Nous n’avons aucune proposition à examiner lors des réunions. Je vous demande de m'aider à résoudre ce problème.

Lettre de demande– l’un des types de correspondance commerciale les plus courants. Parmi les entrepreneurs, ces lettres sont utilisées lorsque des représentants d'une organisation en contactent une autre pour demander un service. De tels messages peuvent être utilisés dans des situations complètement différentes, par exemple lorsqu'il est nécessaire d'obtenir des informations sur des produits, de voir des échantillons de produits, de rencontrer un voyageur d'affaires, de coordonner certaines actions, etc.

Règles de rédaction d'une lettre de demande

Nous portons à votre connaissance un modèle général d'un tel document à télécharger :

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Pour des raisons évidentes, une lettre de demande n'a pas de modèle standard, mais elle constitue malgré cela une forme de document officiel. C'est pourquoi, lors de sa rédaction, vous devez respecter certaines normes établies par les règles du travail de bureau et de l'éthique des affaires. Avant de passer directement aux règles de base de son élaboration, il convient de préciser qu'il peut être adressé soit à un groupe de personnes (par exemple, managers, comptables, avocats, etc.), soit à un destinataire précis.

Comme tout autre document, cette lettre doit contenir partie introductive, à savoir :

• des informations sur l'entreprise expéditrice qui fait la demande et l'entreprise à laquelle elle est adressée ;
• motif de la demande (« en raison du retard », « en raison de la réception », « en fonction des résultats », etc.) ;
• les références à la base (« sur la base d'un accord oral », « sur la base de négociations », « sur la base d'une conversation téléphonique », etc.) ;
• but de l'appel (« résoudre le problème », « éviter les conflits », « éliminer les violations », etc.).

Ce qui suit partie principale directement lié à la demande. Il doit être exprimé en utilisant toute forme dérivée du verbe « demander » (« nous vous demandons », « nous faisons une demande », etc.), et comme un tel message est, en tout cas, une pétition pour une sorte de service, il doit être rédigé de manière respectueuse. C'est bien si la demande est précédée d'un compliment (« connaître vos grandes capacités », « admirer vos talents d'organisateur », etc.).

Si la lettre contient plusieurs demandes à la fois, elles doivent alors être indiquées dans des paragraphes ou des paragraphes distincts.

Les règles tacites de correspondance entre organisations stipulent qu'une réponse à une demande en plusieurs étapes peut également être envoyée dans un seul message, avec des commentaires séparés sur chaque élément. Il est à noter que ce type de correspondance réduit le volume de circulation des documents et réduit donc le temps de lecture et de traitement de ces lettres.

Si la lettre implique de recevoir une réponse dans un certain délai, cela doit alors être indiqué le plus correctement possible dans le texte du message.

En règle générale, les lettres sont envoyées et reçues par les secrétaires de l'organisation (dans les grandes entreprises, des départements entiers le font). Après compilation ou lecture, ils les transmettent au chef d'entreprise pour examen. Les exceptions sont les messages marqués « confidentiels » ou « remise en main propre » - ces lettres sont envoyées directement au destinataire.

Instructions pour rédiger une lettre de demande

Ce message faisant partie de la correspondance d'entreprise, il faut au préalable en indiquer l'auteur, à savoir : le nom de l'entreprise expéditrice, son adresse réelle et son numéro de téléphone de contact. Ensuite, vous devez saisir des informations sur le destinataire : également le nom de l'entreprise et le destinataire spécifique. Plus loin au milieu de la ligne, vous pouvez immédiatement indiquer qu'il s'agit d'une lettre de demande (mais ce n'est pas nécessaire).

La partie suivante de la lettre concerne la demande elle-même. Dans un premier temps, il convient de le justifier et ensuite seulement d'exprimer l'essence de la demande. A la fin, la lettre doit être signée (il est préférable que cela soit fait par le chef d'entreprise ou une personne autorisée et de confiance), et indiquer également la date de création du document.

Comment envoyer une lettre

La lettre peut être envoyée par e-mail ou par fax - c'est rapide et pratique, mais un envoi prudent via la poste russe permettra de présenter la lettre de manière solide et attrayante. Par exemple, vous pouvez faire une demande écrite à la main avec une belle écriture calligraphique ou imprimer le texte sur du bon papier coûteux.

L'attention portée à ces petits détails fera comprendre au destinataire à quel point l'adversaire est respectueux envers lui et soulignera également une fois de plus l'importance de la demande. La seule chose à retenir est que les lettres par courrier ordinaire prennent beaucoup de temps, le message doit donc être envoyé à l'avance afin que le document soit remis au destinataire à temps.

Après avoir envoyé la lettre

Ce message, comme tout autre document, doit être enregistré dans le journal des documents sortants. De la même manière, le destinataire de la lettre enregistre l'arrivée de la correspondance. En cas de malentendus survenant dans les relations commerciales, enregistrer le fait d'envoyer et de recevoir des lettres permettra de comprendre rapidement la situation.

Exemples de rédaction de lettres de demande avec explications

Ainsi, nous avons compris qu'une lettre de demande est une lettre qui contient une demande adressée au destinataire. Le but du texte est d'inciter le destinataire à effectuer une action bénéfique pour l'expéditeur. La lettre doit contenir une demande formulée et sa justification. Il est conseillé de formuler la demande de manière à justifier pourquoi il serait avantageux pour le destinataire d'accéder à la demande. L'expéditeur doit non seulement connaître les règles de rédaction du texte, mais également prendre en compte les nuances psychologiques. Ensuite, nous examinerons des exemples de modèles spécifiques en fonction de la situation.

Lettre de demande de fonds

La lettre est établie s'il est nécessaire d'obtenir l'attribution de fonds de l'État, de sponsors ou de particuliers.

De l’ONG « Aide aux retraités »
Membre de l'Assemblée législative
Ivanov I.I.

Bonjour, Ivan Ivanovitch. Je suis représentant de l'association à but non lucratif « Aide aux retraités ». Nous aidons les retraités seuls : nous apportons de la nourriture, aidons au nettoyage et aux réparations.

