Правила сшивания дел. Что будет, если документы сшиты неправильно? По госту на обложках папок должны быть прописаны

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Проверяется, насколько правильно документы распределены по группе.
Сшивают дело.
Тщательно проверяют правильность нумерации листов.
Делают сопроводительную надпись.
Заполняют внутреннюю опись.
При необходимости корректируют реквизиты, вынесенные на переплет.

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

Законодательство

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, “Методические рекомендации”, в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими “Требованиями …” №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими “Методическими разъяснениями …” (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

Как бы там ни было, общее правило следующее: если в документ входит два и больше листов, они должны быть прошиты.

Зачем документы подшиваются

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

открыть свой бизнес;
участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Какие документы подшиваются

Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:

хоз.книг;
налоговых и конструкторских документов;
нотариальных дел;

Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии.

Как правильно сшивать документы нитками

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

дыроколом;
крепкой ниткой, лучше суровой;
пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу. Далее, дыроколом пробивается необходимое количество отверстий. Когда документ состоит из двух-трех листов, можно использовать шило или толстую иглу.
Если используется два отверстия, нитка продевается через них так, чтобы концы оказались сзади. Нитку надо продеть два раза для надежности.
Хвостики нити завязываются, оставляются длиной в 5–6 см, остальное срезается ножницами. Подготовленная наклейка должна прикрывать узел, но не прятать целиком. При сроке хранения свыше десятка лет, для наклейки применяется пергаментная бумага (калька).
Наклейка заранее подписывается, но иногда на нее ставят печать и подпись после высыхания клея.
Когда документ сшит, его заверяет на последнем листе с обратной стороны подписью уполномоченное лицо, отвечающее за сдачу подготовленного документа в налоговую или иную структуру. Иногда требуется расписаться на каждой странице.

Способы прошивания

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда - с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
для архивных и налоговых – из трех;
у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.

Пошаговая инструкция оформления документов

Чтобы сохранность документов была лучше, сверху оформляется обложка, которая может быть обычной или специальной - для на длительный период.
В первом случае она состоит из тоненького картона или обычного листа , для длительного хранения берется твердый, довольно плотный картон. Документы, подлежащие хранению в государственных учреждениях, должны отдаваться с обложкой из бескислотного картона.
Если в сдаваемом деле использованы листы , четвертого формата (А4), применяют обложку габаритами – 22,9 на 32,4 сантиметра, то есть немного превышающую размеры листа.
Когда у подшитых в дело листов размеры нестандартные , то у обложки будет соответствующий размер, не имеющий припусков по сторонам.
Чтобы придать дополнительную прочность , к обложке впереди и сзади подшивают картонки в виде тонких полосок, сквозь которые проходит нитка.
Клеем можно пользоваться только канцелярским либо силикатным , другие виды (клейстер и тому подобное) недопустимы, так указано в существующих особых предписаниях.

Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:

До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны ; вшитые фото, карт-схемы, чертежи - наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: “Лист 5, карта-склейка на восьми листах”.
Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: “На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне”.
Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.

Большие форматы прошиваются следующим образом:

лист сворачивается так, чтобы формат его стал таким, как необходимо;
далее, свернутый лист прикладывается к документам и становится видно, где должна пройти нитка;
точно в этом месте делаются отверстия, через которые будет проходить нитка;

Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.

Если какие-либо материалы находятся в специальном конверте, они пронумеровываются индивидуально. Конверту (пакету) присваивается свой номер, что отмечается в описи. Все, что лежит в пакете, должно быть перечислено в отдельной описи вложения.

Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.

В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.

Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.

Когда все листы пронумерованы, завершается все заверительной надписью, где указывается сколько всего листов подшито, каково состояние вшитых фотографий, карт, вырезок (возможно есть порванные, подпорченные), есть ли пропущенные листы и т. д. Затем проставляется подпись с расшифровкой фамилии и инициалов, подшивавшего дело лица. Запись заканчивалась указанием даты и формата листов.

Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.

В ней указывается:

фирма,
название местонахождения;
текущее число;
должностное положение;
фамилия, имя, отчество исполнителя;

Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:

число, когда составлен вложенный документ;
как он называется;
на каких страницах дела располагается;
в скольких листах;

В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать листы документа. Советы по правильному скреплению и прошивке (10+)

Как правильно прошнуровать документ

Зачем шнуровать документы

Документы шнуруют, чтобы обеспечить их целостность, невозможность изъятия, добавления или замены страниц. Наличие последовательной нумерации и механическое неразъемное скрепление листов шнурком решает эту задачу.

Иногда шнуровка обусловлена законодательными требованиями. Формальных требований к технологии шнурования нет, главное, надежно обеспечить невозможность манипуляций со страницами.

Технология прошивания

Прошнурованные листы должны быть скреплены чем-то еще, кроме шнурка. На место шнурования не должно быть механической нагрузки, иначе постепенно листы растреплются и порвутся. Целостность пакета будет нарушена.

