Как все успевать на работе: пошаговая инструкция. Как успеть на работе все

И жить полной жизнью. Вопрос этот действительно трудный. Ведь проблемы со временем возникают у многих. И лишь некоторым удается и отдыхать, и жить полной жизнью, и все запланированные дела делать. Научиться подобному приему можно. Достаточно следовать нескольким простым советам. Сначала придется нелегко, ведь перераспределение времени и планирование дня является ответственным заданием, требующим особых навыков. Лишь с опытом получится без особых проблем составлять день так, чтобы можно было все успеть. Каким советам рекомендуется следовать?

Жить полной жизнью - это...

Как только все важные и трудные дела позади, все остальное будет делаться быстрее. Хороший прием, но он потребует на начальных порах определенных усилий. Поэтому придется проявить настойчивость и стойкость.

Привлечение помощи

Со следующим советом хорошо должны быть знакомы мамы с маленькими детьми. Кстати, именно они задумываются чаще всего о том, как успевать все делать и высыпаться при этом. Что можно посоветовать помимо вышеперечисленных пунктов?

Например, не отказываться от помощи. Более того, привлекать близких к ней. Можно попросить помыть мужа посуду и убрать в доме, пока мама сама сходит за ребенком в садик и отведет его к врачу. Или же поручить супругу приготовление ужина.

Кстати, если речь идет о домашних обязанностях, то для того, чтобы все успевать, рекомендуется разделять бытовые задания. Конечно, если представительница прекрасного пола весь день сидит дома, нужно просто правильно распоряжаться временем. Но в современном мире женщины работают точно так же, как и мужчины. Поэтому чтобы ответить, как все успевать и жить полной жизнью, нужно научиться просить помощи и перераспределять обязанности.

Техника

Еще один очень полезный прием - привлкать к делам современные приспособления. Разнообразные гаджеты и техника - это не только развлечения, но и польза для человека. Можно максимально пользоваться новомодными устройствами, чтобы облегчить себе жизнь. Так получится успевать все и не уставать очень сильно.

Приготовление пищи можно поручить скороварке/мультиварке, уборку - роботу-пылесосу, и так далее. Таким образом, получится сэкономить много времени. Как следствие, у человека будет больше возможностей отдохнуть. Особенно если не отступать от ранее составленного графика.

Осторожно: некоторые современные гаджеты только отнимают время! Рекомендуется не пользоваться во время трудового дня интернетом (допускается лишь в рабочих целях), социальными сетями и прочими развлечениями. Иногда даже банальная проверка новостей способна отнять несколько часов. Поэтому не следует поддаваться соблазнам.

Теперь понятно, как все успевать и отдыхать при этом. Все обязательно получится, но придется изначально постараться!

Иногда кажется, чтобы успевать на работе выполнять все свои обязанности и обходиться без вынужденных задержек вечером, мало быть даже трудоголиком, необходимо полное перевоплощение новейшую модель робота с высочайшей производительностью, который не умеет отвлекаться, не нуждается ни в еде, ни в питье, ни в отдыхе. По статистике вынужденные задержки на работе чаще, чем три раза в неделю (т.е. более чем в 50% случаев), – обычная практика почти для 28% работающих в самых различных сферах деятельности и на самых различных уровнях должностей. Как же бороться с этой чередой излишне продолжительных и тяжелых будней, как все успевать на работе?

Как рабочий день начнется – так он и закончится

Чаще всего задержка на работе рождается из частых опозданий в начале дня и следующих за ними точно по инерции или привычке задержек с перекуров, перекусов и обеденных перерывов. Даже совестливый сотрудник, волнующийся о том, что его опоздания и задержки будут неверно расценены коллегами и начальством, часто не может исправить ситуации с предстоящим поздним уходом с работы, так как от спешки и волнения, призванных показать его явное усердие, часто совершает множественные ошибки.

На работу приходить лучше раньше, чем позже – это поможет вам перестроиться после утреннего пробуждения и долгой дороги на спокойный рабочий лад в уверенном режиме. Придя пораньше, выпейте чашку кофе, подготовьте рабочее место, составьте письменный план дел на предстоящий день, обозначьте временные перерывы. Не следите пристально за часами, дожидаясь точного, минута в минуту и секунда в секунду времени для начала трудовой деятельности. Вы уже находитесь на работе, и откладывать начало выполнения обязанностей, тянуть время просто-напросто нерационально.