Notre organisation existe depuis 5 ans. Auparavant, nous parvenions à financer nous-mêmes nos activités, mais en raison de l'expansion des ONG, les fonds ont commencé à s'épuiser. Nous avons besoin d’argent pour louer des locaux, payer les salaires des employés et acheter du matériel.

Lors d'une récente réunion gouvernementale, le Président a évoqué la situation difficile des retraités et a noté qu'il était urgent de changer la situation. A cet égard, je vous demande 200 000 roubles pour les besoins de l'ONG "Aide aux retraités".

Cordialement, Petrova A.A.

Explication:

Le texte ci-dessus est compilé selon toutes les règles. Il contient :

• Le nom de l'OBNL et une explication de ses activités.
• Une demande d'argent, une explication de son besoin (il faut de l'argent pour le loyer et les salaires).
• Mention du Président. Il faut justifier des bénéfices du parrainage pour un officiel. Qu'est-ce qui intéresse le député ? En évolution de carrière. Aider l’organisation contribuera à atteindre cet objectif.

Le montant spécifique des fonds dont l'organisation commerciale a besoin est également indiqué.

Lettre de demande de livraison de marchandises

La lettre est généralement envoyée aux partenaires de l'entreprise. Il est conseillé de justifier dans le texte l'avantage mutuel pour les deux entreprises.

Au chef de la société "AAA"
Ivanov I.I.
Du chef de la société BBB
Petrova B.B.

Bonjour, Ivan Ivanovitch. Nous souhaitons commander un ensemble de produits auprès de votre entreprise (à préciser). Nous nous sommes intéressés à votre produit lors d'une exposition régionale.

Si vous êtes d'accord, veuillez nous informer des conditions de livraison et des conditions qui vous conviennent. Nous garantissons un paiement dans les délais. Nous espérons que ce sera le début d’une coopération mutuellement bénéfique.

Nos contacts : (préciser).

Cordialement, Boris Borissovitch.

Lettre demandant une remise

Généralement, ces textes sont envoyés aux fournisseurs de l'entreprise. Par exemple, une organisation organise des expositions. Elle a un fournisseur - une imprimerie qui fournit des brochures, des stands, des livrets, etc. Le coût des services est assez élevé. La crise est arrivée et il est devenu difficile pour l’entreprise de payer les produits d’impression. Cela pourrait bien être une raison pour demander une réduction.

Au patron de la société Vostok
Ivanov I.I.
Du chef de la société "Zapad"
Petrova B.B.

Bonjour, Ivan Ivanov. Notre organisation a été touchée par la crise financière. Le nombre de contrats conclus avec nous a diminué de 20 %. Malheureusement, la crise n’a pas seulement touché nous, mais aussi nos clients. Les gens ne peuvent pas payer le même montant pour nos services qu’avant. C'est pourquoi nous avons prévu une réduction de 25 % sur les billets.

En raison de la situation financière difficile, notre société vous demande une remise de 15 % pour les six mois restants de coopération au titre du contrat.

Nous avons envoyé des lettres demandant une réduction à tous nos fournisseurs. Si 20 % de nos partenaires nous offrent des conditions favorables, notre entreprise survivra à des moments difficiles et ne fermera pas ses portes. Nous avons déjà bénéficié d'une réduction de la part de nos propriétaires et de notre compagnie de téléphone.

Cordialement, Boris Petrov.

Explication:

La lettre contient les points importants suivants :

• Explication de la nécessité d'une remise.
• Indication du montant exact de la remise et du calendrier.
• Une indication indirecte que si l'imprimerie n'accorde pas de remise, l'entreprise mettra fin au contrat.

Le texte doit être rédigé de manière à ce que la lettre soit lue jusqu'au bout et que l'on accepte les conditions proposées.

Lettre de demande de réduction de loyer

Les loyers grugent les budgets de la plupart des organisations. Sa réduction permet à l'entreprise de rester à flot dans les moments difficiles. La lettre doit être envoyée au propriétaire.

Chef de la société "Plus"
Ivanov P.P.
Du chef de l'entreprise "Minus"
Petrova I.I.

Bonjour, Petr Petrovitch. Notre entreprise a été touchée par la crise financière. Le pouvoir d’achat des consommateurs a diminué et les revenus des entreprises ont diminué. A cet égard, nous vous demandons de réduire le loyer de 10%.

Tout au long de notre coopération, nous n’avons jamais retardé les paiements. Nous espérons que vous nous ferez des concessions et que nous maintiendrons notre relation commerciale. Nous garantissons le paiement du loyer dans les délais, malgré des conditions financières difficiles.

Cordialement, Ivan Ivanovitch.

Explication:

Il est important de mentionner dans la lettre que l'entreprise a auparavant rempli pleinement ses obligations. Le propriétaire doit être sûr qu’il continuera à effectuer ses paiements. Le destinataire doit également comprendre que s'il n'accepte pas les modalités proposées, le locataire refusera ses services.

Lettre de demande de paiement de dette

Les dettes naissent très souvent lors des interactions entre entreprises. Si l'organisation s'engage à poursuivre sa coopération avec la contrepartie qui a contracté une dette, une lettre de demande est envoyée.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Cher Ivan Ivanovitch, nous vous demandons de rembourser la dette envers notre entreprise d'un montant de 200 000 roubles. Pendant tout ce temps, nous avons continué à coopérer avec vous, dans l’espoir de poursuivre nos relations commerciales. Cependant, nous sommes désormais contraints de suspendre la fourniture de services faute de paiements.

Le montant de votre dette est de 200 000 roubles. Nous vous demandons de le payer avant le 1er mars 2017. Si la dette n'est pas remboursée, nous serons obligés de résoudre le problème devant les tribunaux.

Cordialement, Petr Petrovich.

Explication:

La lettre doit comprendre les points suivants :

• Le montant exact de la dette.
• La date à laquelle la dette doit être payée.
• Mesures que l'entreprise prendra si les paiements ne sont pas reçus.

Le texte peut mentionner une coopération fructueuse à long terme avec l'organisation. Cela devrait être une demande, pas une exigence. L'exigence est rédigée à l'aide d'un modèle différent.

Lettre de demande de paiement différé au fournisseur

L'organisation a fourni à l'entreprise un lot de produits, mais ne l'a pas payé. Une dette est née, mais le débiteur n’a pas les moyens de la payer. Dans ce cas, il est judicieux d’écrire une lettre demandant un sursis.

