Заявление на возмещение расходов на медосмотр образец. Как возместить работнику расходы на медосмотр

Возмещение расходов на медосмотр при приеме на работу является важным аспектом трудового процесса, однако новые сотрудники часто не знают, на кого полагаются эти финансовые обязательства. Прежде чем приступить к исполнению своих трудовых обязательств, все недавно прибывшие специалисты должны проходить медосмотр, поскольку работодателю нужно иметь четкое представление о состоянии здоровья своих подчиненных.

Предварительный медосмотр может проходить в частной или государственной фирме, однако в любом случае эта процедура будет платной. Работникам нужно проходить плановый осмотр раз в два года – он помогает определить наличие профессиональных недугов на ранней стадии их развития.

Требования к прохождению медосмотра определяются статьей №41 Конституции Российской Федерации, где содержится информация о том, что каждый сотрудник имеет право на работу в безопасной среде. Кроме того, данный вопрос регулируется статьей №52 ТК РФ – в статье указан список опасных производственных факторов и частотность прохождения осмотра.

Кто проходит медосмотр

Во время поступления на работу пройти обследование требуются следующие группы лиц:

работники, которые имеют дело с небезопасными аспектами производства (все вредные факторы указываются в трудовой книжке, где сотрудник обязуется поставить роспись);
офисные работники (регулярный медосмотр проходит единожды на протяжении двух лет);
таксисты, водители (они обязательно должны проходить обследование у нарколога);
специалисты из сферы торговли;
медицинские работники;
педагоги;
парикмахеры;
несовершеннолетние лица.

Регулярная работа с ПЭВМ входит в перечень производственных рисков, поэтому при выполнении трудовых обязательств с компьютерной техникой лицо должно в любом случае проходить, по крайней мере, первичный медосмотр. В других ситуациях нужно обращать внимание на нюансы трудового соглашения.

Способы отправки сотрудника на медицинские осмотр

Конкретный способ прохождения медицинского обследования зависит от решения руководителя. Администрация предприятия может заключить контракт с медцентром для такого рода услуг, если заведение имеет хорошую репутацию. В штате больших компаний обычно есть врач-профпатолог, который занимается выявлением профессиональных заболеваний.

Читайте также Порядок составления резюме для приема на работу

Также руководитель может предоставлять возможность новоприбывшим сотрудникам самостоятельно выбирать медицинское учреждение, где они желают проходить обследование. Тогда появляется потребность в возмещении расходов на медосмотр при приеме на работу, что выполняется в соответствии с определённым порядком, прописанным в актах компании.

Кто обязуется оплачивать медосмотр

Возмещение медосмотра при приеме на работу регулируют статьи №212 и 213 Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно ТК РФ, все организации обязаны проводить медосмотр самостоятельно. Оплачиваются как первоначальные медосмотры, так и плановые обследования (сроки определяются организацией).

Важно! Сотрудникам также оплачивают незапланированные исследования, если им требуется диагностика. При этом за работником сохраняется место работы во время прохождения медосмотра.

Возврат денег может производиться спустя 2-3 месяца с момента его прохождения. Работодатели опасаются того, что сотрудники могут уйти работать в другое место, а нецелесообразные растраты никому не нужны. Определенный перечень организаций может дополнительно добавлять в трудовой договор положения, что первичное обследование должно проходить за счет подчиненного, а компания будет оплачивать дальнейшие регулярные обследования. Стоит отметить, что подобные действия не имеют законодательного основания, поэтому лицо может обращаться в суд.

Особенности оплаты

Также возможна ситуация, когда работодатель самостоятельно оплачивает цену медицинского осмотра, после чего сотрудники предоставляют документы о медицинских расходах. В перечень документов, которые в обязательном порядке должен предъявить сотрудник, входит:

квитанция из больницы;
заявление, что написано на имя руководящего лица.

Позже происходит перечисление компенсации на счет работника сотрудниками бухгалтерии. Как уже было сказано выше, трудовое законодательство РФ не определяет конкретный срок, на протяжении которого должно производиться зачисление. Обычно деньги начисляются с первой зарплатой, но сотрудник может ждать и значительно дольше.

В некоторых ситуациях организации могут ссылаться на лимит баланса в бюджете организации. Работник имеет право подать иск в суд, чтобы обязать начальника обеспечить возврат затрат на медобследование.