Планирование против задержек на работе

Начальная установка в нашей жизни решает очень многое, планирование – уже половина успеха, главное точно определить для себя цели, сроки и научиться выступать в роли непредвзятого судьи по отношению к самой себе. Дома спокойно распишите ваш обычный рабочий день по часам и минутам, посчитайте, сколько времени уходит на перерывы, разговоры и неделовые звонки, составьте план того, как более рационально расходовать время, исключив нерабочие дела, беспощадно поглощающие рабочее время.

Начинайте с основных и более сложных дел, естественная активность нашего мозга более всего приспособила нас к решению тяжелых задач в первой половине дня. У большинства людей их производительность максимальна до 12-13 часов, после чего начинает постепенно спадать. Так в вечером даже время тянется для человека медленнее, чем в интервал бодрых утренних и дневных часов.

Любимые коллеги

Ваши коллеги могут как помочь, так и помешать закончить все дела в срок и избежать вечерней задержки на работе. Все вопросы по вашим непосредственным обязанностям, деловые советы и содействие в сборе информации при работе, например, взаимосвязанных отделов – несомненно, на положительной чаше весов. Но вот дружеские отношения в деловом коллективе нередко становятся отвлекающим и вместе с тем отрицательным фактором для вашей работы. Риск незаконченных в рабочие часы дел наиболее велик у тех женщин, которых принято считать душой офисной компании. К ним тянутся за общением, все зовут их на перерыв или перекур, обязательно находится сотрудница с личными проблемами, которой никак не обойтись без вашего совета.

Комфортная и дружеская атмосфера на работе очень важна, но не позволяйте чужим делам перекрывать по важности ваши собственные. Задушевные беседы либо должны четко укладываться в заранее запланированный ежедневный перерыв на отдых без задержек, либо переноситься на после рабочее, в крайнем случае, на вечернее время последнего рабочего часа. Поясните коллегам, что вам дорого не только свое, но и их время, будьте вежливы и милы. Нуждающимся в вашей личной помощи задушевной беседы мягко скажите, что хотели бы поговорить, когда никто и ничто вас не будет отвлекать, чтобы полностью сосредоточиться на проблеме, вопросе, беспокоящих обратившегося к вам. Обязательно назначьте это время и для сохранения хороших отношений сами же напомните о нем, когда оно подойдет.

Как все успевать на работе, решая свои личные проблемы в рабочее время?

Как бы это ни было сложно, но на работе нужно думать о работе, Звонки подругам, электронные письма и sms в рабочее время никак не вписываются, отучите себя от привычки заглядывать в социальные сети, урвав свободную минутку-другую, ведь вечером вполне может выясниться, что свободного времени у вас и не было. Контрольный звонок родным вполне может быть исключением, но запланированным заранее, коротким и по делу. Попросите ребенка, маму или любимого самих звонить вам, если появятся какие-либо важные обстоятельства, требующие вашего вмешательства.

Такой заманчивый перерыв

На работе старайтесь не отвлекаться не только на личные дела, свои и своих коллег, но и на пейзажи за окном и на мысли о том, как бы организовать небольшой перерыв. Не ищите поводов для отдыха, научитесь более ясно осознавать свои потребности в передышке, еде или питье. Время, отведенное на перерыв, посвятите действительно отдыху: расслабьтесь, если вы много стояли, то присядьте в удобной вам позе, посидите с закрытыми глазами. Если ваш рабочий день проходит в сидячем положении, то встаньте и походите по помещению, воспользуйтесь советами- .

Если привычные ритуалы ваших коллег на перекур каждый час или на чашку чая каждые полтора часа выбивают вас из рабочей колеи и становятся причиной того, что вечером вы с ужасом восклицаете про себя «как все успеть на работе?», то смело отказывайтесь от такого режима. Начинайте выстраивать свой собственный режим, где чая и сигарет не столь много, тем более, что вашему здоровью подобные паузы на пользу не идут. Поделитесь с коллегами тем, что стараетесь выработать для себя более экономичный ритм, так как считаете, что недостаточно организованы, и вам трудно переключаться с отдыха на деловые обязанности.

Мария Кошенкова

Как правильно планировать своё время. Полезные советы и рекомендации для девочек.

Стань хозяйкой своего времени

Бесконечные домашние задания, горы невыученных параграфов, а еще кружок танцев, художественная школа и спортивная секция — как все успеть? Ведь еще и маме надо по дому помочь, погулять с братиком или сестренкой... А еще так хочется поболтать с подружкой и сходить на свидание!