Au chef d’entreprise « Où est l’argent »
Sidorov P.P.
Du chef d’entreprise « L’argent est sur le point d’arriver »
Ivanova I.I.

Cher Petr Petrovich, nous n'avons pas payé une dette de 200 000 roubles. Nous n'hésitons pas à rembourser nos dettes, mais nous ne pouvons désormais pas effectuer les remboursements complets en raison de notre situation financière difficile.

Depuis 2 ans, nous entretenons des relations commerciales fructueuses avec vous et ne respectons pas les délais de paiement. Aujourd'hui, nous demandons un paiement échelonné. Notre entreprise est prête à payer la dette en deux étapes :

• Nous déposerons 100 000 roubles avant le 1er mars 2017.
• 100 000 roubles seront déposés avant le 1er avril 2017.

Nous vous promettons d'effectuer les paiements à temps. Merci de votre compréhension.

Cordialement, Ivan Ivanovitch.

Lettre demandant un paiement pour une autre organisation

La dette de l'entreprise peut être payée par un autre organisme. Bien entendu, une personne morale ne paiera pas des actions comme ça. Généralement, la lettre de demande est envoyée à un débiteur de l'entreprise ou à une autre personne ayant des obligations envers l'entreprise.

Au chef d’entreprise « L’argent est sur le point d’arriver »
Ivanov I.I.
Du chef d'entreprise "Où est l'argent"
Sidorova P.P.

Cher Ivan Ivanovitch, vous avez une dette envers notre entreprise d'un montant de 300 000 roubles. Notre organisation avait également une dette envers une autre entreprise d'un montant de 200 000 roubles. Nous vous demandons de payer notre dette envers le créancier d'un montant de 200 000 roubles. En échange, nous vous fournirons un plan de versement pour le solde de la dette, que vous avez préalablement demandé. Merci de votre compréhension.

Cordialement, Petr Petrovich.

Lettre de demande d'assistance pour résoudre le problème

Toutes les entreprises peuvent être confrontées à des problèmes complexes qui ne peuvent être résolus sans aide extérieure. Une lettre de demande d'assistance peut être envoyée si nécessaire, par exemple pour la tenue d'événements. La pétition est envoyée aux organisations commerciales et aux agences gouvernementales.

Directeur de la société "AAA"
Petrov B.B.
D'un organisme public
"Nous donnons du bien"

Cher Boris Borissovitch, je suis un représentant de l'organisation publique « Giving Good ». Nous organisons et organisons des fêtes pour les enfants de l'orphelinat.

Nous sollicitons votre aide pour organiser l'approvisionnement en nourriture pour les vacances. Bien entendu, nous mentionnerons vous et votre entreprise lors de l’événement. Des représentants de l'Assemblée législative et du public seront présents à la célébration.

Vous pouvez nous contacter par téléphone XXX

Cordialement, Ivan Ivanovitch.

Pour résumer

Combinons toutes les règles pour rédiger une lettre de demande. Vous devez d’abord vous présenter et parler de vos activités. Mais la partie introductive ne doit pas être prolongée. Notre objectif est d'encourager le destinataire à lire la lettre. Si le texte est trop long, il est peu probable que le destinataire le lise jusqu'au bout. Ensuite, vous devez commencer à présenter votre demande. La précision est de mise : indication des délais, montant des fonds. Il est important de comprendre que le destinataire doit en ressentir le bénéfice. La lettre doit donc indiquer pourquoi il serait avantageux pour l’organisation de se conformer à la demande. À la fin, vous devez dire au revoir poliment et sans sympathie.

Il s'agit d'une lettre officielle dans laquelle les partenaires, les clients et les investisseurs reçoivent poliment une demande spécifique. Une lettre de demande est l'un des types de correspondance commerciale les plus courants. La satisfaction d'une demande dépend en grande partie de la capacité à convaincre quelqu'un d'exprimer sa demande. Par exemple :

. Chers messieurs! une fois par trimestre.

. Nos autres fournisseurs. Votre pays a déjà accepté ces conditions. Nous espérons recevoir de. Vous avez une réponse positive à notre demande. AVEC..

. Chers messieurs!

. Nous vous contactons pour vous demander de vendre les titres suivants de notre package : actions par prix. La limite est valable jusqu'au (date) . Les titres doivent être retirés de notre compte de dépôt. Veuillez également créditer l'équivalent sur notre compte

. Sincèrement.

. Chers messieurs!(nom du pays) . Je considère qu'il est nécessaire d'en discuter personnellement avec. Vous avez des questions sur le territoire d'activité, les commissions, les garanties de protection client. Je voudrais suggérer. Date de votre rendez-vous :(date) par heure

. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous êtes satisfait. Votre date et heure de rendez-vous. je reste avec respect..

. Cher /

. Nous avons récemment construit une usine de transformation de légumes et, malheureusement, nous n'avons pas assez de fonds pour acheter du matériel de transformation de légumes.

. Nous serions reconnaissants si. Vous nous avez accordé un prêt à long terme d'un montant 200 000 (deux cent mille) hryvnia. Nous ajoutons à la lettre les documents nécessaires : accord pour l'achat de matériel ; étude de faisabilité pour le remboursement du prêt. Puisque ce problème nécessite une solution immédiate "tricot", nous vous demandons de bien vouloir répondre dans les plus brefs délais. Soyu ...

. Chers messieurs!