Ответственность сторон

Права и обязанности работодателя

При приеме нового лица на работу руководитель или его представитель имеет право требовать справку о прохождении медицинского осмотра. Некоторые вакансии не требуют обязательно прохождения осмотра, но если обследование не проходило до поступления специалиста на его рабочего место, компания может получить штраф. Список деятельностей, требующих обязательного прохождения медкомиссии определяется приказом Минздравсоцразвития. Например, работники, вовлеченные в пищевое производство, обычно проходят периодический медосмотр ежегодно.

Здоровьем своего персонала озабочены, к сожалению, не все наниматели, да, впрочем, и самих сотрудников не особо волнует подобный вопрос. Хотя заинтересованы должны быть и те, и другие: быть здоровым для работника бесспорно лучше, работодателю же лишние больничные и экономически невыгодны, и юридически могут привести к разным неприятным последствиям. В общем, знать в данном аспекте трудовых взаимоотношений свои обязанности и права, безусловно, необходимо, и потому рассмотрим вопрос, кто оплачивает медосмотр при приеме на работу, а также все последующие за ним обследования сотрудников в медицинских учреждениях.

Статьей 41 Конституции РФ определено право каждого гражданина на охрану здоровья, важные нормы в вопросах данной направленности приведены в ФЗ от 30.03.1999 № 52-ФЗ, предмет охраны труда регулируется ТК РФ, в частности, главой 34.

Кроме того, немаловажная роль в этой сфере отведена Приказу Минздравсоцразвития России № 302н, который, после вступления в действие в январе 2012 года, утвердил перечни опасных или (и) вредных работ и факторов, требующих прохождения работниками, занятых в характерной для них сфере, обязательных первичных и периодических медобследований и порядок их произведения.

Кто должен безоговорочно проходить обследование в медицинском учреждении?

Согласно ст. 213 Трудового кодекса РФ, первичные и периодические контроли в специалистов медучреждений должны проходить сотрудники, занятые:

на работах с опасными или вредными условиями профессиональной деятельности (включая подземные);
в транспортной сфере;
на тяжелых работах;
в промышленности, торговли, лечебно-профилактических учреждениях, детских заведениях и др.

В первых трех случаях главная задача медосмотров заключается в обеспечении здоровья самого рабочего: необходимо опеределить его способность или неспособность к выполнению нестандартной работы. Работники же организаций общепита, пищевой промышленности, торговой сферы, водопроводных сооружений, лечебных и профилактических учреждений, некоторых иных сфер должны проходить медобследования, прежде всего, с целью сохранения здоровья населения, предупреждения распространения и возникновения различных заболеваний. Естественно, подобное деление носит условный характер.

Согласно статье 69 ТК РФ, обязательный первичный медосмотр при трудоустройстве также должны проходить граждане РФ, не достигшие четырнадцатилетнего возраста, причем работодатель имеет право требовать от них прохождения обследования в медучреждении ежегодно.

За чей счет проводится медосмотр при поступлении на работу

Вопрос «Кто должен оплачивать медосмотр при приеме на работу?» весьма существенный – довольно часто работодатели предпринимают попытки переложить денежные затраты на обследование в медучреждениях на сотрудников. Тем не менее, статьей 213 ТК России четко установлено, что предусмотренные ее содержимым и медицинские обследования при любых условиях должны осуществляться за счет работодателя.

Стоит особо отметить, что нанимателями должны также оплачиваться и первичные медосмотры, а случаи, когда ими требуются от соискателей кучи , неправомерны. В настоящее время довольно часто практикуется подход, когда первичное обследование претендент на должность оплачивает самостоятельно, однако затем следует возмещение медосмотра при приеме на работу работодателем. И хотя зачастую при этом проблем не возникает, некоторые недобросовестные наниматели все же отказывают в возврате затраченной суммы, размер которой, кстати, обследуемым должен быть подтвержден соответствующими справками. Тогда, если соглашения между обеими сторонами не получается достигнуть, работник вправе обратиться с иском об возмещении понесенных затрат в суд.