Знакомая ситуация? Наверняка, ведь темп жизни человечества ускоряется с каждым годом!

Как грамотно распределить свое время и стать хозяйкой своего времени? И как при этом не заработать синдром хронической усталости?

Нехватка времени — серьезная проблема, но ее можно решить!

Как? Сейчас узнаешь!

Девять способов все успеть

1. Начни с планирования своего дня. Расписание бывает не только в школе — составь свое собственное, удобное тебе расписание и занеси его в ежедневник. Он, кстати, необходим не только бизнесменам и офисным работникам. Ежедневник — твой верный друг, который поможет тебе сэкономить время! Ведь благодаря ему ты сможешь не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые. Напротив каждого пункта расписания напиши число, месяц и час, к которому ты планируешь расправиться с этим делом. Так ты будешь более дисциплинированной и станешь стремиться сделать все в срок.

2. Начинай свой день вовремя! Отговорки вроде «посплю еще минут 5-10» все равно выспаться не помогут. А вот собираться из-за этого в итоге придется в панике. Когда спешишь, велика вероятность забыть нужные вещи — мобильный телефон, ежедневник, конспекты... Лучше, если в школу ты будешь собираться с вечера. Сложи в сумку нужные вещи и подготовь одежду.

3. Если тебе предстоит выполнять рутинную работу вроде уборки по дому, сделай ее максимально приятной. Включи энергичную музыку, проветри квартиру и приступай к работе. Вот увидишь: ты справишься с ней лучше и за меньшее время!

4. Быстро сделать все домашние задания ты сможешь, если будешь держать свои тетради и учебники, а также то, что тебе нужно, в порядке. Вспомни, сколько времени ты потратила на поиск тетрадки по истории? А за это время ты вполне могла бы успеть выучить параграф!

Да и легче ориентироваться в бумагах, когда они сложены аккуратной стопкой, чем в непонятной куче, которую так и хочется отправить в мусорку. Порядок дисциплинирует и настраивает на рабочий лад.

5. Ты можешь совместить приятное с полезным. Скажем, тебе предстоит почистить картошку для приготовления ужина. Что мешает пригласить к себе подружку и поболтать с ней, пока будешь выполнять домашние дела? Так и с работой быстрее справишься, и последние новости узнаешь.

6. Как ты думаешь, что съедает большую часть твоего времени? Самые прожорливые монстры — это телевизор и Интернет. Если ты хочешь, чтобы у тебя было больше свободного времени, поменьше смотри сериалы, ток-шоу и прочие программы. Конечно, если фильм стоящий, почему бы и не посмотреть его всей семьей? Но согласись, пять мыльных опер в день — это излишество. Можешь устроить себе праздник в выходные и провести перед телевизором час-полтора.

Не меньший поглотитель времени — это Всемирная паутина. Лучше, если ты не будешь зависать в аське, а пообщаешься с подругами вживую, хотя бы за той же самой чисткой картошки!

7. Если хочешь освоить какое-то новое дело или тебе просто необходимо сделать что-то сложное, разбей большую задачу на этапы. Скажем, тебе надо срочно подготовиться к экзамену по английскому. Выдели на это какое-то время. И каждый день хотя бы час или два занимайся английским! Вот увидишь: сама удивишься, как быстро справишься с задачей.

8. Метод Юлия Цезаря. Попробуй автоматизировать выполнение своих ежедневных задач и обязанностей. К примеру, не зацикливайся на уборке комнаты, мытье посуды или другой работе. Когда ты это делаешь, продумывай свои следующие действия, которые потребуют большего внимания и сосредоточенности. К примеру, пока моешь посуду, вспоминай содержание параграфа по физике.

Однако не переусердствуй! Согласись, если ты положишь в суп вместо соли сахар, ничего хорошего из этого не выйдет.

9. Не забывай хотя бы о небольшом отдыхе! Совсем необязательно в это время валяться на диване. Ты можешь заняться своим любимым делом. Вот увидишь, если на полчаса отвлечешься и позволишь себе повышивать крестиком (повязать, порисовать — нужное подчеркни), ничего плохого из этого не будет. А отдохнув, сможешь штурмовать учебники с новыми силами.

Хотя бы раз или два в месяц сходи в театр. А в выходные устрой активный отдых: сходи с подругами в бассейн или выберись с семьей на природу. Это куда полезнее, чем просто валяться на диване!