. Un de nos clients a fait une demande pour la fourniture d'un lot important(nom du produit) . Malheureusement, nous n'avons pas ce produit dans notre assortiment et nous aimerions le demander. Vous faites une offre appropriée à notre client et nous envoyez également une copie de la lettre

. Par. Pour vos prestations, nous vous demandons de percevoir une commission d'un montant de%

. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous le pouvez. Vous avez déjà expédié les marchandises commandées et vous acceptez. b les commissions que nous proposons

nous allons juste en sortir. Votre réponse positive, nous informerons immédiatement l'adresse de notre client

. Nous espérons une coopération mutuellement bénéfique entre nos entreprises

. Avec respect et meilleurs vœux

. Cher /

. Nous étions intéressés par de nouveaux produits qui... Vous faites de la publicité, nous vous en serons donc reconnaissants. Vous nous enverrez des informations détaillées et un catalogue publicitaire illustré

. Nous serons heureux de coopérer avec. Toi

Chiffre d'affaires TYPIQUE

1. Veuillez informer (envoyer, payer, confirmer, considérer)

3. Veuillez nous le transmettre via. Votre représentant présente des brochures publicitaires et des catalogues. Vos nouveaux produits

4. Nous n'avons trouvé aucune erreur dans notre dernière facture datée du (date). Nous vous en serons reconnaissants. Tu revérifieras

5. Nous vous demandons d'expédier les marchandises commandées immédiatement après leur production.

Il y en aura 6. Vous êtes très reconnaissant si. Toi

7. Veuillez nous envoyer une réponse dans les plus brefs délais

8. S'il vous plaît. Vous devez étudier attentivement nos nouvelles conditions de paiement, qui sont énoncées dans. Conditions générales de l'accord (nous ajoutons le texte du document), et donnons une réponse définitive

9 sera heureux si. Vous acceptez de coopérer avec nous

10. Conformément aux clauses de notre accord, nous demandons. Toi

11. Toute gentillesse de payer la facture dans les plus brefs délais (en urgence, sans délai)

12. Nous vous en serions très reconnaissants. Vous acceptez de nous vendre vos marchandises à titre d'essai

Il sera 13 heures. Vous êtes obligé si. Veuillez considérer nos amendements à

15. Si possible, s'il vous plaît. Vous fournir toutes les données initiales

16. Veuillez nous en informer. Avec caractéristiques techniques (nom du produit)

17 n'y parvenait toujours pas. Fournissez-vous des prix pour (nom du produit) ?

18. Nous serions heureux de savoir

19. Rendez-vous service et remettez vos documents d'assurance remplis.

20*. Nous vous demandons de retourner immédiatement une copie de l'accord signé

21. Veuillez vérifier attentivement le contrat ajouté

22. Veuillez confirmer votre arrivée à la réunion

23. Si. Vous êtes satisfait de nos conditions, veuillez nous télégraphier votre volonté de signer un contrat entre nos sociétés. Nous espérons une réponse rapide et vous souhaitons du succès

24. Nous vous demandons d'examiner nos propositions le plus tôt possible (bientôt) et de nous informer de votre décision

25. S'il vous plaît. Portez une attention particulière à

26. Nous vous contactons pour une demande de petit don au fonds

27. Tout d’abord, veuillez nous faire savoir quelles mesures pourraient vous aider. Vous surmonterez ces difficultés

28. En raison des difficultés rencontrées, nous vous demandons de nous envoyer plusieurs spécialistes expérimentés qui pourraient vous conseiller. Nous l’espérons. Vous ne refuserez pas de nous aider

29. Ce serait bien si. Vous avez confirmé votre décision par écrit

31. Nous vous en serons reconnaissants. Vous nous informerez par écrit de

32. Nous vous demandons gentiment. tu nous appelles

33 serait reconnaissant si. Vous examinerez nos propositions dans les plus brefs délais et nous informerez de votre décision dans les plus brefs délais.

34. S'il s'agit d'une proposition. Vous n'êtes pas satisfait, veuillez en indiquer la raison

35. Il est très important pour nous d'obtenir des informations détaillées sur l'entreprise (nom) car nous aimerions coopérer avec elle

36. Vous nous rendrez un service inestimable si vous fournissez des informations objectives sur l'entreprise (nom)

37. Puisque ces informations sont très importantes pour nous, nous le ferons. Merci pour les explications détaillées

38 pour préparer un rapport détaillé sur le travail effectué, nous avons besoin. Nous aimerions recevoir. Votre réponse viendra bientôt. Nous exprimons notre gratitude par avance

39. Désolé pour les ennuis supplémentaires. Ils ne le feraient pas. Vous avez la gentillesse de nous fournir des explications écrites sur

40 vous en seront reconnaissants. Votre représentant viendra effectuer la démarche nécessaire

41. S'il vous plaît. Vous respectez tous les points de notre accord et exécutez les commandes des clients au niveau approprié

42. S'il vous plaît. Vous devez étudier attentivement cette lettre, écouter nos conseils et prendre toutes les mesures nécessaires pour résoudre le problème.

43. Veuillez examiner et vérifier attentivement toutes les listes de factures payées

44. Merci de nous fournir un% de réduction sur la fourniture de matériaux et équipements de construction (structure) (nom de l'objet)