Отдельное внимание стоит уделить сферам деятельности, где работники подвергаются ежедневным медицинским осмотрам. Сюда, к примеру, относятся пассажиро- и грузоперевозки, где водители транспортных средств обязательно перед выходом на маршрут должны быть обследованы по определенной схеме. В таких случаях также предусмотрена оплата медкомиссии работодателем, причем работникам в данной сфере крайне важно знать, что с них ни при каких обстоятельствах не могут изыматься, к примеру, из зарплаты или премиальных, средства на такие проверки.

Оформляться личная медицинская книжка также должна за счёт работодателя. Если кандидат прошел первичное медицинское обследование или получил медкнижку таким образом, однако по каким-либо причинам трудовой контракт с нанимателем так и не был заключен, то последний не имеет права заставить потенциального работника отрабатывать или возмещать понесенные расходы. Это регламентируется действующим законодательством, которым не предусматривается возможность взыскания с несостоявшегося работника убытков, причиненных неподписанием трудового договора.

Обязан ли работодатель проводить за счет собственных средств медосмотры при поступлении на работу в офис?

Согласно статье 213 ТК РФ и утверждённому Приказом Минздравсоцразвития № 83 от 16.08.2004 Перечню вредных или/и опасных факторов производственного происхождения, работы лиц, профессиональная деятельность которых связанных с ПЭВМ (персональными электронными вычислительными машинами), относятся к числу вредных и опасных факторов.

Таким образом, отвечая на вопрос: «Обязан ли работодатель оплачивать медосмотр при приеме на работу офисных работников?», — можно рассуждать следующим образом: если в обязанности, предусмотренные занимаемой должностью, входит работа с персональным компьютером, то безусловно, если же подобного не предусматривается, то порядок прохождения и условия оплаты медицинских обследований устанавливается условиями трудового контракта.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлен срок возмещения работнику (соискателю) стоимости прохождения обязательного медицинского осмотра (предварительного или периодического). Работодателю следует произвести компенсацию расходов работника (соискателя) на прохождение медицинского осмотра в ближайшее время после представления работником (соискателем) письменного заявления и документов, подтверждающих указанные расходы.

Обоснование вывода:
Некоторые категории работников, перечисленные в ТК РФ, обязаны проходить медицинские осмотры. Обязанность работодателя организовать проведение медицинских осмотров для конкретных категорий работников может следовать и из иных федеральных законов и нормативных актов.
ТК РФ предусмотрено, что одной из обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда является обязанность организовать в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров. Подчеркнем, что и положения части второй ст. 212, и части восьмой ТК РФ предусматривают, что обязательные медицинские осмотры работников осуществляются за счет работодателя. Иными словами, в силу указанных норм работодатель обязан своими силами и за свой счет организовать и обеспечить обязательные медицинские осмотры работников.
В случае, если работник фактически самостоятельно прошел медицинский осмотр, проведение которого должен был организовать работодатель, последний обязан оплатить работнику те расходы, которые он понес в связи с прохождением медицинского осмотра (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Курганского областного суда от 15.04.2014 N 33-905/2014, решения Центрального районного суда г. Тольятти от 22.05.2012, Воркутинского городского суда Республики Коми от 23.01.2014 N 2-367/2014, Североморского городского суда Мурманской области от 08.07.2013 N 2-1452/2013, Аргаяшского районного суда Челябинской области по делу N 2-30/2011, Обзор судебной практики Верховного Суда Республики Татарстан за первый квартал 2010 г. (по гражданским делам)).
При этом работодатель обязан оплатить проведение медицинского осмотра вне зависимости от того, сколько времени будет впоследствии отработано работником. Никаких исключений и оговорок по данному вопросу трудовое законодательство не содержит.
Срок, в течение которого работодатель обязан возместить работнику понесенные им расходы по оплате медицинского осмотра, законодательством не установлен. Соответственно, при отсутствии законодательно установленного срока возмещения этих расходов обязанность работодателя в их возмещении работнику (или соискателю) является бессрочной. По нашему мнению, такая компенсация, исходя из общих принципов права, должна производиться в ближайшее время после представления работником письменного заявления и документов, подтверждающих эти расходы. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (смотрите, например, СК по гражданским делам Кемеровского областного суда от 04.10.2012 N 33-9769, решение Миасского городского суда Челябинской области от 30.03.2016 N 12-47/2016). Полагаем, что в случае принятия решения о компенсации данных расходов выплата должна быть произведена в ближайшую оплату труда.
В случае отказа работодателя возместить работнику (соискателю) названные затраты они могут быть взысканы в судебном порядке (смотрите, например, СК по гражданским делам Смоленского областного суда от 22.11.2011 N 33-3776, Мурманского областного суда от 05.06.2013 N 33-1940-2013). Обратиться в суд в соответствии со ТК РФ работник имеет право в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. Некоторые особенности применения судами положений ТК РФ разъяснены в п. 5 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2.
В отличие от сроков обращения в суд и комиссию по трудовым спорам ( , ТК РФ), срок обращения в трудовую инспекцию законодательством не установлен. Поэтому работник вправе подать жалобу на неоплату работодателем обязательного медицинского осмотра в государственную инспекцию труда вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента прохождения этого медосмотра, а инспектор труда должен рассмотреть эту жалобу и выдать работодателю обязательное для исполнения предписание об устранении допущенных нарушений (абзац шестой части первой ТК РФ). Невозмещение работодателем сотрудникам расходов на проведение обязательного предварительного медицинского осмотра также является основанием для привлечения работодателя либо его должностных лиц к административной ответственности (смотрите, например, Верховного Суда Республики Татарстан от 16.04.2014 по делу N 77-532/2014).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цезарева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Сотрудники, выполняющие определенные виды работ , проходят обязательные медосмотры за счет организации. На время прохождения медосмотров за ними сохраняется средний заработок (ст. 185 ТК РФ).