Я прошиваю документы так. Сшиваю комплект степлером по левой стороне. Прокалываю дыроколом одно отверстие (вставляю в дырокол пачку листов так, чтобы листы попали только под один штырь дырокола в нужном месте) в левом верхнем углу документа. Беру хлопчатобумажную нитку, складываю ее в 10 раз - получаю шнурок. Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа. Завязываю. Наклеиваю на лицевую сторону документа (так, чтобы накрыть концы шнурка) полоску бумаги с надписью:

Документ прошнурован, пронумерован _________ листов
ФИО и должность исполнителя:

дата и подпись:
_______________________________________

Например

Документ прошнурован, пронумерован: 12 листов
Начальник канцелярии ООО "Кран Е" Махалкин С. С.
12.12.2012 ____________________

Подрезаю концы шнурка так, чтобы они выступали из-под наклейки, но не сильно, на 1 - 1.5 см. Использую клей ПВА.

Нумерация листов

Листы в документе должны быть пронумерованы. Их можно пронумеровать вручную, а можно прямо напечатать с номерами. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц. Будьте внимательны. Первый лист сшитого документа тоже должен быть пронумерован. При печати с нумерацией страниц иногда на первом листе номер не печатается. Если сшиваются несколько документов в один пакет, то нумеровать нужно вручную. При этом необходимо обеспечить, чтобы внутренняя нумерация в документах отсутствовала или не вносила путаницы.

Где и как размещать наклейку при прошивке

Почему я размещаю наклейку на лицевой стороне, можно прочесть в статье "Как оформить расписку о получении документа ".

Наклейку можно разместить с обратной стороны, но тогда на наклейке имеет смысл указать название документа, например:

Книга продаж ИП за 2012 год
Документ прошнурован, пронумерован: 6 листов
Индивидуальный предприниматель Кучкин О. М.
01.04.2013 ____________________

В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить. Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью "прошнуровано, пронумеровано", а часть оказалась на основном листе.

Подпись исполнителя можно ставить так, чтобы она была на краю, частично заходила на основной документ. Но такого обязательного требования нет. Можно ставить подпись целиком на приклеенном листочке. В любом случае, если понадобится, экспертиза определит, что листок отклеивали.

(1) - голографическая наклейка. (2) - шнурок. (3) - скрепки

Прошивать документы можно через два или три отверстия. Нужно только делать эти отверстия так, чтобы между ними было достаточное расстояние (бумага между дырками не должна порваться), и чтобы они находились в скрепленной части листов, исключая механическое воздействие на шов.

Шнуровка осуществляется толстым шнурком (10 - 12 нитей), опять же, чтобы не порвать бумагу.

Для прошивки нужно применять хлопковую или шерстяную нитку. Шелковые или полимерные нити плохо держатся клеем, могут выскочить из-под наклейки.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Еще статьи

Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...

Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен...
Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл...

Авторитет на работе, в офисе - слушайте, молчите, незаметно лидируйте....
В офисе не говорите много, но слушайте, наблюдайте и запоминайте. Завоевывайте а...

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл...
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе...

Составляем протокол совещания. Пример, шаблон, образец...
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать...

Правильно напишем объяснительную записку. Практические рекомендации...
Как написать объяснительную записку. Советы, рекомендации. Ответы на вопросы чит...

Как понять собеседника, выслушать человека. Слушаем. Приемы слушания...
Выслушаем собеседника и постараемся понять его. Приемы слушания и понимания. ...

Резюме. Правильное написание, составление. Пример, шаблон, образец, бл...
Как правильно написать резюме для поиска работы....

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных . В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены , есть еще , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
Клей;
Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат . Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___(_______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

Теперь нужно пронумеровать документы . Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

название организации;
наименование документа;
дата составления;
оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
количество листов;
сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

Согласно правилам на описи не ставится номер.
Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Фотоинструкция

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Прошивка ниткой

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Правильная прошивка документов защитит их от подмены

Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.

Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

Начинаем с центрального отверстия, протягиваем через верхнее и опускаемся к нижнему

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Узелок после прошивки документов заклеивается бумажным квадратиком

Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.

Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.

Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.

Обязательно указывайте количество страниц и ставьте подпись

Заверение документов

После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.

На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.

Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

Штатное расписание.
Приказы для общего состава.
Приказы для личного состава.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

Накладные.
Авансовые отчеты.
Путевые листы.
Счета-фактуры.
Акты выполненных работ.
Ведомости о зарплате.
Оборотные ведомости.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.

Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Законодательство

Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле» .
Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству) .
Инструкция ЦБ РФ.
Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)

Правила прошивки документов

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

2 дырки

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса.

На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.

После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком.

Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией.

Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.

4 дырки

Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон).

По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.

5 дырок

Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.

После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.

После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.

Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров.

Как пронумеровать

Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.

Нужно учитывать следующие нюансы:

Ставится номер в правом верхнем углу.
Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
Тома дела нумеруются по отдельности.
При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки

Данная часть документа представляется в следующих форматах:

Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.

На обложке должна отражаться следующая информация:

Название предприятия.
Название подразделения.
Индекс.
Заголовок.
Срок хранения.
Номер тома.
Дата изготовления прошивки.
Количество листов.

Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.

Заверение сшитой документации

Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.

Кто имеет право

Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.

Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.

Условия

Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:

Количество листов.
Особенности вложенных документов.
ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.

Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.

Исправление ошибок

Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.

Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.

КАТЕГОРИИ