1) Une lettre commerciale comprend généralement :
titre;
texte principal ;
fins.
L'en-tête contient :
nom de l'entreprise (institution) qui envoie la lettre ;
adresse postale et télégraphique ;
télétype et télécopie;
numéros de téléphone;
compte courant;
date de départ : le mois s'écrit sous forme de mot. Habituellement, ces détails sont présents sur le papier à en-tête.
Dans l'en-tête à côté de la date, il y a généralement un lien vers le contenu de la lettre ou la raison pour laquelle elle a été rédigée.
Exemple:
"Concernant (concernant)..."
"Sur la question de la livraison (commande)."
« Non. depuis..."
« Sur votre numéro. depuis..."
Sur une lettre commerciale, inscrivez le numéro d'origine. Il n'est pas recommandé d'apposer un numéro d'envoi sur les lettres adressées à l'étranger. Là, ils sont limités par la date d'envoi et le contenu de la lettre.
Dans la correspondance commerciale, outre l'adresse et le nom de l'entreprise ou de l'institution inscrits sur l'enveloppe, les attributs nommés sont également placés dans l'en-tête (dans la partie supérieure droite de la lettre).
Si la lettre est adressée à une entreprise ou à un fondateur, indiquez d'abord le nom de l'entreprise (institution) dans le cas nominatif, puis l'adresse postale. Dans un document envoyé au responsable (organisation), le nom de l'organisation est inclus dans le titre du poste de gestionnaire.
Exemple : « Au Président de la société... Monsieur... » Dans une lettre adressée à un particulier, inscrivez d'abord l'adresse postale, puis le nom et les initiales du destinataire. Vous pouvez faire précéder le nom du destinataire du mot Attn., par exemple Attn. M. Noir (Attention M. Black).
Si la qualité du destinataire est connue, il convient de l'indiquer après le nom. Par exemple : à l’attention. M. Black, Chef de Département (À l'attention de M. Black, Chef de Département). Lorsqu'on s'adresse à des individus, l'expression informelle Cher est utilisée. Par exemple, Cher Monsieur, Chère Madame, Cher Monsieur. Brawn, Dear John, et lorsque vous contactez une entreprise - formelle Dears Sirs (Europe), Gentleman (USA).
Il convient de garder à l'esprit que les noms, adresses, adresses, chaque mot du nom officiel, la fonction, les noms des objets de correspondance sont écrits avec une lettre majuscule (ABC de la communication d'entreprise // Des affaires pour tous. M., 1991. Numéro 1.P.33, 34) .
Le discours est généralement suivi d'une phrase d'introduction. Il est formulé en fonction du type de lettre et de son objet.
Dans la partie supérieure droite de la lettre est placé au nominatif le nom de l'entreprise - le destinataire de la lettre, puis l'adresse postale.
Dans le document envoyé au gestionnaire, le nom de l'organisation est inclus dans le titre du poste du gestionnaire.
Dans une lettre adressée à un particulier, écrivez d'abord l'adresse postale, puis le nom et les initiales du destinataire.
L'appel est généralement suivi d'une phrase d'introduction, formulée en fonction du type de lettre et de son objectif.
L’introduction se caractérise donc par une grande variété. Dans le même temps, il existe un certain nombre de phrases d'étiquette qui sont le plus souvent utilisées lors de l'écriture et qui sont stéréotypées. Les connaître ou les avoir à portée de main réduit le temps de rédaction d’un message et améliore dans de nombreux cas la culture de l’écriture. Exemples de quelques formules d'étiquette stables :
Nous avons reçu votre lettre n°... en date du 1er novembre de cette année, dont nous avons été heureux d'apprendre
(nous avons été ravis d'apprendre) que...
Nous avons reçu votre lettre datée du 15 mai de cette année. accompagné des documents qui y sont joints.
Nous sommes satisfaits de la réponse rapide à notre demande.
Merci pour la lettre de... ou Non. ...En réponse nous vous informons...
Nous accusons réception de votre lettre de... avec toutes les pièces jointes
Nous confirmons par la présente avoir reçu votre lettre datée du 14 mars de cette année et vous informons que...
Nous sommes extrêmement surpris par votre lettre de... dans laquelle vous rapportez...
Nous avons été surpris d'apprendre par votre télégramme (télex) que...
En plus de notre lettre du 12 février de cette année. Nous vous informons que...
Permettez-moi de vous écrire...
Nous devons vous le rappeler...
Nous rappelons (informons) par la présente encore une fois...-
Nous regrettons (exprimons nos regrets) de votre refus (silence).
Malheureusement, nous n'avons toujours pas reçu votre réponse à notre lettre de... et nous sommes obligés de vous le rappeler (de vous le demander) à nouveau.
Suite à votre lettre de... nous vous informons qu'à notre grand regret...
En réponse (répondant, faisant référence) à votre lettre, nous vous informons que...
En confirmation de notre télégramme de...nous vous informons que...
En confirmation de notre entretien téléphonique qui a eu lieu le 5 juin dernier, nous vous informons que...
Nous prenons note de votre lettre de. et rapport.
Nous sommes obligés de vous le signaler.
Nous vous informons que...
Nous souhaitons vous informer...
Nous attirons votre attention...
A votre demande, nous vous enverrons...
Veuillez nous pardonner le retard dans la réponse à votre lettre de...
Veuillez accepter nos excuses.
Nous vous remercions (nous vous sommes reconnaissants, nous vous exprimons notre gratitude) pour le service rendu (aide, soutien).
Le contenu de la lettre dépend des problèmes et des tâches à résoudre par correspondance. Cela ne devrait pas être long dans une lettre commerciale. Souvent, le contenu se limite à une ou quelques phrases exprimant une demande, un accord ou un refus.
Exemples de phrases pouvant constituer la base de lettres courtes :
Nous vous demandons de bien vouloir nous informer du délai de livraison...
Merci d'accélérer l'expédition...
S'il vous plaît laissez-nous savoir.
Veuillez nous faire part de votre décision sur la question... Nous vous demandons d'envoyer... Nous avons besoin d'informations supplémentaires sur...
Veuillez nous faire savoir si notre offre vous convient. Veuillez confirmer l'acceptation de notre ordre d'exécution. Votre demande de... a été accordée.
En réponse à votre courrier de... nous vous informons que votre demande de livraison... a été résolue positivement.
Nous vous informons par la présente que votre demande (commande, offre) a été acceptée par nos soins. En réponse à vos demandes... nous vous informons que nous avons pris les mesures suivantes... En réponse à votre demande (commande), nous avons le regret de vous informer (nous devons, nous sommes obligés de vous informer) que nous ne pouvons pas ( nous n'avons pas la possibilité) de le réaliser. Malheureusement, nous sommes obligés de décliner votre offre. Malheureusement, votre demande ne peut être accordée pour les raisons suivantes...
Votre demande (proposition) est à l'étude. Dès réception des résultats de l’examen, nous vous en informerons immédiatement.
Votre proposition sera acceptée avec plaisir (gratitude) si vous acceptez d'y apporter les modifications suivantes...
Votre commande sera exécutée sous réserve de (par exemple, si vous acceptez une date de livraison ultérieure pour les marchandises dont vous avez besoin. La date d'expédition nous convient.) .
Lors de la rédaction du texte principal d'une lettre, les phrases suivantes sont utilisées :
En relation (conformément à) votre demande... En relation avec ce qui précède... En même temps... Premièrement... deuxièmement... etc. Tout d'abord...
En plus... en plus.en plus de ça... Néanmoins... malgré... Ensuite nous sommes obligés... Cela va de soi...
Nous le considérons comme nécessaire (important, nécessaire, approprié).
Conformément à votre demande (documents joints).
Nous en sommes absolument sûrs.
Nous exprimons notre confiance...
Cela concerne votre demande (suggestion)...
Le fait est.
Sinon, nous sommes forcés. Dans la situation actuelle... À notre avis...
Nous ne sommes pas d'accord avec votre point de vue pour les raisons suivantes... En cas de votre refus (non-paiement). Ensuite, vous écrivez. En plus.
En plus de ce qui précède (ci-dessus, noté ci-dessus), nous vous informons...
Il faut (nécessaire, nécessaire, doit, vouloir, considérer nécessaire) être ajouté (marqué, remarqué).
Compte tenu de ce qui précède (énoncé ci-dessus), il s’ensuit (nous voulons, nous devons, nous avons besoin).
Résumer (conclure, résumer, résumer). Ainsi (en conclusion). Pour éviter tout retard... Il faut (doit, devrait) admettre que... Nous avons des difficultés avec. En fait...
Concernant votre demande (commentaire), nous attirons votre attention sur le fait que
Quoi...
Nous exprimons des regrets (doute, perplexité, satisfaction). Nous sommes désolés...
Pour notre défense, nous souhaitons vous informer... En réponse à vos reproches, nous souhaitons vous informer. Nous l'admettons... Nous achèterions également chez vous...
Les livraisons seront effectuées (effectuées).
Nous accusons réception...
Veuillez noter...
Vous le savez sans doute (évidemment).
À la fin d'une lettre commerciale se trouvent des demandes d'écriture ou d'information, ainsi que des souhaits, des espoirs de coopération ultérieure, de réception de commandes, etc. Il peut également y avoir des excuses et des remerciements ici.
La lettre se termine par une formule de politesse indiquant la fonction, le nom et les initiales du signataire de la lettre, et dans certains cas un sceau est apposé.
Comme dans d'autres éléments structurels d'une lettre commerciale, des expressions stables sont utilisées à la fin, par exemple :
Veuillez indiquer votre consentement. Sincèrement. Veuillez écrire sur votre décision. Sincèrement.
Nous vous demandons de confirmer la réception de votre commande et d'y prêter toute l'attention voulue. Sincèrement...
Nous espérons une réponse rapide. Sincèrement.
Nous vous demandons de ne pas retarder votre réponse. Cordialement vôtre. S'il vous plaît laissez-nous savoir. Sincèrement. Nous vous demandons de nous informer des mesures que vous avez prises. Sincèrement. Nous attendons votre réponse dans les prochains jours. Sincèrement. Nous apprécierions votre réponse rapide. Sincèrement. Nous espérons recevoir une réponse prochainement et vous remercions par avance. Sincèrement...
En espérant une réponse favorable. Sincèrement. Nous espérons que vous répondrez à notre demande. Sincèrement. Nous attendons vos commandes (approbation, consentement, confirmation). Sincèrement. Avec respect et espoir d'une coopération ultérieure... Merci d'avance pour le service fourni. Cordialement... Dans l'espoir d'une solution positive au problème. Cordialement vôtre. Veuillez nous contacter si vous avez besoin d'aide (assistance). Sincèrement...
En espérant une coopération fructueuse. Sincèrement. Dès réception du courrier, nous vous demandons de confirmer par écrit (télégraphe, fax.). Sincèrement. Nous vous l'assurons... Cordialement.
Si de la documentation, des dessins, etc. sont joints à la lettre, alors la présence d'une pièce jointe est indiquée à la fin, par exemple :
"Pièce jointe : du n°..."
Selon l'étiquette officielle, la lettre de réponse est signée par un employé de poste égal (ou supérieur). Ainsi, si la lettre d'initiative a été signée par le directeur (président, président), alors la réponse à celle-ci est également signée par le même directeur, ou, dans les cas extrêmes, son adjoint.
xxxxxxxxxx
3.11. 5.