Порядок проведения обязательных медосмотров приведен в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Виды обязательных медосмотров

Все обязательные медосмотры подразделяются на три вида:

предварительные (проводятся при трудоустройстве);

периодические (проводятся в течение всего срока работы сотрудника в организации);

внеочередные (проводятся по просьбе сотрудников в соответствии с медицинским заключением).

Такая классификация предусмотрена положениями части 1 статьи 213 Трудового кодекса РФ.

Организация медосмотра

Организовать проведение обязательного медосмотра организация может:

в лицензированном медучреждении по договору с ним;

в собственном лицензированном медпункте.

Это следует из положений пункта 46 части 1 статьи 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ, пункта 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Бухучет

Бухучет затрат на проведение медосмотров зависит от того, за счет каких источников они оплачены:

за счет средств организации;

Затраты на обязательные медосмотры, проведенные за счет средств организации, отнесите на расходы по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99).

Если медосмотр проводится в собственном медпункте, расходы спишите проводками:

Дебет 26 (44) Кредит 02 (10, 70, 68, 69...)

- отражены расходы на содержание медпункта (медикаменты, зарплату медперсонала).

Если медосмотр проводится по договору с медучреждением, стоимость оказанных услуг оформите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76

- отражены расходы на проведение обязательного медосмотра.

Если сотрудник прошел медосмотр за свой счет, а организация возмещает ему расходы, начисление компенсации отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 73

- начислена компенсация расходов на прохождение обязательного медосмотра.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации расходов на прохождение обязательного медосмотра не облагается:

НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840);

взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с оплаты проезда сотрудников в места проведения медицинских обследований и проживания в этих местах? Медучреждения, в которых проводятся медосмотры, территориально удалены от местонахождения работодателя .

Ответ на этот вопрос зависит от того, обязательно проведение этих медицинских обследований в соответствии с Трудовым кодексом РФ или нет.

Обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры должны проходить сотрудники, занятые:

на тяжелых работах;

на работах с вредными или опасными условиями труда (в т. ч. на подземных);

на работах, связанных с движением транспорта;

в пищевой промышленности, общественном питании и торговле;

в обслуживании водопроводных сооружений;

в лечебно-профилактических и детских учреждениях.

Указанные медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя.

Такие правила установлены в статье 213 Трудового кодекса РФ.

Если лечебные учреждения, в которых проводятся обязательные медосмотры, расположены далеко от местонахождения организации, то она оплачивает сотрудникам проезд до пункта назначения и проживание за время прохождения осмотра. Суммы такой оплаты не могут считаться экономической выгодой (доходом) сотрудника, поскольку прохождение медосмотра является обязанностью каждого работника (ст. 213 ТК РФ, ст. 41 НК РФ). Следовательно, если организация оплачивает сотрудникам проезд к месту проведения обязательных медицинских обследований и проживание в месте их проведения, то такие суммы не облагаются НДФЛ.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-211.

