de son adoption.

Si l'entreprise accepte que chaque année recommence la numérotation de tous les documents significatifs, alors la numérotation du tableau des effectifs peut se faire selon le même principe. De plus, cela sera plus approprié si les changements dans le tableau des effectifs chaque année sont massifs - cela éliminera un grand nombre de documents à l'avenir.

Attention! Si un nouveau tableau des effectifs est introduit, il est alors conseillé d'y inclure une clause sur l'annulation de l'ancien, qui guidait le service du personnel jusque-là.

Étape 3. Familiariser les employés de l'entreprise avec le document accepté

Tous les employés embauchés par l'entreprise doivent connaître les réglementations locales en vigueur qui affectent les activités de travail. Ce document n'affecte pas directement l'activité de travail et, selon Rostrud, il n'est pas nécessaire d'en familiariser les salariés.

Attention! Si dans un contrat de travail ou une convention collective le salaire des salariés est établi sur la base du tableau des effectifs approuvé par l'entreprise, alors il est impératif que tous les salariés en prennent connaissance. Pour cela, vous pouvez utiliser .

La procédure de modification du tableau des effectifs

Ce document doit rester à jour à tout moment. Étant donné que le personnel est périodiquement sollicité par les agences gouvernementales lors des inspections, il est nécessaire d'y apporter des modifications en temps opportun.

La procédure pour apporter des modifications au tableau des effectifs dépendra directement du nombre de modifications qui doivent être reflétées dans le document :

• S'il y en a un grand nombre, il est alors plus facile d'annuler complètement l'ancien tableau des effectifs et d'introduire un nouveau document prenant en compte tous les changements nécessaires.
• Si le nombre de modifications à apporter au tableau des effectifs est faible, il est préférable que l'employé responsable rédige un ordre pour apporter des modifications au tableau des effectifs.

En règle générale, vous pouvez identifier les situations suivantes dans lesquelles vous devez apporter des modifications à un document :

• Création de nouveaux départements ou divisions ;
• Organisation de nouveaux postes ;
• Changer les titres des postes existants ;
• Modifications des salaires ou des taux des employés ;
• Fermeture d'un département, d'une division, d'une unité d'état-major.

Si un changement d’effectif entraîne une modification des conditions de travail du salarié (changement de salaire, de poste…), alors il est impératif d’obtenir au préalable son accord écrit. Et après la mise en vigueur du nouveau document, un avenant au contrat est établi avec le salarié, qui prend en compte toutes les modifications apportées.

Le nouvel arrêté doit être présenté à tous les salariés qui seront ensuite impliqués dans la préparation des documents nécessaires. Vous pouvez également ajouter à la liste de familiarisation les employés qui seront directement touchés par les changements apportés.

Si l'ordre introduit de nouveaux postes, vous devez alors indiquer leur nom, ainsi que le nombre d'unités de personnel en cours d'organisation. Ce document est adopté immédiatement s'il n'affecte pas les intérêts d'aucun des salariés déjà embauchés.

Attention! Si le nombre d'unités est réduit, vous devez alors inscrire dans le document établi le nom, le nombre d'unités de personnel retirées et la date d'entrée en vigueur de l'arrêté. Il ne faut pas oublier que le processus de réduction est un long processus au cours duquel il est nécessaire d'informer en temps opportun tant les salariés eux-mêmes que les autorités compétentes.

Le délai de préavis peut être de 2 à 3 mois, selon le nombre de personnes licenciées. En outre, la loi détermine les types de salariés qui ne peuvent pas être licenciés.

Fréquence de préparation des documents et périodes de conservation

Typiquement, le tableau des effectifs est établi pour une durée d'un an, et est valable pendant toute cette période. Toutefois, si l'organisation est petite et que les mouvements de personnel y sont très rares, ce document peut être adopté plusieurs années à l'avance.

Après modification du tableau des effectifs, le document précédent cesse d'être valable et perd sa force juridique. Cependant, il doit être conservé dans l'entreprise pendant une période supplémentaire. Par conséquent, comme d'habitude, les contrôles portent sur plusieurs périodes précédentes. Et cela dure généralement jusqu'à 2-3 ans.

Attention! Il existe une règle selon laquelle un tableau des effectifs invalide doit être conservé dans les archives pendant au moins 3 ans supplémentaires à compter de la date d'expiration. La même règle s'applique aux documents utilisés pour apporter des modifications au tableau des effectifs.