La lettre de demande fait partie intégrante et importante de la correspondance commerciale moderne. Les échantillons et exemples de formulation présentés dans l'article, ainsi que les règles de rédaction indiquées, vous aideront à composer correctement le texte nécessaire et à le formater conformément aux usages du travail de bureau. Nous vous proposons un guide étape par étape pour rédiger ce type de recours.

informations générales

Une lettre de demande est pertinente dans les cas où son auteur a besoin d'obtenir d'autres personnes des informations, des documents, d'effectuer une transaction ou d'autres actions commerciales. Il peut être envoyé soit à une personne spécifique (manager, directeur, chef de service, etc.) soit à l'ensemble de l'organisation dans son ensemble. Votre demande d'aide doit être conforme aux règles généralement acceptées en matière de correspondance commerciale.

Une lettre est le visage d’une entreprise ; même les petites choses comptent. Imprimez-le sur du papier à en-tête de l'entreprise signé par une personne autorisée et muni d'un sceau (si disponible). Soyez responsable dans le choix de la police, de sa taille et de l'emplacement du texte sur la page. Ne négligez pas les marges, les lignes rouges et les paragraphes. Souvent, la première impression se forme simplement en regardant un document.

Étape 1 : Spécifier le destinataire

Si vous écrivez une lettre impersonnelle à une entreprise spécifique, elle sera très probablement envoyée à la réception ou au bureau, puis au responsable et, finalement, à l'exécuteur direct. Indiquez le nom complet correct de l'organisation dans « l'en-tête » du texte ; il est préférable d'ajouter également l'adresse légale.

Comme mentionné ci-dessus, l'option optimale consiste à indiquer un destinataire spécifique, c'est-à-dire une demande d'aide adressée personnellement. Essayez toujours de vous appeler par votre prénom et votre nom. Par exemple, « Cher Alexandre Viktorovitch ! » ou "Cher M. Schwartz!" De cette façon, d'une part, vous exprimerez votre respect à la personne, et d'autre part, une demande adressée à une personne précise lui impose certaines obligations, la responsabilité de son examen et de sa mise en œuvre.

Dans certaines situations, il serait logique d'utiliser un groupe de personnes, une équipe spécifique ou une partie de celle-ci comme destinataire. Ceci est également pertinent dans les cas où la lettre de demande est envoyée à plusieurs adresses. Utilisez des formulations telles que : « Chers collègues ! », « Chers comptables ! etc.