Однако, если проведение медосмотра не предусмотрено статьей 213 Трудового кодекса РФ, то оплата сотруднику проезда к месту проведения такого медосмотра и проживания в месте его проведения признается доходом работника, полученным в натуральной форме. Суммы такой оплаты облагаются НДФЛ (ст. 211 НК РФ).

Такой вывод содержится в письме Минфина России от 20 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-349.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Отражение расходов на проведение медосмотров при расчете налога на прибыль зависит от того, за счет каких источников они оплачены:

за счет средств организации;

за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год).

При расчете налога на прибыль затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств организации включите в состав прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода подтверждена письмами Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840, от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/196.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на проведение обязательного предварительного медосмотра за счет средств организации. Организация применяет общую систему налогообложения

В январе по договору с районной поликлиникой ООО «Производственная фирма "Мастер"» провело медосмотр сотрудников, занятых производством металлургических агломератов. Стоимость медосмотра - 300 000 руб. (без НДС). Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно, при расчете использует метод начисления.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 76
- 300 000 руб. - отражены расходы на медосмотр сотрудников;

Дебет 76 Кредит 51
- 300 000 руб. - оплачен медосмотр сотрудников.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер организации включил в состав прочих расходов 300 000 руб.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию затрат на обязательный медосмотр при приеме на работу водителей? Компенсация выплачивается сотруднику по истечении испытательного срока.

Ответ: да, можно.

Сотрудники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить предварительные медосмотры (ст. 213 и 328 ТК РФ). Затраты на возмещение стоимости оплаченных ими за свой счет медосмотров при трудоустройстве уменьшают налогооблагаемую прибыль. Основание - подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом сотрудники должны документально подтвердить понесенные ими расходы на медосмотр.

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 21 ноября 2008 г. № 03-03-06/4/84.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на содержание медпункта (здравпункта), расположенного на территории организации ?

Можно, но при одновременном соблюдении двух условий:

необходимость наличия медпункта должна быть продиктована требованиями законодательства. Такая необходимость возникает, например, если медпункт нужен для оказания первой (доврачебной) помощи на предприятиях с вредными и опасными условиями труда;

медпункт должен входить в состав самой организации (т. е. не должен являться структурным подразделением другого предприятия, например, медицинского учреждения).

При соблюдении всех вышеперечисленных условий организация вправе учесть затраты на содержание медпункта (здравпункта) в составе прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 15 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/269, от 4 марта 2010 г. № 03-03-06/1/109, от 18 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/356, от 21 июня 2005 г. № 03-03-04/1/20, от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/69. Подтверждает такой подход арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 ноября 2009 г. № КА-А40/12347-09, Центрального округа от 8 октября 2009 г. № А23-3030/08А-14-189).

В остальных случаях, например, если организация проводит в созданном медпункте медосмотры сотрудников по своей инициативе и (или) он является структурным подразделением другой организации, расходы на содержание такого медпункта учесть нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Совет : есть аргументы, которые позволяют учесть расходы на содержание медпункта даже в тех случаях, когда необходимость в нем не связана с требованиями законодательства.

Подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ не связывает содержание медпункта на территории организации с наличием в ее деятельности вредных условий, факторов, предполагающих обязательное проведение медосмотров, или с требованием законодательства об оказании первой (доврачебной) помощи.

Поэтому, если расходы на содержание медпункта экономически обоснованны и документально подтверждены , их можно учитывать при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Даже если содержать медпункт и проводить медосмотры своих сотрудников организация не обязана.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых содержатся аналогичные выводы (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 июля 2007 г. № КА-А40/6818-07, Центрального округа от 9 ноября 2006 г. № А08-11753/05-25 и Поволжского округа от 5 сентября 2006 г. № А12-2078/2006-С29).

Однако в данном случае расходы на содержание медпункта необходимо обосновать дополнительно.

Во-первых, следует подтвердить, что наличие в организации медпункта по медицинским показаниям действительно необходимо для персонала. Например, для сотрудников, постоянно работающих на компьютерах, медосмотры рекомендованы пунктом 13.1 статьи 13 постановления от 3 июня 2003 г. № 118, которое вводит в действие СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.