Удивляешься, что некоторые успевают все вовремя, тогда как другие бросаются от задачи к задаче, даже не понимая, с чего начать? Очевидно, первые научились грамотно управлять своим временем, что является одним из важнейших навыков во взрослой жизни.

Как успеть всё-всё-всё…

В концепции тайм менеджмент (управление временем) не слишком сложен, но на практике он требует определенных усилий, прежде всего первоначальных затрат времени, которое требуется для организации и расстановки правильных приоритетов. Выделяя несколько минут ежедневно на организационные моменты, через месяц непременно заметите, что Вы стали выполнять все запланированные задачи.

1.Устанавливайте цели

Так Вы сможете увидеть, куда следует идти в данный момент. Это не обязательно сверхважные цели жизни типа «хочу стать президентом», банальное «хочу закончить работу к выходным и выбраться на дачу» — тоже своеобразная цель, к тому же довольно реальная.

2. Расставьте приоритеты

Чтобы не упустить чего-то важного, необходимо предварительно его выделить среди других дел. Весь рабочий день можно разделить на необходимое, важное и нужное. В таком же порядке дела нужно выполнять. Провести грань между ними можно ставя себе такие вопросы:

1. Почему я это делаю?
2. Как мне пригодится это для достижения цели?
3. Что произойдет, если я этого не сделаю?

3. Заведите список дел

Как все успеть за день? Составьте список задач! Он ежеминутно будет напоминать Вам, что Вы должны делать в данный момент и не даст расслабиться. Задачи в списке нужно разделить на маленькие составляющие, чтобы не тратить время на размышления в процессе. Не нужно стараться запомнить все — это лучше доверить современной технике. Банальный электронный календарь станет незаменимой вещью на пути эффективного использования времени. Не забывайте выделять в нем важнейшие задачи.

4. Фокусируйтесь только на одной задаче

Стремясь сделать все и сразу, Вы подвергаете себя опасности полного провала. Делать несколько вещей одновременно — очень опасно, ибо мозг не может одновременно обдумывать множество действий. Лучше сделать меньше, чем сделать многое кое-как. Доказано, что на многозадачность идет на 20-40% больше времени.

5. Помните о дедлайне

Установление лимита времени для каждой задачи очень важно — это не позволит Вам отложить дела на завтра. В условиях ограниченного времени мозг работает значительно эффективнее, осознавая, что или сейчас, или никогда.

6. Выполняйте сначала сложные задачи

Признайтесь, гораздо приятнее работать, когда знаешь, что в дальнейшем задачи будут не такими сложными и с ними легче будет справиться, если уже прошел через все круги ада. А вот работать, осознавая, что впереди океан невыполненной тяжелой работы, психологически трудно. Сначала кнут — потом пряник.

7. Просыпайтесь рано

Как успевать делать все дела, намеченные на сегодня? Попробуйте встать пораньше. Учеными доказано, что утренние часы для работы — самые эффективные. Восход — это идеальное время, чтобы начать свой день. Просто замечательно, если лучи солнца будут падать прямо в Ваше окно, так они будут естественным сигналом для подъема. Пожалуй, звучит странно, но уже через несколько дней адаптации Вы легко будете просыпаться самостоятельно без потребности в будильнике. И постарайтесь ложиться спать не позднее 23:00 — в это время организм восстанавливается гораздо эффективнее и быстрее.

8. Освободитесь от негативной энергии

Трудно работать, когда тебя что-то раздражает, поэтому перед началом работы всегда избавляйтесь от негативной энергии — это сэкономит время, потраченное на нытье и недовольство. Способов выбросить негатив из своего тела достаточно: крик, битье подушки, разбивание посуды и т.д.

9. Выделите время на отдых

Если не отдыхать, тело не будет активно работать — ему нужно время для восстановления. Усталость препятствует нормальной работе не только тела, но и мозга. Не нужно пренебрегать обеденным перерывом или иной возможностью отвлечься от изнурительной работы, однако стоит держать все под контролем, избегайте отклонений от плана.

10. Соблюдайте распорядок дня

Засыпать и просыпаться в одно и то же время очень важно, даже если у Вас выходные и так хочется остаться в постели еще на часок. Этим Вы собьете свои биологические часы и Вам снова придется адаптироваться. Это одна из причин, почему понедельники даются нам так тяжело. Вместо сна лучше потратить время на прогулку или физические упражнения.

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник - вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов.

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела.

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых - это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами - персональный Органайзер LeaderTask!