Étape 2 : Compliment

C'est bien si la lettre de demande officielle contient un compliment envers son destinataire. En faisant cela, vous semblez répondre à sa question naturelle : « Pourquoi me posez-vous cette question ? Vous pouvez noter les mérites passés et les qualités personnelles d'une personne, le statut de l'entreprise, etc. Utilisez en particulier les formulations suivantes : « Votre entreprise est un fournisseur leader… », « Vous avez aidé de nombreuses personnes à résoudre des problèmes complexes dans ce domaine… », « Votre organisation est un expert de premier plan sur le marché dans ce domaine. ..", etc. N'oubliez pas qu'il est approprié qu'un compliment vienne lorsque la lettre de demande (échantillons et exemples dans le texte) est de nature non standard et qu'il faut aimer le destinataire. Attirez son attention sur les qualités et mérites pertinents pour répondre à votre demande. Cependant, nous ne recommandons pas de franchir la frontière très fine entre un compliment bon et correct et une flatterie grossière.

Étape 3 : Justifier la demande

Toute demande doit être justifiée, car le destinataire doit savoir pourquoi vous le contactez. Il est donc logique de l’introduire dans le vif du sujet. A ce stade, nous vous recommandons de sélectionner les trois arguments les plus convaincants, qui doivent être disposés dans le texte de la lettre selon le schéma suivant : force moyenne, faible, le plus fort.

La demande peut avoir différents niveaux de complexité et vous devez être préparé au fait que le destinataire ne sera pas toujours intéressé à y répondre. À cet égard, il doit être convaincu que sa mise en œuvre comporte pour lui des bénéfices potentiels. Intéressez le destinataire pour qu’il prenne votre document au sérieux.

Une lettre de demande peut contenir une proposition visant à mettre en œuvre une certaine opportunité qui l'intéresse.

Exemples de formulation

• "De tout temps, les hommes d'affaires et les hommes d'affaires se sont efforcés non seulement de réussir matériellement, mais aussi de s'épanouir personnellement, afin que les gens se souviennent à jamais de leurs bonnes actions et gagnent leur respect."
• « Bien entendu, votre objectif principal est d’améliorer le niveau de vie des citoyens de la ville. » Vous pouvez notamment utiliser cette formulation lorsque vous rédigez une lettre de requête à un député, par exemple concernant la mise à disposition de locaux pour un jardin d'enfants, l'aménagement d'une aire de jeux, etc.

Vous pouvez également exprimer un problème qui intéresse le destinataire, lui montrer comment votre demande peut l'aider à le résoudre ou à concrétiser certaines opportunités.

Il arrive que vous n'ayez rien à offrir à l'autre partie, ou que ce soit inapproprié dans ce contexte. Dans ce cas, la meilleure solution est de parler de l’importance de votre demande. Décrivez la situation aussi précisément et complètement que possible, afin qu'elle touche votre âme. S’il n’y a a priori aucun moment réconfortant dans votre histoire, fournissez des faits et concentrez-vous sur les relations de cause à effet. Parlez-nous de ce qui se passera s'ils vous refusent ou, au contraire, acceptent de vous aider.

Étape 4 : Présentez votre demande

Lorsque le destinataire est mentalement prêt à accepter votre demande, cela peut être indiqué. Gardez votre texte concis, en évitant les phrases longues ou alambiquées, ainsi que les ambiguïtés ou les insinuations. La lettre de demande (échantillons et exemples de formulation dans le texte) doit être concise et claire dans son sens. Ainsi, si vous demandez l'achat d'un équipement pour une entreprise, indiquez l'intégralité, le prix et la quantité :

« Pour équiper le service des urgences, l'hôpital a besoin d'une nouvelle voiture, dont le coût est de 3,5 millions de roubles. Nous vous demandons de nous aider à l'acheter.

Ou, par exemple, une demande de réduction du loyer doit être précise : « Nous vous demandons de réduire le loyer des locaux au niveau de 500 roubles. par m² jusqu’à ce que la situation économique se stabilise.

Étape 5 : Récapitulatif

À la fin de la lettre, vous devez résumer votre demande. Répétez-le à nouveau et concentrez-vous sur le fait que le bénéficiaire reçoit des prestations s'il vous fournit l'assistance demandée. Le texte de la demande devrait toutefois être légèrement modifié. Reprenant le même exemple de réduction de loyer, nous proposons la formulation suivante :

« Si vous acceptez de réduire le loyer à 500 roubles. par m², pendant que la situation économique actuelle se stabilise, vous pourrez contribuer à préserver plus de 20 emplois et ne subirez pas non plus de pertes dues à un manque total de paiement.»

N’oubliez pas qu’il est important de répéter non seulement la demande, mais également le bénéfice pouvant découler de sa mise en œuvre, et cela ne doit pas nécessairement être matériel. De nombreuses grandes entreprises agissent volontiers en tant que sponsors, investisseurs et s'engagent dans des œuvres caritatives.

Nous pensons que maintenant, après avoir étudié le processus étape par étape, vous n'aurez plus de question sur la façon de rédiger une lettre de demande. Il suffit de prendre en compte toutes les règles de la correspondance commerciale et quelques nuances. Nous vous suggérons également d’étudier un autre exemple.

Exemple

Cher Félix Petrovitch !

Depuis plusieurs années, votre entreprise organise des formations pratiques pour les étudiants de l'entreprise, les aidant à mettre en pratique les connaissances acquises à l'université.

En tant que responsable du service RH, vous êtes une personne intéressée à attirer de nouveaux employés, des ingénieurs jeunes et prometteurs et des spécialistes hautement qualifiés. Aujourd'hui, ce métier est l'un des plus demandés. De nombreux étudiants aimeraient en savoir plus sur ses capacités, ses subtilités et sa signification.

A cet égard, nous vous demandons d'organiser une réunion de l'ingénieur en chef avec les candidats et les étudiants de 1ère-2ème année le 25 avril à 17h00 dans votre entreprise.

En parlant aujourd'hui des avantages et des secrets du métier, vous posez des bases solides pour former les spécialistes et les professionnels de demain. Peut-être qu'après quelques années, l'un d'eux amènera votre entreprise à un nouveau niveau de développement.

Avec respect et gratitude,

Recteur de l'Université I.Zh.Bychkov

Après avoir étudié les informations sur les exigences auxquelles une lettre de demande doit répondre, des échantillons et des exemples de formulation, vous pouvez facilement la rédiger dans la pratique.