Во-вторых, нужно, чтобы созданный медпункт был оборудован и функционировал под контролем квалифицированного специалиста. Например, медицинского работника (штатного или совместителя).

Если медпункт оказывает медицинские услуги не только сотрудникам, но и другим гражданам, учет доходов и расходов по такому подразделению ведите обособленно (ст. 275.1 НК РФ, письмо ФНС России от 2 сентября 2010 г. № ШС-37-3/10421). В таком случае медпункт может быть признан обслуживающим хозяйством. При этом право учесть затраты на содержание медпункта в составе расходов от деятельности обслуживающих производств и хозяйств не зависит от обязанности организации проводить медосмотры.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на проведение предварительного медосмотра, если после него выяснилось, что гражданин не может быть принят на работу по состоянию здоровья?

Ответ: да, можно.

Организация обязана обеспечить проведение за счет собственных средств обязательных предварительных медосмотров при поступлении сотрудника на работу. Если претендент на трудоустройство самостоятельно оплатил медосмотр, то независимо от результатов организация обязана возместить ему понесенные расходы. При этом обязанность проведения медосмотров не ставится в зависимость от факта дальнейшего трудоустройства сотрудника. Такой порядок следует из абзаца 12 части 2 статьи 212 Трудового кодекса РФ.

Поскольку предварительные медосмотры проводятся не по инициативе организации, а в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, затраты на их проведение нужно квалифицировать как расходы на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840 и от 6 октября 2009 г. № 03-03-06/1/648.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы организации на вакцинацию (проведение профилактических прививок) сотрудников?

Ответ: да, можно.

При расчете налога на прибыль расходы на вакцинацию сотрудников можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого должно соблюдаться одно условие - проводя вакцинацию сотрудников, организация выполняет возложенные на нее законодательством обязанности. То есть такая вакцинация должна быть обязательной. Такой вывод Минфин России сделал в письме от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/357.

О необходимости проведения на предприятиях профилактических мероприятий свидетельствует статья 11 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ. А также санитарно-эпидемиологические правила СП 3.12.3117-13 «Профилактика гриппа и других острых респираторных вирусных инфекций», утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 18 ноября 2013 г. № 63.

Кроме того, о важности вакцинации сотрудников высказался и Роспотребнадзор в постановлении от 1 сентября 2004 г. № 1 (принято совместно с Главным государственным санитарным врачом). В этом документе руководителям организаций порекомендовано выделять средства на закупку противогриппозных вакцин.

Правомерность включения затрат на вакцинацию сотрудников в расходы при расчете налога на прибыль подтверждается и арбитражной практикой. Однако основания для учета таких расходов суды приводят разные:

Организация, которая проводит вакцинацию сотрудников от гриппа по предписанию, полученному от органа государственного санэпиднадзора, вправе включить затраты на вакцинацию в состав прочих расходов по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Доказательством обоснованности затрат и связи с деятельностью, направленной на получение доходов, будет служить указанное предписание органа санэпиднадзора (см., например постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 февраля 2006 г. № А56-29688/2005);

Затраты на вакцинацию сотрудников можно учесть в составе прочих расходов по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. То есть как расходы на обеспечение нормальных условий труда (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 июля 2007 г. № КА-А40/5665-07, Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. № А21-7038/2007);

- затраты на вакцинацию сотрудников можно включить в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). При этом суды признали обоснованность таких затрат как произведенных на основании трудового (коллективного) договора (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 24 октября 2006 г. № А65-6040/2005-СА2-8, Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. № А21-7038/2007).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, расходы, связанные с проведением обязательных медосмотров, не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то отражение затрат на проведение медосмотров при расчете единого налога зависит от того, за счет каких источников они оплачены:

за счет средств организации;

за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год).

При расчете единого налога затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств организации включите в состав материальных расходов (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 24 февраля 2014 г. № 03-11-11/7618.

Ситуация: может ли организация, оказывающая услуги общественного питания, учесть в составе расходов затраты на медосмотры сотрудников? Организация применяет упрощенку, платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Ответ: да, может.

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, вправе уменьшить налогооблагаемую базу на сумму материальных затрат (подп. 5 п. 1 346.16 НК РФ). Эти расходы учитываются в соответствии со статьей 254 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

В состав материальных расходов включаются расходы на оплату услуг сторонних организаций, в том числе по контролю за соблюдением установленных технологических процессов и по техническому обслуживанию основных средств (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). К производственному контролю относится, в том числе, организация медицинских осмотров должностных лиц и сотрудников организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды (п. 2.4 Санитарных правил, утвержденных Главным государственным санитарным врачом РФ 10 июля 2001 года).

Таким образом, для организаций, которые оказывают услуги общественного питания, медосмотры сотрудников являются обязательными (ст. 213 ТК РФ). Затраты на их проведение учтите при расчете единого налога в составе материальных расходов.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с проведением обязательных медосмотров, не влияют.

Совмещение ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределять .

Затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, занятыми только в одном виде деятельности, распределять не нужно.

Пример распределения расходов на проведение обязательного медосмотра за счет средств организации. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает продовольственные товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Суммы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности в мае, составляют:

по оптовой торговле (без НДС) - 10 500 000 руб.;
по розничной торговле - 6 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

В мае Н.И. Коровина (занята в двух видах деятельности) была направлена в поликлинику на обязательный периодический медосмотр. Стоимость медосмотра по договору составляет 12 000 руб. (без НДС).

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составляет:
10 500 000 руб. : (10 500 000 руб. + 6 000 000 руб.) = 0,636.

Сумма расходов на проведение медосмотра, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за май, равна:

12 000 руб. × 0,636 = 7632 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь-май.

Сумма расходов на проведение медосмотра, которая относится к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
12 000 руб. - 7632 руб. = 4368 руб.

Отдельные категории сотрудников при устройстве на работу обязаны пройти предварительный медицинский осмотр. Эта услуга платная, варьируется от полутора до трех тысяч рублей в зависимости от региона и перечня запланированных врачей. Оказывают ее как коммерческие клиники, так и государственные медицинские учреждения. Включает в себя осмотр сотрудника узкими специалистами и проведение основных диагностических мероприятий, таких как общие анализы, электрокардиограмма и флюорография. Цель данного мероприятия в определении пригодности работника к исполнению ежедневных рабочих задач. А периодического осмотра — выявление профессиональных заболеваний, только зарождающихся или мониторинг динамики существующих проблем.

Кто должен оплачивать медосмотр?

Финансовое обеспечение медицинского осмотра согласно трудовому законодательству является задачей работодателя в полном объеме. Это регламентировано статьей 212 Трудового Кодекса РФ. Неисполнение данной нормы закона может навлечь на директора организации серьезные штрафные санкции размером до ста тридцати тысяч рублей для юридического лица, а для индивидуального предпринимателя до двадцати пяти тысяч рублей. Правонарушение может быть обнаружено в результате внеплановой или плановой проверки, проводимой государственным инспектором труда. План проверок на год можно найти на сайте Генеральной прокуратуры РФ.

Кого направлять на медосмотр при приеме на работу

Работников, выполняющих трудовые функции во вредных и (или) опасных условиях труда. Регламентирующий локальный документ — это перечень контингентов, в котором прописывают наименование профессии или должности, вредный фактор труда. Вывод об отклонении условий от нормы делают по результатам спецоценки условий труда. Все вредности прописывают в карте рабочего места и знакомят с ней сотрудника при приеме под подпись.
Офисных сотрудников, занятых на персональном компьютере более 50 процентов рабочего времени. Периодичность прохождения медосмотра один раз в 24 месяца.
Водителей всех транспортных средств. Обязателен осмотр нарколога и психиатра.
Работников организаций общественного питания, торговли: рестораны, столовые, кафе, закусочные и всей пищевой промышленности. Обязательно наличие медицинской книжки.
Сотрудников медицинских организаций: лабораторий, клиник, больниц и т.п.
Работающих с детьми: школы, дошкольные учреждения, группы кратковременного пребывания и другие.
Работников заведений бытового обслуживания населения, таких как прачечные, парикмахерские, бани,сауны.
Командированных в районы Крайнего севера.
Отдельная категория – несовершеннолетние работники.