Une lettre de requête est un type de lettre commerciale. La demande est envoyée aux partenaires, aux entrepreneurs, aux agences gouvernementales... Parfois, vous pouvez vous en passer (par exemple, en demandant verbalement à un collègue entrepreneur de fournir certaines informations), mais en général, de tels messages ne doivent pas être négligés. Au moins pour le maintien de l’ordre établi.

Que pouvez-vous demander ?

• Informations (sur les caractéristiques du produit et sa disponibilité, sur les modes et délais de livraison, sur les raisons du retard d'expédition, etc.).
• Documents ou objets (papiers pour la conclusion d'un contrat, échantillons de produits, etc.).

En un mot, si vous ne savez pas ou ne comprenez pas bien quelque chose, si vous avez besoin de documents ou de tarifs, envoyez une lettre de demande.

Structure de la lettre

Ces messages sont rédigés de la même manière que les autres lettres commerciales :

• Tout d'abord, les coordonnées du destinataire et de l'expéditeur sont indiquées ;
• puis - la date d'établissement et le numéro du document sortant ;
• un titre reflétant l'essence de la question ;
• s'adresser au destinataire (généralement par son nom et son patronyme, sauf si vous écrivez aux autorités officielles) ;
• l'essence du problème;
• une expression favorable d'espoir de coopération ;
• Gratitude;
• fonction, nom complet et signature de l'expéditeur.

La lettre de demande étant un document officiel, elle doit être rédigée sur papier à en-tête de l’entreprise. Un exemple de lettre de demande peut être téléchargé ici.

Comment écrire ?

Il est préférable de commencer votre demande par une brève explication des raisons de votre demande. Exiger simplement des informations sans donner de raisons (et même sous la forme d’un ultimatum, comme le font certains) est une mauvaise manière. Écrivez littéralement une phrase d'introduction, par exemple :

• « sur la base de nos accords préliminaires » ;
• « afin d'éviter d'éventuelles questions controversées » ;
• « conformément à l'accord conclu » ;
• "pour conclure un contrat."

Si nécessaire, vous pouvez vous référer aux actes législatifs. Par exemple, si la loi exige qu'avant de conclure un accord vous preniez connaissance de certains documents, vous pouvez écrire dans la lettre : « Conformément à l'article de la loi fédérale du 24 juillet 2012 n° 397-FZ... ». Vous pouvez aller droit au but sans explication préalable uniquement dans les cas où le motif de la demande est évident (par exemple, si vous rédigez une lettre de demande de proposition commerciale selon l'échantillon). Mais si le motif de votre demande n'est pas standard, vous devez décrire la situation et exposer vos motivations en détail afin que le destinataire n'ait aucune question.

Dans la partie contenu, vous devez formuler (de la manière la plus concise possible) une exigence spécifique. Il n'est pas souhaitable de demander des éclaircissements sur plusieurs sujets dans le même message. Cependant, cela est facultatif - si vous écrivez une lettre sur chaque petit problème (il y en a 5 à 10 au total), cela ne fera que conduire à un formalisme inutile. Le destinataire ne sera pas non plus très content d’être soumis à un tel bombardement « papier ». Le contenu commence par des constructions d'introduction standard :

• « veuillez nous informer de » ;
• « Nous vous serions extrêmement reconnaissants si vous… » ;
• "Envoyez s'il vous plaît..."

Une lettre de demande nécessite toujours une lettre de réponse. Si la question est urgente et urgente, mentionnez avec tact que vous souhaiteriez recevoir une réponse le plus rapidement possible. À cette fin, vous pouvez utiliser les expressions suivantes :

• « veuillez répondre le plus tôt possible » ;
• « Nous vous invitons à répondre dans les cinq jours » ;
• « Nous vous demandons de répondre dans un délai de deux semaines » ;
• « Nous attendons votre lettre avec impatience » ;
• « Veuillez envoyer les documents le plus rapidement possible par courrier électronique. »

Dans la plupart des cas, le message de demande est très court. Il n'est pas nécessaire de répartir vos pensées sur l'arbre et d'exprimer vos réflexions sur le sujet et hors sujet.

Vous trouverez ci-dessous des exemples des demandes les plus courantes.

Modèle de lettre de demande de fourniture de documents

« Cher Vladimir Alexandrovitch !

Pour conclure un accord entre Artemis LLC et Schwarzenspiegel JSC, je vous demande de fournir la liste de documents suivante :

• charte d'organisation;
• Certificats OGRN et TIN ;
• certificat d'enregistrement d'État de la société (reçu du Service fédéral des impôts de la manière prescrite par la loi);
• ordre de nomination au poste de directeur général.

Veuillez envoyer les deux documents originaux (par la poste russe ou par service de messagerie) et leurs copies (par e-mail à [email protégé])».

Modèle de lettre de demande d'information

« Cher Piotr Vladimirovitch !

Veuillez m'informer de la possibilité de fournir des moteurs de navire E-100 (code catalogue SRK-1738-8476) à hauteur de 10 unités d'ici le 10 décembre 2015, et m'informer également des conditions de livraison et de paiement. Merci d'avance pour votre réponse rapide!”

Modèle de lettre demandant des éclaircissements

« Cher Alexandre Petrovitch !

Afin d'éviter d'éventuelles questions controversées, je vous demande de décrire le plus en détail possible la procédure de livraison des singes rhésus du territoire du nord du Vietnam. Quels véhicules sont utilisés à chaque étape, y a-t-il un danger pour la vie et la santé des personnes, quelle est la durée maximale à prévoir ? J'attends avec impatience votre réponse."

Rédigez une lettre en utilisant les échantillons donnés et n'oubliez pas la politesse et l'éthique des affaires. La demande ne doit pas contenir de phrases menaçantes, d'ultimatums ou de promesses d'être accompagnée d'une plainte auprès des autorités officielles en cas de non-réponse. Formulez votre demande le plus correctement possible, même si le destinataire ne souhaite clairement pas y répondre. Et si la réponse n'arrive jamais (ou si vous recevez un refus officiel de fournir des données), vous devrez recourir à des mesures plus sérieuses - par exemple rédiger une lettre d'avertissement.