Способы направления сотрудника на медосмотр

Существуют два варианта направления сотрудника на медосмотр:

В первом случае организация заключает договор оказания услуг по проведению медосмотра новых сотрудников с определенным лицензированным медицинским центром, зарекомендовавшим себя как надежный партнер в области предоставления такого рода услуг. В штате сотрудников должен быть врач профпатолог. Именно он разрабатывает окончательное заключение.
Во втором сотрудник сам выбирает учреждение для прохождения медосмотра и предъявляет работодателю платежные документы для возмещения произведенных расходов. Порядок возмещения расходов должен быть прописан в локальном акте организации.

В любом случае руководитель кадровой службы должен выдать соискателю направление на прохождение медосмотра. Документ составляется в произвольной форме. Его бланк может предоставить клиника. На обратной стороне удобно размещать памятку прохождения медосмотра.

Обязательная информация:

Данные организации направившей работника: наименование, код по ОКВЭД.
Данные медицинского учреждения: название, местонахождение, код по ОГРН, режим работы.
Сведения о сотруднике: ФИО, возраст, наименование должности, структурного подразделения и основание направления в медицинское учреждение, то есть наименование вредного фактора или вида работ. А также срок прохождения медосмотра.

Направление должно быть подписано руководителем кадрового департамента или специалистом службы охраны труда, отвечающим за организацию процедуры.

Пример:
___________________
наименование организации
__________________________
ОКВЭД
Направление на предварительный (периодический) медицинский осмотр
Направляется в __________________________________________________________________
наименование медицинского учреждения, адрес, ОГРН

Ф.И.О. ________________________________________________________
Дата рождения 00.00.0000
Поступающий на работу /работающий ________________________________________________________
Структурное подразделение ________________________________________________________
Должность/профессия/вид работы ________________________________________________________
Вредные и (или) опасные производственные факторы ________________________________________________________
(номер пункта)

Итоги медосмотра

По итогу медосмотра сотрудник приносит в кадровый департамент документ:

заключение о медосмотре, где прописано, годен или нет к выполнению соответствующих трудовых функций;
медицинскую книжку, это касается работников, соприкасающихся с продуктами питания, находящихся в тесном контакте с населением;
справку установленной формы №086/у, в том случае, если кандидат несовершеннолетний.

Необходимо знать, если соискатель не подходит по параметрам здоровья, и сделан вывод, о непригодности к работе, в приеме такому кандидату придется отказать.

Возмещение работнику оплаты медосмотра

Как уже говорилось ранее, непосредственно работодатель должен оплатить стоимость медосмотра. Но возможен вариант, когда работник первоначально платит клинике за проведение диагностики и предоставляет в организацию платежные документы к возмещению расходов. Арбитражная практика показывает приемлемость такой ситуации. В этом случае кандидат должен написать заявление в бухгалтерию на имя руководителя и приложить подлинник квитанции или чека на оплату. После одобрительной визы директора бухгалтерия делает перечисление денежных средств. Конкретный срок выплат законодательством не регламентирован. Сложившаяся практика предлагает сделать перечисление в ближайшую зарплату или аванс.

В случае если организация отказывается исполнить свои обязанности, мотивируя это недостатком денежных средств. Суд придет на помощь к ущемленному в своих правах человеку и обяжет в судебном порядке соблюдать требования ТК РФ.

Если медицинская организация признала кандидата негодным, это не освобождает работодателя от возмещения ему стоимости медосмотра.

Генеральному директору ООО
от ФИО должность

Заявление

На основании части 7 статьи 213 ТК РФ прошу возместить мне расходы на обязательный медицинский осмотр, оплаченный мной за счет собственных средств.
Приложение: квитанция №0000 от 00.00.0000, подтверждающая оплату медосмотра, на сумму 0000 рублей.

Подпись, дата

Бухгалтерский учет возмещения медосмотра

В бухгалтерском учете медосмотр отражается следующими проводками:

дебет: 20 (23, 25, 26, 44) – Кредит: 60 (73, 76) – отражение произведенных затрат на медосмотр;
дебет: 60 (73, 76) – Кредит: 50 (51) – сотруднику осуществлено перечисление компенсации оплаченного самостоятельно медосмотра, либо сделан расчет с клиникой.

В налоговом учете расходы учитываются в зависимости от системы налогообложения:

общая система налогообложения – прочие расходы;
упрощенная система налогообложения – материальные расходы.

На суммы возмещения медосмотра сотруднику налог на доходы физических лиц и страховые взносы не начисляются.

КАТЕГОРИИ